副業メンバーの日程調整における課題を解決！

最初に寺門さんの仕事内容を教えて頂けますでしょうか

それまで個人としてスタートアップなどの支援をおこなっていましたが、2021年5月よりユニコーンファームのスタートアップアドバイザーとして活動しています。

スタートアップ企業への戦略、マーケティング、セールス、カスタマーサクセスなどの全般的なアドバイスが主な業務となっています。

私自身はヘイ株式会社での業務が本業となっているので、週のうち数時間がユニコーンファームの仕事となっています。

副業ということでしょうか。どのようなきっかけか教えてください

田所がfacebookでメンターの募集しているのを知って応募したのがきっかけです。

今までやっていたスタートアップ支援を田所と一緒にやることで相乗効果を見込めると思ったので連絡しました。

実際にフレームワーク、ナレッジなど学びを得ることが多く、社内のアセットなども利用できるのは個人と違うと感じるところです。

メンタリングはどのような形でおこなっているのでしょうか

月に数回、クライアントの課題や戦略の整理をおこなっています。

それぞれのメンバーが専門領域を持っているので、クライアントの課題にあわせて同席メンバーが決まります。もちろん、田所が同席をすることもあります。

ほとんどが副業のメンバーで構成をされているチームなので、本業のスケジュールを把握することが難しく、その点が課題になっていました。

複数カレンダーを一元化する必要があったということでしょうか

はい、本業のカレンダーをメインで管理している一方で、ユニコーンファームのカレンダーも管理するという二重管理の状態になっていました。

また、他のメンバーの本業カレンダーはお互いにみることができませんので、スケジュールの調整に時間がかかり非効率な状態となっていました。

以前にYoucanbook.meを使ったことがあったので、非効率な状態を解消すべく日程調整ツールを使う提案を社内にしました。

そこでJicooを日程調整ツールとして採用を頂いた形ですね

はい、社内のメンバーに日程調整ツールの調査を手伝ってもらったところ、Jicooで解決できそうという話になりました。

Jicooを選定したポイントとしては、複数のカレンダーを参照できて、Zoom連携も統合的にできる点です。

また、日本のサービスなのでサポートも安心できるところですね。

日程調整のやりとりで変わった点を教えてください

Jicooを利用する前までは、カレンダーを確認できない状態でしたので、Slackで候補日を確認する必要がありました。

打ち合わせをすることを決めたら、候補日を提示して、日程のやりとりをして、カレンダーに登録する必要があり、日程の調整をするだけで大変です。

ユニコーンファームのカレンダーをみても予定が入っていないので、それを見ても調整の役に立たないので笑

Jicooを利用した後のご感想はいかがでしょうか

私自身が非効率なやり方や生産性の低い方法が嫌いなので、非常に満足しています。

Jicooを利用すればZoomの発行や、複数のカレンダーを見る必要がなくなったので、月に15件程度あるメンタリングの調整も手間を削減することができて満足です笑。

調整相手のクライアントからしても候補を多く選択できるようになっているので、Jicooによって大きく負担を減らすことができていると思います。

削減した時間はどのように活用していますでしょうか

削減した時間は調査や提案資料の作成、ヒアリングなどクライアントにフォーカスした仕事に使えるようになりました。

また、興味を持っていただいた企業には30分のフリーメンタリングがあるのですが、その時間に割くこともできるようになりました。

セミナーや、サイトにあるコンテンツで興味を持ってもらった企業にクライアントになってもらうための大切な時間です。

本質的な業務に時間を使えるようになったということですね。ちなみにJicooに対して改善の要望はありますでしょうか

当日予約ができないようにできるとうれしいですね。

あ、受付猶予時間で設定できるんですね。なるほど。

それ以外だと、受付可能時間の設定を月〜金の一括設定ができたりとか、議事録の共有をできるようになったりとか。

Zoomの録画URLも自動で送れるようになるといいですね。

わずらわしいことが嫌いなんですが、ちょっと欲張りすぎですかね笑

改めてJicooを活用した際のメリットを教えて頂けますでしょうか

以前は本業であるヘイのカレンダーと、ユニコーンファームのカレンダーを行き来する必要があったのですが、その行き来がなくなりました。

また、Jicooでは2つのカレンダーを統合して予定を確認できるので、社内ミーティングをすっぽかすことがなくなりましたね笑

そのときはユニコーンファームの予定がみれてなかったのですが。

こんな人におすすめというのを教えて頂けますでしょうか

副業をやっている人や、複数のカレンダーを利用している人におすすめです。

副業をやっている方は本業があるので、ぎちぎちに予定がはいっていると思います。

例えば、空いている枠は翌週や、翌々週になっていたり。

Jicooを使えば、日程調整の手間がなくなるので、本質的な業務にフォーカスすることができると思います。

日程調整であればどなたでも使えそうでしょうか

はい、日程調整をする方は全員使えると思います。

例えばカスタマーサクセスとかであればオンボードの日程調整にも使えると思います。

日程調整で候補日をだして、日程調整に返答するのがまだ一般的ですが、今後はJicooを使う日程調整が当たり前になってほしいですね。

日程調整というのは何も生み出さない仕事なので、できるだけシンプルに効率的に終わらせて、打ち合わせをその分効率的にするスタイルが定着するとよいなと思います。