フォトスタジオ・写真館の予約に関するお困りごとを解決！　予約システムの導入効果とメリット

フォトスタジオや写真館を利用する顧客は育児や仕事で忙しい子どもの両親や、孫の記念撮影をしたい祖父母などなどさまざまです。

このため、年齢層も幅広く、予約受付けの方法も電話やインターネット、来店など多岐にわたります。

また、これらの多様な予約方法に対応し、いつでも顧客の予約受付けを可能にすることはビジネスチャンスの拡大にも結びつきます。

そこでここではフォトスタジオや写真館向における予約管理の悩みを解決する予約システムについて、その機能や導入の必要性、メリットのほか、おすすめのシステムもご紹介します。

フォトスタジオ・写真館向けの予約システムとは

フォトスタジオ・写真館向けの予約システムは特にこれらの業種における予約業務に特化した機能を有する予約システムです。

このため、通常の予約受付はもちろん、メール配信による新規顧客の獲得、リピーター化を実現する顧客管理、さらには事前決済などにも対応します。

さらにシステムによっては顧客ごとにニーズが異なるフォトスタジオや写真館の特有の業務にあわせ、アンケートなどによって事前にヒアリングをおこない、繁忙期でもスムーズな写真撮影を可能にしているものなどもあります。

また、多くの予約システムはIT関連の知識がなくても予約サイトを作成することができ、業務の効率化や顧客の利便性の向上が図れます。

フォトスタジオ・写真館における予約システム導入の必要性

フォトスタジオや写真館における業務は他の業種と比較し、予約時間やオプションなど、オーダーが細かいのが特徴です。

たとえば七五三や初節句などの子供のイベント、また結婚記念日、家族写真、証明書写真の撮影などその種類によって撮影時間や料金、オプション選択肢は異なります。

通常これら写真撮影に必要な項目は顧客からアンケートなどによって事前にヒアリングしておきますが、撮影の事前準備や確認漏れによるトラブルが発生してしまう可能性も否めません。

その点予約システムを導入すれば選択肢の異なるサービスメニューを作成し、システムでまとめて管理することができるためトラブルを未然に防ぎ、煩雑な業務の効率化が図れます。

さらに、フォトスタジオや写真館にとって急なキャンセルや無断キャンセルによる空きの発生は大きなロスにつながります。

しかし予約システムがあれば事前決済機能のほか、キャンセル待ちの機能などによって、こうしたロスを未然に防げます。

フォトスタジオ・写真館向けの予約システムの機能

フォトスタジオや写真館向けの予約システムは、単に予約受付をおこなうだけにとどまらずさまざまな機能が搭載されています。

これらは予約業務の改善はもちろん、活用の仕方次第で売上アップにもつながります。

予約管理機能

フォトスタジオ・写真館向けの予約システムの予約管理機能では大人や学生、幼児といった属性を踏まえた顧客管理と予約受付が可能です。

さらにスタジオや屋外あるいは出張撮影など、撮影場所を考慮した予約管理にも対応します。

また予約受付けによって得られた顧客情報は蓄積され、以降の顧客対応に活かされます。

予約カレンダー機能

予約カレンダー機能は、予約受付に必要なカレンダーをサイト上に作成する機能です。

通常カレンダーは月間や日別など複数の形式で作成でき、より予約枠がわかりやすいよう工夫されていて、予約業務を効率化します。

メール配信機能

予約日の前に、顧客へ予約確認メールを送信できる機能です。急なキャンセルや無断キャンセルを抑止でき、必要に応じて複数回メールを送信やその履歴を管理することもできます。

またメールテンプレートを利用してメールを一括送信すれば顧客への情報提供や販促策などにも活用可能です。

キャンセル待ち機能

顧客が希望することにより、キャンセル待ちができ、状況をメールで顧客に通知できる機能です。

顧客の利便性向上だけでなく、フォトスタジオや写真館側の売上の機会損失防止や売上確保にも役立ちます。

スタッフ管理機能

写真撮影では欠かせない、カメラマンなどのスタッフを予約単位で割り当て管理する機能です。これにより、重複割り当てなどが防止できます。

事前決済機能

クレジットカードなどによる事前決済と決済履歴の集計なども可能にする機能です。キャンセル期限内であれば、返金などにも自動的に対応することができます。

オプション受付機能

写真撮影で発生する、アルバムなどの販売品の作成、衣装などのレンタル、メイクといったオプションメニューを予約とともに受け付ける機能です。

予約管理の効率化はもちろん、売上向上や販売促進にも効果的です。

フォトスタジオ・写真館における予約システムの導入メリット

予約システムに搭載されたさまざまな機能を活用すれば、フォトスタジオや写真館の運営において多くのメリットが期待できます。なかでも特筆すべきなのは次のような点です。

さまざまな撮影プランに対応できる

七五三、初節句、結婚記念日、家族写真、証明書写真このため予約システムはフォトスタジオや写真館が用意しているメニューやラインナップを予約時に提示し、さまざまな撮影プランに対応することができます。

またプランごとの所要時間も設定できることから、前後の空き状況の調整も可能です。

休業・営業に柔軟に対応できる

祝祭日に撮影が集中しがちなフォトスタジオや写真館では、それが休業日にあたる曜日であったとしても営業することがあります。

一方でその振替休日や出張撮影業務といった理由から、臨時に休業することも考えられます。

こうした場合でも予約システムなら臨時の営業・休業を日時単位でカレンダーに設定し、柔軟に細かなスケジュールを調整することができます。

顧客情報を蓄積できる

予約システムは予約受付けによって得られた顧客情報を蓄積できます。つまりこれは予約を受け付けているだけで顧客名簿が作成できるということと同義です。

またこれらの情報は連絡先や予約履歴を確認するだけでなく、統計情報として顧客の好みや傾向を分析できるのでマーケティングなどに役立てることもできます。

予約のキャンセルを抑止できる

予約システムに搭載された事前決済機能は、予約受付と同時に料金を支払う仕組みです。

これにより顧客は撮影時にはすでに料金を支払っていることになるためキャンセルへのハードルが上がります。

これにより直前のキャンセルが減少し、結果的に損失リスクを軽減できます。

キャンセル待ちもケアできる

キャンセル待ち機能を活用すれば、これまで取りこぼしていたキャンセル待ちの顧客もケアできます。

「いつ電話をしても予約でいっぱい」では、人気の度合いはアピールできてもいずれ客足が遠のいてしまいかねません。

そこで予約システムを活用すれば待ち順序にしたがって自動で繰上げ処理が実行できるので複雑で膨大なご予約情報の順番管理も容易です。

フォトスタジオ・写真館における予約システム導入のポイント

実際に予約システムの導入を検討すると、まずはその便利な機能ばかりに目を奪われがちになります。

しかしながら、重要なのは導入後より高い効果を得られるよう運用できるかです。このため予約システム導入の際には、事前に押さえるべきポイントがあります。

業界における導入実績は豊富か

予約システム導入の前提として、まずそれぞれ業界によって、予約システムに求められる機能や使い勝手は大きく異なります。

このためフォトスタジオや写真館においてもその運営に適した予約システムかどうかの判断が重要です。

これを見極めるにはそれぞれのシステムの業界ごとの導入実績を知るのがもっとも有効です。

そこで導入実績はベンダーによって公式サイトに掲載されていることもあるため、導入検討の際には確認してみるとよいでしょう。

操作は簡単か

予約システムの活用するにあたって操作のしやすさは、これを運用する側、そして利用する顧客側、双方にとって重要です。

どれほど高機能な予約システムであっても、使い勝手が悪ければ業務効率は向上せず、顧客の利用率も高まりません。

確かに予約システムの多くは操作性のよさを謳っています。しかしながら導入にあたっては試用期間のあるシステムや無料プランのあるシステムなどを実際に利用し、その操作性を体感しておく必要があります。

セキュリティ対策は万全か

予約システムではたくさんの個人情報を取り扱います。こうした状況で万が一情報が流失すればフォトスタジオや写真館を運営する組織の社会的信頼は大きく毀損してしまいます。

このため予約システムには通信暗号化や不正アクセスなどの対策が施されているかが重要です。

またクラウドタイプの予約システムの場合、その多くはデータセンターで個人情報が管理されることからその信頼性やバックアップ体制なども確認しておかなければなりません。

他ツールと連携できるか

フォトスタジオや写真館では、すでに予約システム以外のツールが導入されているケースもあります。

予約システムはそれらのツールと連携できない場合、かえって業務効率の低下を招く恐れもあります。

こうした事態を回避するためにも、導入を検討する予約システムは、外部のどのようなシステムと連携できるのかをチェックしておくことも重要です。

フォトスタジオ・写真館向けのおすすめ予約システム

ここまで、フォトスタジオや写真館向けの予約システムについてみてきましたが、この業界の専門領域のニーズや課題を的確にとらえたシステムは少なくありません。

そこでそれらの中から厳選したおすすめの予約システムをいくつかご紹介します。

Jicoo

Jicoo（ジクー）は予約や日程調整を自動化する無料の予約管理システムです。

カレンダーツールを含め様々なアプリと連携をすることが可能となっているためシームレスな予約体験が可能となっています。

また、予約ページのデザインカスタマイズ、セミナー型の予約、複数人の日程調整、担当者自動割当、カレンダーの週表示などの機能を利用できます。

日程調整ツールがベースとなっているため、シンプルで簡単な予約システムとしてすぐに利用することが可能となっています。

Select Type

Select Typeはカメラマンの状況に応じたきめ細かなスケジュール調整や受付枠数の調整ができ、フォトスタジオ・写真館におけるインターネット予約受付がすぐにはじめられる予約システムです。

またスタッフや設備、撮影の所要時間を組み合わせて、予約を受付けるメニューは自動的に作成され、Web予約だけでなく、電話や対面で受け付けた予約情報も記録することで、予約フォームと顧客台帳・予約台帳もワンストップで管理できます。

また無料プランがあるので複雑なスケジュールやサービスの設定も事前に試すことが可能です。

RESERVA

RESERVAは操作性がとてもシンプルなことからおよそ3分程度で予約サイトを開設できる予約システムです。

350以上の業種に対応し、フォトスタジオや写真館の業務にも特化しているため、より効率的で利便性の高い予約サイトを構築することができます。

また事前決済に加え料金の自動徴収や外国語などにも対応し、汎用性の高いシステムでもあります。

totoco-net

totoco-netはフォトスタジオや写真館に便利な「予約ブロック方式」の予約ができる予約システムです。

撮影ではあらかじめ設定した時間内に作業が終了しないこともあります。予約ブロック方式は、こうした決まった時間内にサービスが終了しなくてもメニュー、プランやコースなどをブロックとして管理し、柔軟に予約を管理できる方式です。

またtotoco-netは基本機能も充実しており、電話予約やネット予約、直接訪問予約といったあらゆる予約をクラウドで一元管理できるほか、他のシステムともシームレスに連携が可能です。

予約システムを導入してフォトスタジオ・写真館の予約管理を円滑化しよう

スマートフォンやタブレット・インターネットの普及により、Web経由の予約は今後も増加傾向が続いていくことは間違いありません。しかしながら、フォトスタジオや写真館を利用する顧客層は幅広く、電話などによる従来型の予約方法にも一定のニーズがあることも事実です。

そこでこれらをバランスよく対応した予約システムを導入することにより、より機会損失を抑制しながら、さらに新規予約の獲得も期待できるでしょう。

このため予約システムの導入では、こうした点も考慮しながら、それぞれのフォトスタジオや写真館にとって最適なシステムを検討することが大切です。