採用面接の日程調整の工数をゼロに。採用業務の自動化を通じて採用DXを実現
株式会社TheNewGateは「世界の常識をデザインする」というMissionを掲げています。今後のIT業界における人材不足を打開すべく、ITエンジニアの育成を主軸としたグローバルに活躍する人材の教育プラットフォーム「CyTech（サイテック）」を運営。 CyTechの最大の武器は、業界未経験だとしても「実務レベル」まで向上させるスキームです。法人向けにCyTechをリリースしたり、全国10拠点へオフィス拡大するなど順調に業績を伸ばし、売上は前年比300％超えに成長。 そんな株式会社TheNewGateがこの度、手作業だった採用面接の日程調整にJicooを導入。結果として、調整担当者の業務負荷をほぼ0に減少させました。
内定承諾率の向上
アポイントの調整工数
売上（前年比）
抱えていた課題会社の成長に伴い増加する採用面接の日程調整
株式会社TheNewGateの課題は、前年比300％で急成長する会社の規模に伴い、増加していく求職者の採用面接の「日程調整」でした。 専任の担当による手動での調整は、増加する面接のエントリー数に対し手が回らない状態となり、日程の確定が1ヶ月半以上も先になるような事態が発生しました。 そのため、株式会社TheNewGateに興味を持って応募いただけたとしても、すぐに面接を実施することができず、競合する他企業の面接が優先されて取り逃がしてしまうことも多くなっていました。 そのため、株式会社TheNewGateは日程調整にJicooを導入することを決断します。 予約ページにてリアルタイムに面接可能日の候補を表示できるJicooを用いた結果、調整にかかる時間を大幅に短縮することができ、スケジュール調整をスムーズにおこなうことが実現しました。
解決策面接官の優先度を指定するアサインを実現
入室URLの自動発行、リマインドメール、担当者自動割当における優先度指定などの機能は同社の採用フローにマッチしています。 今まで手が回っていなかったリマインドメールに加えて、前日に電話でのフォローも手厚く実施できるようになりました。 担当者自動割当機能により、面接のステップごとに割り振っているメインとサブの担当の優先度を指定しています。 さらに口頭ベースで行っていた「流入経路を把握するための調査」についてもアンケートフォーム機能を活用しています。 同社CM事業部Recruit Section Leaderの髙橋歩様は次のように述べています。「Jicooを導入したことでURLの案内間違い等のヒューマンエラーが激減しました。そして一番ありがたかった内容なのですが、面接官の優先度を指定できる機能により当社の採用フローに沿ったアサインを実現できています」
導入効果求職者の温度感が高い状態でグリップ
株式会社TheNewGateは、Jicooを導入することで日程調整にかかる工数をほとんど0に近い状態にすることを実現しました。 選任担当による属人的な作業により、1ヶ月半待ちとなっていた面接は今では数日以内に実施可能と大幅に短縮。面接日程をすぐに提示できるということは、求職者の温度感が高い状態のまま入社へグリップをすることが可能です。 また、アンケートフォーム機能を活用することにより集まったデータは、採用マーケティングにおけるPDCAを回すためのデータとして活用することができます。 「求職者もボタン一つで面接日程が確定されるので、求職者側の工数の削減が実現し、調整率が上がっている。 また、調整側 （バックオフィス）もテンプレートを送るのみで調整ができるため、スピード面で優位に調整が組める。その両面でエントリーに対する内定承諾率を向上することができました。」（髙橋様） 今後も企業の高い成長角度にあわせた採用をスケールしていくために、Jicooを利用し続ける予定です。
カスタマーインタビュー
株式会社TheNewGateについて教えてください
弊社は自社で開発した学習プラットフォーム「CyTech」を活用して、未経験からエンジニアを育成することにより質の高い人材を提供するアウトソーシング事業を展開しています。
560名を超える従業員と全国に10拠点を展開。クライアントのニーズにマッチすることにより、様々なお取り引きを頂いています。
CyTechとはどのようなものでしょうか
CyTechは、日本から世界で活躍できる人材を輩出するために開発されたIT教育プラットフォームです。
未経験でもIT業界へ挑戦することができ、プログラミングの基礎学習から実務レベルを習得することができます。
また、CyTech Englishを活用すれば語学力も習得可能。国内のみならず世界に通用するスキルを身につけることができます。
髙橋様の業務内容を教えて頂けますでしょうか
私はCM（Corporate＆Marketing）事業部に所属をしていまして、主に採用における人事面接を担当しています。
また、最近では越境ECにおけるマーケティングも兼務しています。
具体的にはどのようなことをされているのでしょうか
求人媒体から応募があった後には書類選考、2次面接、最終面接というステップになっているのですが、私は最終面接にあたるオファー面談の責任者となっています。
採用ステップごとに責任者を決めていまして、メインとサブがいます。2次面接についてはサブ担当として対応をしています。
面接の件数については最終で80件、2次で60件となり月間で140件程度の面接を実施しています。
数多くの面接を実施されているのですね。その調整にJicooをご導入頂いたのでしょうか
おかげさまで業績が好調なこともあり会社の規模も大きくなっています。
当然ですが、採用のペースもあがっていますので、採用面接における日程調整を効率化したいと考えていました。
いくつかのツールを比較検討した中で、Jicooが自社の求めている条件にマッチをすると判断できたため、導入に至りました。
それまではどのように調整をしていたのでしょうか
それまでは日程調整の専任担当が1名で対応していました。
求職者との日程調整だけで1ヶ月待ちになっている状態でかなり負荷が高まっている状態が続いていました。
また、ヒューマンエラーによりその時間とは異なる方が来てしまうようなことも発生していました。
入室リンクについても、固定URLを利用していたため、面接の途中で次の方が待機中になったりすることがありました。
心理的な不安を抱えていましたが、セキュリティ面でも懸念点がある形となっていました。
ツールを比較検討をした際のポイントを教えてください
比較したのは4つのツールとなります。
それまで使っていたツールも含まれますが、設定が複雑だったり、求めている機能が不足している部分があったりする中で、Jicooは当社にマッチすると判断致しました。
具体的にはメインとサブの担当がありますので、担当者自動割当機能により、優先度を指定することにより、最初にメインを振ることができるとわかったためです。
導入後の効果はいかがでしたでしょうか
面接の日程調整が1ヶ月半も先になっていると申し上げましたが、大きく短縮ができて、1週間先ぐらいのスピード感で設定ができるようになりました。
それまでの長期的な時間軸では辞退するようなケースも発生をしていましたが、応募から面接までの調整を短縮することにより、温度感が高い状態で求職者をグリップできるようになったと思います。
また、リマインドメールに加えて、前日に電話でのフォローもできるようになったので、参加率も向上したと思います。
面接のステップごとにメインとサブの役割があることについて教えてください
面接のステップごとに目標値がございますので、その数字に対して責任を持つために責任者を決めています。
私は最終面接の責任者ですので、数字が届かない場合には原因を追求して、改善をする必要があります。
実際に面接の内容を見直したところ、承諾率が大きく改善したことがあります。
Jicooの機能で面接の質を高めるために貢献したものはございますでしょうか
アンケートフォーム機能です。
予約時にアンケート項目を入力するように設定できますので、必要な情報を事前に把握できるようになりました。
具体的には、「どのようなサイトやSNSがエントリー時の参考になったか」を測る流入経路です。以前は、口頭での確認となっていたため、確認にばらつきがありました。
Jicooのおすすめの機能を教えてください
担当者自動割当機能の優先度指定になります。
先ほどお話をしたメインとサブの割り振りを設定できるのが当社にマッチしています。
また、目標値に対して改善が必要な場合などに手を挙げた人に優先的に割り振りをすることもできます。
数字を見ながら柔軟に設定をできる部分がありがたいですね。
改善や機能のご要望などはございますでしょうか
アンケートフォームの結果を集計する機能でしょうか。
流入経路別にどれぐらいの割合になっているかなどがJicooの管理画面で確認できると便利だと思います。
現状でもCSV、スプレッドシート連携での集計が可能ですが、さらに便利にしてもらえると嬉しいです。
Jicooはどんな人にオススメできますでしょうか
常に社外のクライアント様とお打ち合わせのある営業の方や、面接をおこなう人事のご担当者です。
特に同業種であるIT人材の面接をおこなう人事には向いていると思います。
採用計画に対してPDCAが必要になってくると思いますが、調整の手間はJicooに任せることができますし、施策に対する調整も柔軟に設定ができますので。
会社の成長角度にあわせた目標に向かうために必須のツールだと思います。
