仕事に振り返りは必要？テレワーク環境での振り返りおすすめポイントを解説！

仕事では振り返りをおこなう事が重要と言われています。

振り返りをおこなうことで、成功できたことや失敗したことを反省し、次の行動に活かすことができます。

しかし、新型コロナウイルス感染拡大の影響でテレワークが増えて振り返りをおこなうことが難しいと感じている方も多いのではないでしょうか。

振り返りは個人や組織が成長するために必要不可欠な習慣です。当記事ではテレワーク環境での振り返りのコツについて解説します。

振り返りとは

振り返りは重要な機会です。

振り返りをおこなうことで実際にどのような効果があるのでしょうか。振り返りの効果について確認してみましょう。

振り返りはPDCAサイクルを回すために必ず必要な工程

振り返りは業務を改善するために必ず必要な工程です。

業務を改善するための一般的なフレームワークとしてPDCAサイクルというものが使われます。

PDCAサイクルとはPlan（計画）→Do（実行）→Check（評価）→Action（改善）の4つの工程を回していくことを指します。

振り返りとはPDCAサイクルでのCheckにあたります。

業務をおこなううえで、振り返りをおこなわなければ、次の行動を起こすための改善をおこなうことができません。

業務の改善をおこなわなければ、同じ失敗を何度も繰り返してしまう可能性がありますので、仕事をするうえで振り返りは必須の作業と言えるでしょう。

振り返りをおこなうことでベテランのノウハウを若手と共有できる

振り返りはベテランのノウハウを若手が共有できる重要な場面でもあります。

ベテランが若手に業務を教える際もあらゆるケースについて想定して教えることは業務を熟知したベテランでもなかなか難しいものです。

実際に業務をおこなったうえで実施する振り返りは有効な教材です。

直近でおこなった業務に対して複数の先輩でアドバイスをしあうことで振り返りの効果が高まります。振り返りはベテランと若手がノウハウを共有するためにも貴重な機会となるでしょう。

テレワーク環境での振り返りは難しい

業務をおこなううえで振り返りは非常に重要な工程です。

しかし、新型コロナウイルスでテレワークが浸透したことで、振り返りが難しくなるケースが増えています。

どのような場合で振り返りが難しくなるのでしょうか。具体的に確認しておきましょう。

悩んだときに先輩に相談しづらい

新型コロナウイルス感染拡大の影響でテレワークが浸透しているため、先輩にすぐに相談できないことが多くなっています。

先輩も若手社員も会社に出社している場合は、振り返りをおこなった際に、どうすればいいか分からない場合すぐに相談することが可能でした。

しかし、リモート環境では先輩社員が今どのような状態で仕事をしているかわからないため、なかなか相談しづらいものです。

振り返った後に悩みを解決すると言う工程において一人で考えてしまいがちになると振り返りの効果が薄れてしまいます。

ついついさぼってしまう

振り返りは重要な工程ですが、振り返りの効果は将来にわたって少しずつ効いてくるため、すぐに問題が発生するわけではありません。

リモート環境では周りに人がいないため、振り返りをおこなおうと決めていてもついつい目の前の業務だけを終えて仕事を終了してしまいそうになることもあるでしょう。

テレワーク環境下では意識的に振り返りをおこなう必要があります。

振り返りの結果を組織で共有しづらい

テレワーク環境での振り返りは一人でおこなうケースも多くあります。

個人での振り返りは、個人の経験値としては蓄積ができても結果の共有を組織でなかなかできないという欠点があります。

業務上起こった失敗は他の人も同じように失敗する可能性が高いものです。組織として振り返り結果の共有を図ることで組織全体のレベルアップにつながります。

振り返り結果が組織としての経験値になりにくいと言う点はテレワークのデメリットのひとつと言えるでしょう。

テレワークで振り返りをおこなうポイントとコツ

テレワークで振り返りをおこなうことで様々なデメリットがあることをここまで説明しました。

テレワーク環境で振り返りの効果を高めるためにはどのようなことに気をつければ良いのでしょうか。

テレワークで振り返りをおこなう際の3つのコツについて解説します。

1.振り返りをおこなう時間を決める

テレワーク環境では振り返りの時間をあらかじめ決めておくことが重要です。

時間をあらかじめ決めておくことで、ついついさぼってしまうということを防ぐことができるからです。

スケジュールを入れる際はできるだけ、他の人も見ることができるスケジューラーに入力することも重要です。

他の人に今振り返りをおこなっているということを示すことで、他のメンバーも電話やチャットでの問い合わせを控えるでしょう。

振り返りは定期的におこなうことで効果が高まります。

毎日、週単位など必要な頻度を決めて実施することで確実に成果をあげることができるでしょう。

2.オンライン会議等のツールを活用する

リモート環境下での振り返りは先輩への相談がしづらいという欠点があります。

やはり一人で悩むよりも業務経験が豊富なベテラン社員に相談した方が有効な解決策が見つかる可能性は格段に高くなります。

先輩との相談を活性化するためにオンライン会議等のツールを活用してできるだけリアルな対面と近い環境を作るとよいでしょう。

ただし、先輩社員の後輩指導は重要なことではありますが、個人業績が重視される組織では先輩社員にとってメリットがないため、なかなか活性化しにくいものです。

管理職は組織的な振り返りを実施するために先輩社員に積極的に後輩指導をおこなうように今まで以上に積極的に支持する必要があります。

3.重要な気づきがあった場合テキストにしてメンバーに周知する

振り返りをおこなう過程で重要な気づきがあった場合テキストにしてメンバーに周知するとよいでしょう。

全員が出社している環境では、周囲の人の成功例や失敗例も自然と耳にして自分も参考にしたり、気を付けたりするということが可能です。

しかし、テレワーク環境では他の人がどのように成功しているのか、どのような失敗を起こしたのか全く耳に入らないケースもあります。

特に失敗が起こった場合は、積極的に周知することを避ける傾向が多くありますが、失敗こそが組織が多くを学ぶことができる生きた材料です。

失敗をした個人を責めるのではなく、同じ失敗を繰り返さないということを周知したうえで振り返り結果をテキストにしてメンバーに共有するようにしましょう。

テキストにする際はできるだけ具体的に状況を説明し、なぜそのような失敗が起こったのか、今後どのようにすれば同じ失敗を防ぐことができるかをメンバーで検討することが重要です。

振り返りをおこなうことは成長に直結する

業務の振り返りは組織の成長や業務の効率化のために必ず必要な工程です。

しかし、テレワーク環境では今までにおこなってきた振り返りがなかなかできないものです。また、他の社員とのノウハウ共有や組織レベルでの振り返りが起こりにくくなります。

テレワーク環境では意識的に振り返りをおこない組織で共有できる仕組みを作ることが大切です。

組織としての振り返りを積極的におこなうことで個人レベルだけではなく、組織の成長を促すことができるようにしましょう。