ランニングコストを70％削減、日程調整件数が2倍に増加

抱えていた課題

既存サービスにおけるセキュリティ問題と業務要件の不一致が深刻化

iCAREでは、別の日程調整ツールを利用して社外の方とのスケジュール調整を行っていましたが、利用しているサービスにおいて情報漏洩に繋がるレベルの重大なセキュリティ問題が発生しました。 管理画面上で発生するバグや、アカウント上での不具合が複数回発生し、顧客の個人情報（要配慮個人情報含む）を預かり、管理している同社としては、データの安全・秘密守秘義務上看過できない問題となりました。 また、サポート体制にも課題があり、問い合わせに対する対応が簡素で、クリティカルな問題にも十分な対応が行われず安心感を欠いていました。 これらの問題を受け、同社は代替ツールを検討するプロジェクトを立ち上げることになりました。既存ツールで行っていた業務をすべて置き換えられるソリューションを見つけることが困難な状況下で、ツールの使い勝手やセキュリティ面を重視しながら、より効率的かつ柔軟な日程調整を可能にする手段を模索する必要がありました。

解決策

セキュリティと柔軟性を両立する「Jicoo」の導入決定

既存ツールの業務を置き換えるために複数の代替ツールを検討した結果、選ばれたのが「Jicoo」でした。 Jicooの導入により、顧客ごとに異なるオンライン会議ツール（Google Meet、Zoom、Microsoft Teamsなど）に柔軟に対応できるようになりました。これにより、各顧客のIT環境に応じた調整がスムーズに行えるようになりました。 また、直感的な操作性により、学習コストが低く、設定ミスのリスクも大幅に低減しました。特に、Jicooのサポート体制が非常に手厚く、導入後の不明点にも迅速かつ丁寧に対応してもらえる点が高く評価されました。 予約ページ機能を活用することで、顧客ごとに個別のスケジュール調整が可能となり、日程調整の業務効率化が実現しました。また、Slack上で同ツールに対する評価が高まり、カスタマーサクセス部とEmployee Success部の双方から導入の強い推薦があったことも決定の後押しとなりました。

導入効果

ランニングコストを70％削減、日程調整件数が2倍に増加

Jicoo導入により、日程調整にかかる時間や工数が大幅に削減されました。また、以前のツールと比べ、現在では倍以上の調整件数を処理可能となり、業務効率が格段に向上しています。 従来のツールで発生していた設定ミスやセキュリティリスクがほぼゼロとなり、社員の安心感も向上しました。また、従来のツールと比較してランニングコストが70％削減され、コスト面での大きなメリットも得られました。さらに、Jicooを通じて予約された会議が部署内で100％を占めるようになり、日程調整業務がツールベースに完全に移行しました。その結果、カレンダー連携機能による予定のダブルブッキングや調整漏れといったミスも解消され、従業員はコア業務に集中できる環境が整いました。 直感的なUIにより学習コストが低く、新規メンバーの業務立ち上がりも迅速化しました。このように、Jicooの導入は業務効率化、コスト削減、安全性向上のいずれの面でも大きな成果をもたらしています。 今後もJicooを活用することにより、効率的に業務を進めさらなる業績の拡大を目指していきます。