カスタマーサポートの1日3時間の日程調整がゼロに。手動運用からのDXを果たし、LINEと連携してさらに効率化

最初に事業内容を教えて頂けますでしょうか

株式会社アクティブはInstagramに特化をしたサービスを提供しています。

自社メディアである「BuzzCollege」や、解析ツールである「InStats」、Instagramの活用方法を支援するコンサルティングサービスを提供しています。

コンサルティングサービスとはどのようなものでしょうか

未経験者や経験者を含む20代〜30代の男女を中心にインスタグラムを活用するためのノウハウを提供しています。

未経験者には0からインスタグラムの伸ばし方を中心に、既にアカウントがある受講生には集客のノウハウ、ファンになってもらう方法など課題に応じて運用をサポートしています。

受講生はどれぐらいの数になるのでしょうか

受講生は既に6000名を超えているような状況です。

2022年12月にサービスの提供開始を致しまして、おかげさまで順調に生徒の数は伸びている状況です。

コンサルティングサービスの特徴として、インスタグラムに関するマンツーマンのサポートを提供しています。

受講生の数が増えると共にマンツーマンサポートの日程調整に時間を取られるようになってきました。

手動に限界を感じて日程調整ツールの検討をされたということでしょうか

はい、その通りです笑

サポートの日程調整はLINEで受講生とやりとりをして進めていました。

月間で2000〜2500は実施をしていましたので、そのやりとりだけでLINEが埋もれてしまっている状況です。

日程の返信だけでも1日3時間以上は費やしている状況となってしまっていました。

とてつもない数のやりとりになっていたのですね

専任の調整担当がいるのですが、常にGoogleカレンダーで空き状況探している状況となっていました。

サポーターは何十名といるので、複数のカレンダーを常に表示して空きを探すような形です。

とても1人でまわせる形ではなかったので、周りのメンバーである経営陣や、私も手伝っていました。

そこでツールを導入しようとなったのですね

手動では限界を超えていましたので、ツールの検討を開始しました。

1対1のZoomミーティングを自動化できること、3名程度の受講生と調整すること、その両方を実現できるツールを探していました。

そのタイミングでJicooを見つけて、Jicooなら実現ができそうと判断して導入を決めました。

また、Jicooは予約ページのデザインが見やすいことも決め手になりました。

導入した効果としてはいかがでしょうか

それまではLINEの返信に1日3時間かかっていましたが、日程調整に関するLINEでのやりとりがほぼ0になりました。

正直にお話をするとJicooを導入するまでは、深夜まで日程調整業務をしていることが多かったです。

導入後は、本来の業務に戻れるというか、組織として健全な状態になりました。

LINEとの相性について教えていただけますでしょうか

LINEとJIcooの相性は良いと思います。

リッチメニューにリンクを入れるだけで簡単ですし、受講生側もすぐに予約をすることができますので。

通知がメールとなるので気づかない方もいらっしゃるのですが、予約完了ページに記載したり、別途ご案内をすればスムーズに受け入れてもらえます。

導入以前はクレームなどもあったのでしょうか

日程の催促がLINEに100〜200来ている状況でした。

管理が難しいため、返信はしているのですが、どの方に返信をしたかもわからない状況となっていました。

受講生を不安にさせてしまっていた部分がありますので、Jicooを導入することにより、サポートも手厚くできますので満足度向上につながっていると思います。

Jicooで特に便利だと思う点を教えて頂けますでしょうか

予約ページ単位で受付制限を設定できる点です。

予約ページは初回・2回目・3回目と、回数ごとにページを設けているのですが、初回と2回目は当日予約をOKにしています。

契約したお客様が当日に初回予約できるようにするための設定なのですが、そのためには3回目以降の予約ページで上限を設定して枠を残しておく必要があります。

また、サポーターのライフスタイルに応じて、予約を受け付ける回数を設定できるので、例えば子育て中の方などでも、ご自身の都合にあわせて仕事ができる機能だと思っています。

削減した時間はどのように活用をしてますでしょうか

サポーターであればインスタグラムのトレンドを追ったり、新しいサービスを考えることに時間を使えるようになりました。

先ほどお伝えしたように経営陣も手伝っていたような状況でしたが、経営に時間を使えるようになっています。

私も本来の業務に戻っていますが、全般としては深夜まで及ぶぐらい業務過多でしたので、パフォーマンスを維持できる環境になったというのが1番の効果だと思っています。

最後にJicooはどのような方におすすめでしょうか

コンサルティングなどお客様と打ち合わせが多い人にはおすすめのサービスです。

また、会社の事業拡大を狙うのであれば序盤から導入しても良いと思います。

調整業務に時間を費やすのは本当にもったいないと思いますし、弊社も早く導入すべきだったと反省をしています笑。

値段もそんなに高くないと思いますし、必要な時に導入はしやすいと思いますよ。