リモート環境での業務効率化とは？仕事をスムーズに進めるテクニック5選

新しい生活様式となり、リモート環境での仕事にストレスを感じている方も多いのではないでしょうか。

「本来向上するはずの業務効率が、なぜか低下してしまっている」といった悩みをもっている方も珍しくありません。

今回は新しい生活様式に対応するために、業務効率化を進めるテクニックを紹介していきます。準備を事前にしておくことで、変化する環境にストレスなく順応できるでしょう。

リモート環境における業務効率化とは？

そもそもリモート環境における、業務効率化とはどのようなものなのでしょうか。

新しい生活様式となり、インターネット上で仕事を完結させられる環境が整いつつあります。しかし、あまりに劇的な環境の変化により、リモート環境での仕事にストレスを感じてる方が多いのも事実です。

「なかなか新しいツールを使いこなせない」、「非対面での仕事に慣れない」など、ストレスの原因はそれぞれですが、コミュニケーションの不足が根本的な要因と言えます。

将来的にはほとんどのビジネスマンが対応できるかもしれませんが、自分ひとりの効率だけでなく、所属する組織全体を俯瞰した対応が、現在求められている業務効率化のカギと言えるでしょう。

リモート環境で業務効率化をすすめる5つのテクニック

ここからは、リモート環境で業務効率化をすすめるテクニックを紹介していきます。

今回は次の5つのテクニックを取り上げます。

1. リモートワークの問題点を正しく理解する
2. タスク管理ツールを活用する
3. コミュニケーションツールを使い分ける
4. 作業環境を整える
5. ストレス管理をおこなう

もちろん、この他にもさまざまな手段がありますが、コミュニケーション不足の解消には今回取り上げる対策が有効です。

1.リモートワークの問題点を正しく理解する

リモート環境で業務効率化をすすめる1つ目のテクニックが、リモートの問題点を正しく理解するというものです。

移動時間がなくなる、新型コロナの感染リスクを減らせるといったメリットに注目が集まっていますが、問題点があることも事実です。

次の3つがリモートワークの主な問題点です。

• 問題や課題課題解決の共通認識がもちにくい（エンゲージメントの低下）
• 進捗が個人の管理能力頼み
• 報告をするのに労力が必要

従業員個人の仕事への姿勢が、そのまま組織の業務効率につながっているとも言えます。「管理者が組織を管理すべき」という声も聞こえてきそうですが、現在は対応に追われている状況です。

2.タスク管理ツールを活用する

タスク管理ツールを活用することが、2つ目の業務効率化のテクニックです。

TrelloやBacklogは、すでに高い評価と実績があるツールです。

リモートワークでタスク管理ツールを用いる際は、「グループで共有できること」に重きをおくことをおすすめします。

仕事の内容によって活用の仕方はまちまちですが、タスクを可視化することがモチベーション管理にも応用できます。

タスクの管理とグループ共有が同時にできるJicooもおすすめです。チームビルディングにも役立ちます。

3.コミュニケーションツールを使い分ける

リモートワークで業務効率化をすすめる3つ目のテクニックが、コミュニケーションツールを使い分けるというものです。

具体的には朝礼にZoom、個別の打ち合わせにはチャットワークといったように、シーンごとにコミュニケーションツールを使い分けましょう。

先ほども触れたように、リモートワークには問題解決の共通認識がもちにくい、進捗が個人の管理能力頼みになるといったデメリットがあります。

従業員が顔を合わせる場面、個別で打ち合わせるほうが好ましい場面といったように、シーンに合わせたコミュニケーションツールの選択によって、リモートワーク問題点を軽減できます。

4.作業環境を整える

従業員個人ができる業務効率化のテクニックが作業環境を整えることです。生活様式が変化したことで、仕事のメリハリをつけにくくなったという方も多いのではないでしょうか。

作業環境を整えることが、仕事のメリハリを生む1つのアイデアです。

出勤する必要がない状況でも、仕事部屋を設けるといった工夫をすることで、作業に手中できる状況を作り出せるでしょう。

5.ストレス管理をおこなう

ストレス管理をおこなうことも、業務効率化すすめる1つのテクニックです。

具体的には運動をする、規則正しい生活を心掛ける、社員同士のなにげない会話をする機会を設けるといった工夫がストレス管理をおこなう方法です。また、ほかの担当者のタスクが気になる方は、その旨を上司に報告しましょう。

こういったストレス管理をおこなうことは、自分の作業効率を高めるだけでなく、組織全体の業務効率化にも繋がっています。

一人ひとりが心のゆとりをもつことで、ツール慣れが必要な人のフォローに積極的になるといった作用を生み出せます。

業務効率化をすることで得られるのメリットとは？

ここからは、業務効率化をすることで得られるメリットを紹介していきます。

これまで紹介してきたテクニックを活用することで、リモートワークのメリットを引き立たられるでしょう。

作業ストレスを減らすことができる

業務効率化をすることで得られる1つ目のメリットが、作業ストレスを軽減できるというものです。

作業ストレスにもさまざまな種類がありますが、コミュニケーション不足と作業環境が整っていないことが根本的な原因と言えます。

そのため、コミュニケーションをとる機会を増やすことは、それだけで作業ストレスを軽減できます。また、従業員個人では作業環境を整えることが、ストレスを減らすための対策となります。

朝礼で顔を合わせる機会を作る、個別で気軽に話せる場を設けるといった工夫によって、1人でため込んでしまいがちなストレスを上手に解消できるでしょう。

ワークタイムバランスを整えられる

ワークタイムバランスを整られることも、業務効率化をすることで得られるメリットです。

リモートワークにはもともと移動する時間を減らせるという利点がありますが、新しい生活様式に慣れるまではワークタイムバランスが崩れてしまうことも珍しくありません。

「ほかの担当者のタスクが把握できず落ち着かない」といった悶々とした感情も、コミュニケーションツールを使い分けるといった工夫で解消できるでしょう。

リモート環境で業務効率化をすすめる際の注意点

最後にリモート環境で業務効率化をすすめる際の注意点を紹介していきます。

リモートワークでは効率化に執着しすぎず、コミュニケーションを重視することが何より重要です。

生活様式が劇的に変わった状況で業務効率化に執着してしまうと、高まるはずの作業効率が低下してしまうことにもなりかねません。将来的には改善されるかもしれませんが、現在は環境の変化によるストレスが大きいことを、管理者も従業員個人も念頭に置いておきましょう。

管理者がコミュニケーションをとる場を作り出すことで、従業員が現状を俯瞰でき、組織全体のことを思いながら仕事に取り組めるでしょう。

リモート環境の業務効率化はコミュニケーションがカギ！

仕事効率の向上が見込めるリモートワークも、今のところはコミュニケーションに重きを置くべきと言えます。

「効率が高まるはず」という期待する声も聞こえますが、慣れるのに精いっぱいという方が多いのも事実です。

そして、このようなストレスを解消するポイントが、積極的にコミュニケーションをとることです。

朝礼で共通認識をもつ、なにげない会話をおこなえる状況を作るといった工夫によって、問題を一人で抱えてしまうリスクを解消できます。

今回紹介したテクニックを上手に活用することで、従業員同士の意思疎通、上司と部下の連携を円滑にし、その結果が業務効率化をすすめることにつながるわけです。