無料で利用可！日程調整ソフトのメリットや選び方を徹底解説！

「無料の日程調整ソフトを探しているがどれがいいのかわからない」と悩んでいませんか？

近年、日程調整ソフトはいろんな会社から提供されていますので、その選定に迷いますよね。

無料の日程調整ソフトは多くありますからコストをかけずに日程調整業務の効率化が期待できます。

しかし、無料ソフトは有料ソフトに比べると機能面で劣る部分や機能が制限されていることが多いです。導入後に機能面で不足が見つかったということにならないよう導入前に無料ソフトをしっかり検討することをおすすめします。

そこで本記事では、無料の日程調整ソフト導入のメリットや選定時の注意点などについて詳しく説明していきます。

無料の日程調整ソフト導入のメリット

本章では、無料の日程調整ソフトを導入するメリットについて説明していきます。

無料と言えど機能は充実しており、一般的な調整には十分です。ソフトの基本的な機能について把握しておきましょう。

日程調整の自動化

日程調整ソフトでは、カレンダーから自動的に空き日程を出し、その中から予定の候補日を提案してくれます。

この基本的な機能はソフトが有料・無料でも大きな違いは少なく、無料だからといって調整が難しくなるわけではありません。

調整が日々多い人にとっては、それだけでかなり時間を取られてしまいます。

調整を自動化することにより、空き日程や候補日を探す手間が省けて、他の仕事により集中できるようになるでしょう。

相手との連絡省略が可能

無料の日程調整ソフトで相手と調整する場合、イベントを作成したうえで調整用のURLを相手に送り、相手が候補日から希望日を選ぶだけですみます。

相手と調整のために電話やメールをして、空き日程や希望日の確認連絡を何回も繰りかえす手間は必要ありません。

相手がきちんと操作できるか不安になるかもしれませんが、どのソフトも操作はそれほど難しくなく、初心者でも扱いやすい操作性・デザインとなってます。

ソフトを使えば連絡ミスやダブルブッキング、調整忘れといった人為的ミスも減らすことができるでしょう。

各種外部ツールとの連携が可能

無料の日程調整ソフトでも外部ツールと連携できるのがあります。

一般的には、Googleカレンダーなどのカレンダーツールや、ZoomなどのWeb会議ツールと連携できるソフトが多いです。

どちらかというと有料ソフトのほうが連携できる外部ツールは多い傾向にありますが、有料でも無料プランがあるソフトは少なくありません。

すでにカレンダーツールやWeb会議ツールを仕事やプライベートでよく使っているという場合は、利用中のツールと連携できるソフトを選ぶことで、より調整をスムーズにおこなえるようになるでしょう。

無料の日程調整ソフトを選ぶ時の注意点

クオリティの高い無料日程調整ソフトは多いですが、有料ソフトと比べると機能等で注意すべき点があります。

本章にて無料日程調整ソフトを選定するにあたっての注意点を把握しておきましょう。

操作性は簡単で覚えやすいかどうか

日程調整ソフトは予定を作成する人だけでなく、他のメンバーや調整先の相手も操作する必要があるので、操作性が重要です。

使う人にとって操作しにくく、管理画面がわかりにくいと調整作業は効率化されません。最悪の場合、せっかく導入したのに使わなくなったということにもなりかねないです。

特にビジネスでも利用する場合は、顧客も簡単に使えて操作が迷うことのないソフトであることが望ましいです。ユーザーインターフェース的にもビジネス利用にふさわしいデザインが求められます。

導入前に実際使ってみて、操作が難しくないかチェックしてみることをおすすめします。

ソフトの利用目的に適しているかどうか

飲み会等のプライベート向けの調整に適しているソフトもあれば、ビジネス利用を想定したソフトもあります。

例えば、調整機能的にはあまり変わらないとしても、プライベート向けのソフトでビジネス利用をした場合に顧客からの印象が悪くなってしまうことも考えられます。

また、ビジネス利用でソフトを使う場合、複数人での利用の可否や、管理機能の有無なども重要な選定ポイントです。

ソフトを選ぶ際は、まず利用がプライベート目的かビジネス目的かをはっきりさせるようにしましょう。

調整回数に合ったソフトであること

日程調整ソフトの中には調整回数に応じて料金プランが設定されていることがあります。

普段あまり調整しないのであれば無料ソフトや無料プランで十分というケースもあれば、調整回数が多いために特定のソフトでは有料プランを使うことになってしまうというケースもあります。

調整回数は多いけど無料のまま使いたいという人は、無料ソフトか、調整回数に制限のない無料プランでの利用をおすすめします。

必要としている機能が利用できること

どの日程調整ソフトも日程調整という機能は共通していますが、それ以外の機能やサービスにおいて違いがあることが多いです。

例えば、外部ツールとの連携や管理機能、調整の通知機能などがあります。

ユーザーにとって、利用目的に合っており、調整をより効率化してくれるような機能のあるソフトを選ぶことが大事です。

導入前に各ソフトの機能はしっかりチェックしておくようにしましょう。

日程調整ソフトが無料でも利用可能なパターン

ここまで述べてきた通り、無料日程調整ソフトにはいろいろと注意点があります。

本章では、無料ソフトでも十分と考えられるケースを紹介していきます。

基本的な調整機能で十分なパターン

利用目的が日程調整だけで、それ以外の用途は考えておらず、基本的な機能で十分という人は無料ソフトでの利用もおすすめです。

基本的な調整に関しては各ソフト間で大きく性能は異なりませんので、無料ソフトでも目的は達することができます。

ただし、ソフトによって操作性やユーザーインターフェースは異なりますから、導入前に一度操作感を試してみることをおすすめします。

調整回数が多くないパターン

日程調整ソフトでは、調整回数によってプランが分かれているソフトもあります。

調整回数が少ないなら無料ソフトのほうが選択肢は広いです。一般的にビジネス向けのソフトは有料プランにて提供されている傾向で、調整回数が多い場合に有料プランとするケースがあります。

毎月どれくらい調整をする機会があるのかよく精査したうえでソフトの選定をおこなっていきましょう。

知り合い同士の調整中心のパターン

完全無料で利用できる日程調整ソフトは、どちらかというと飲み会など社内やプライベート利用向けに作られていることが多いです。

もし、主に知り合い同士の調整にしかソフトを使わないというのであれば、無料ソフトでも十分目的を達することができるでしょう。

ただし、大人数での調整や複数の調整方法(提案型・投票型など)が必要な場合は、無料ソフトでは機能面で不足する可能性があるので、ビジネス向けのソフトも検討したほうがいいです。

どれくらいの規模で、どんな調整方法が適しているのかよく検討したうえで日程調整ソフトを選定しましょう。

まとめ

無料の日程調整ソフトであっても、基本的な調整機能はしっかり備わっていることが多いです。

ただし、無料ソフトは調整以外の機能が不足していたり、利用制限などがあったりすることも少なくありません。また、どちらかというとプライベート向けのソフトが多いので、ビジネスでの利用には適さない場合もあります。

ソフトの選定にあたっては、利用用途や利用するユーザーの規模、調整回数、必要な機能などを精査することが大事です。

導入前に各ソフトを実際に利用し、操作感や機能を確かめたうえで、導入を決めるようにしましょう。