【文例あり】ビジネスで使える日程調整メールの書き方と返信のコツとは？ツールの活用方法も紹介

日程調整についてどのようにお考えでしょうか。

日程調整は簡単に誰でもできるものですが、侮ってはいけません。日程調整がうまくいかないとビジネスでは大失敗してしまうこともあります。

ビジネスでは社内外を問わず、会議や打合せなどの場を設けるためにしばしば日程調整が必要となります。

特にスピードが重視される現代ビジネスでは日程調整が上手くいかないことで、日程が延びてしまい、他社に先を越されたり、案件がなくなったりする可能性もあります。

その際、状況に応じて相手方とやり取りに用いられるのが「日程調整メール」です。

当記事では日程調整をスムーズにおこなうための心がけやメールでの日程調整方法を具体的に解説します。

日程調整の重要性

まずは日程調整が何故重要か解説します。

ビジネスでは人と人が話しあいをすることによって進んでいきます。多くの場合、社内の決裁者や顧客と調整をしながら仕事を進めていくでしょう。

日程調整がうまくいかなければ、作成した資料や提案を見せることすらできません。ビジネスの世界では日程調整ができなければ、成果が0になってしまうことが多いのです。

日程調整がうまくいかなければ、スピードも落ち込みます。

説明するための準備を早く終えたとしても、日程が調整できなければ、披露することができないため、準備が遅いのと同じことです。スピードが重視される現代のビジネス社会では、日程調整は非常に重要と言えるでしょう。

日程調整は電話よりもメール

日程調整は電話よりもなるべくメールですることをオススメします。

その理由は電話であれば、相手方の時間を瞬間的に拘束することになるからです。メールであれば、相手方の都合のいい時間に返すことができます。

また、メールであれば、お互いに聞き間違えて日程を間違えるリスクもありません。以上の理由から日程調整はなるべくメールでおこなうほうがよいでしょう。

日程調整メールとは

日程調整メールは会議や打合せなどに参加する双方が都合を合わせるためにやり取りをするメールです。メールは複数人とのコミュニケーションが容易なため、日程調整に広く利用されています。

また日程調整がスムーズにおこなえれば会議や打合せまでに時間的な余裕が生まれ、入念な準備が可能になります。

ただし、メールは相手の顔がみえないことから日程を打診する相手に対して十分な配慮がなされなければなりません。さらに日程調整はビジネスのさまざまな場面で発生することから、状況に応じた適切な書き方をする必要があります。

日程調整メールに盛り込む要素

日程調整メールを書く際には単に会議や打合せの日時が打診できればよいというわけではありません。より相手方へ内容がわかりやすくかつ伝わりやすいように基本的な構成には「型」があり、通常は定型化されていて、次のような要素が盛り込まれます。

件名

まず日程調整メールはそれが日程調整が目的であるとわかる件名とします。

宛名

冒頭部分には「会社名・部署名・氏名・敬称」とし、宛名を挿入します。

名乗り

宛名を挿入したら、その下にひと目でわかるよう、送信者である自身の「会社名・部署名・氏名」を明記します。

要旨

ここからはメールの要旨が日程調整であることを伝えます。内容は連絡をした経緯やどのような目的のメールなのかなどです。

詳細

さらに日程調整メールの目的である具体的な日時を提案します。候補日はわかりやすく箇条書きにしましょう。

結び

日程調整メールの末尾となる結びはあいさつで締めます。

署名

連絡先が確認できる署名を挿入すれば日程調整メールは完成です。

日程調整メールを書く際のコツ

日程調整メールはある程度定型化されていますが、その内容は相手方にとってわかりやすいものでなければ調整に時間がかかったり、思わぬトラブルに見舞われることもあります。

そこで必要な内容を盛り込むのはもちろん、日程調整に求められるポイントを押さえられているかも確認しておきましょう。

それでは、具体的に日程調整をメールでおこなう際のコツを解説していきます。

件名をわかりやすくする

日々大量のメールを受信するビジネスパーソンに対して送信する日程調整メールの件名は簡潔でわかりやすいことがひとつのマナーです。

また件名から内容がわからないメールは開封すらされない恐れもあります。

このため日程調整メールの件名はそれが日程調整を目的としているとわかるキーワードなどを含んでいることが大切です。

目的・日時・場所をはっきりとさせる

日程調整メールの目的は相手方との会議や打合せのアポイントを取ることです。そのためには目的と候補となる日時および時間、場所がはっきりとしていなければなりません。そこで日程調整メールにもそれらが必ず明記されていることが重要です。

そのうえでさらに所要時間も明記されていればより相手方に対する配慮がいき届いているといえます。

明確に選択肢を示す

日程調整をメールで依頼する際は明確に選択肢を示す方がよいでしょう。

例えば、〇月×日（月）の13時から、場所は御社でいかがでしょうか？など具体的に日程を提示すると先方も返信がしやすいでしょう。

ある程度幅広く日程を提示したい場合も〇月×日（月）～〇月×日（金）までの間でいかがでしょうか？などなるべく具体的に示すことが重要です。

逆にこちら側の都合が悪い日程のみを示す方法も有効です。〇月×日（月）以外は大丈夫です。など、具体的に調整不可の日程だけ伝えて、先方の都合がよい日程を聞くのも良いでしょう。

日程調整をおこなうにあたり、最初から特定の日時を限定したり、あるいは逆にあいまいな提案するのはよくありません。このため候補の日時は明確にしたうえで複数提示するようにします。

相手が返信しやすいようにする

日程調整のメールをする際は相手が返信しやすいように工夫することで、すぐに返信してもらえる可能性が高まります。

例えば、具体的日程を提示し、調整可能な日に〇をつけてもらう方法などです。

【文例】

以下の日程で調整可能な時間帯の⇒の右に〇をつけて返信していただけますでしょうか。

〇月×日13時～　⇒
〇月×日16時～　⇒
〇月△日10時～　⇒
〇月△日14時～　⇒

このようにすることで、相手がたの返信の負担が減るため、早く返信してもらえる可能性が高くなります。

複数にメンバーと日程調整をする際は⇒の右に名前を入れて全員に返信をしてもらう方法も有効です。全員に返信をすることで、どの時間帯が空いているか全員で共有することができます。

返信期限を決めておく

日程調整のメールをする際は返信期限を決めておくことも大切です。期限を決めておかなければ、先方に提示した日程をいつまで開けておけばいいかわかりません。

返信期限を設けて日程調整の依頼をすることで、他の仕事も円滑におこなうことができます。

やり取りの回数をできるだけ減らす

よりスムーズな日程調整を実現するにはできるだけメールをやり取りする回数を減らすことが有効です。そのためには候補の日時を幅広く設定するほか、会議や打合せの詳細について触れておくなどの工夫も必要です。

日程調整メールを送る際の失敗事例

日程調整をメールでする際の失敗事例を紹介します。具体的な失敗事例を学んで同じ失敗を繰り返さないようにしましょう。

あいまいな日程を示してしまう

あいまいな日程を示してしまうことで、結果として何度もメールをやり取りすることになるケースがあります。例えば、中旬ごろでいかがでしょうか。という問い合わせをした場合、何日～何日が中旬なのか、人によって感じ方は少し異なります。

時間帯を指定することも夕方はいかがですか。という問い合わせをした時に、何時以降であれば夕方なのか、遅い時間としては何時までいいのか不明確です。

日程調整をする際は受け取る人によって異なる時間を想像しないように、明確な日程と時間帯を設定するようにしましょう。

所要時間がわからない

初めての打ち合わせや久しぶりの打ち合わせの場合、どれくらいの時間がかかるかわからない場合も多くあります。

終了時間が分からなければ、その日程がよいのかどうか判断することができない場合があります。

日程調整をする際はどれくらいの時間がかかるのかあわせてメールで知らせておくようにしましょう。

アポイントの重要性が伝わらない

日程調整をする際はアポイントの重要性や緊急性を伝えることも重要です。理由を伝えずに、日程調整をしても先方は重要ではないと考え、後回しにする可能性もあります。

重要性や緊急性が高い場合は要件を伝え、日程を調整した方がよいでしょう。

特に重要性や緊急性が高い場合はメールを送った後に電話をすることも有効です。

メールではなかなか伝わりにくいことも直接電話で伝えることで、相手に重要性や緊急性を伝えることができます。

日程調整メールの文例

では「型」やポイントを押さえつつ、日程調整メールは具体的にどのように書けばよいのでしょうか。その文例を挙げてみましょう。

通常日程調整メールは送信後、相手方の返信に対するお礼や、やむを得ず調整がつかなかった場合の対応なども必要です。そこでそうした場合のメールのやりとりも文例とあわせて例示します。

また以下の文例は○○の部分を置き換えることで日程調整のさまざまなシーンで活用できます。

日程調整を依頼する場合の文例

まずは相手方に対し、日程調整を依頼する場合の文例です。これは定型化された「型」沿った基本となる日程調整メールで、上記の内容を盛り込んだうえで次のような文面とします。

日程調整を相手方に提示してもらう場合の文例

日程調整は日時をこちらから提示することもできますが、スケジュールが比較的余裕がある場合などには、より相手方の希望に沿うよう、日時を提示してもらうこともできます。

日程を再調整する場合の文例

やむをえず、日程を再調整する場合にはお詫びとともに日程変更が必要になった理由を簡潔に伝え、再度日程を提示しましょう。

相手からの返信に対するお礼の文例

最後に相手からの返信に対しては必ずお礼のメールを送信します。

日程調整メールの注意点

ここまで日程調整メールに必要な内容やポイントなどをみてきましたが日程調整メールもビジネスメールのひとつである以上、ビジネスマナーに則っていなければなりません。

そこでメールを送信するにあたり以下のような点も注意しておきましょう。

送信前に内容を確認したか

日程調整メールは正確に相手方へ用件を伝えることはもちろん、敬意や配慮がないとビジネスパーソンとしての信用を失いかねません。

このため、メールを送信する際は受信する相手の氏名に間違いがないか、敬語は正しいか、相手の事情に配慮した表現かなどを必ず確認しましょう。

相手方に主導権があるか

日程調整メールのやり取りをする際、基本的に主導権は相手方にあります。特に相手方が仕事を発注する側であればなおさらです。日程調整の際にはこの点を踏まえたうえで、候補の日時を複数提示するなど相手方が日程を調整しやすいよう心がけます。

電話によるフォローをしたか

日程調整をおこなう相手方は、会社や部署によっては常にメールをチェックしていないこともあります。このため相手がメールに気づかない可能性も否定できません。

こうした点を想定し、日程調整メール送信後は状況に応じて電話でフォローしておくとよいでしょう。電話によるフォローは日程調整がスムーズになるだけでなく、相手方に好印象を与えることもできます。

日程調整メールが来た際の返信方法

日程調整のメールを受信したら、どのように返信するのがよいのでしょうか。日程調整メールの返信方法について具体的に解説します。

相手方が調整してくれたことに感謝する

まずは相手方が日程調整を主体的に行ってくれたことに感謝し、メールでそのことを伝えましょう。

メール本文の1行目に、日程調整のご連絡をいただきありがとうございます。など一文加えるだけで、十分に誠意は伝わります。

ビジネスの世界では人と人の感情によって成否が左右されることも多くあります。このような感謝の一言を伝えるだけで、円滑にビジネスを進めることができるでしょう。

すぐに返信する

日程調整のメールを受信したらなるべく早く返信することが重要です。返信期限が設けられていなかったとしても先方は、選択肢として提示した日程の予定を空けているはずです。

なるべく先方に迷惑をかけないためにも、すぐに返信するようにしましょう。

また、なんらかの事情でいますぐ返信できない時は、すぐに返信できないことを伝えることも重要です。

例えば、会議のあとでなければ、日程が決まらない場合は、〇月×日の会議で、〇〇プロジェクトの日程が決まりますので、日程決定後、返信させていただきます。など、返信のめどを伝えておくことで、先方もスケジュールが立てやすくなります。

不明点はあわせて確認しておく

日程調整のメールを受信したら、打ち合わせをおこなう際の不明点を明確にしておきましょう。

メールで日程や時間帯以外の不明点を明確にし、事前に解消しておくことで円滑に打ち合わせをおこなうことができるでしょう。

また、メールの時点で確認しておくことで、事前の準備をすることも可能です。

英語での日程調整メール

海外のゲストと日程調整をする場合には英語でのやりとりが発生します。

英語での件名や、文面などの表現を英語で考える必要がありますので、
日本語でのやりとりに比べて時間と手間がかかります。

アポイントを取る場面やシチュエーションにあわせた例文を参考にすることによりスムーズにやりとりを進めることができますので、ぜひこちらの記事もご確認ください。

【コピペ可】ビジネス英語の日程調整メールに使える文例を紹介

日程調整にはツールの活用も便利

日程調整メールのやり取りはできるだけ少ないことが理想ですが、お互いのスケジュールが合わないなど、何度もやり取りをせざるを得ない場合もあります。

また予定のすり合わせのためにメールのやり取りを繰り返していると本来業務に集中しにくくなり、多くの受信メールの中から目的のメールを探すのも大変です。

これらを踏まえると、日程調整の最善の方法は必ずしもメールだとはいえません。

そこで、より日程調整を効率よく進めるにはツールの活用も便利です。

日程調整に用いられるツールとしては会議や打合せなどの日程を参加者の希望を考慮しながら自動的に調整できる日程調整ツールがあります。日程調整ツールなら候補の日時や場所も相手方と共有することができるのでその都度メール文を作成する必要もありません。

このため、会議や打合せの日程調整に効率の悪さを感じているのであれば、日程調整ツールの導入もひとつの選択肢です。

ツールごとに機能や料金などが異なってきますので、自分にあったツールがないかをチェックをしてみてください。

【無料・有料18選】日程調整ツール・スケジュール調整サービスのメリットとは？ツールを全18サイト徹底紹介！

ツールを利用した場合の日程調整メールとは

日程調整ツールを利用して相手との調整をおこなう際には、以下のマナーに気を配ることが望ましいです。

クリーンなスケジュールを用意する

事前に自分のスケジュールをしっかりと確認し、候補を提示することが大切です。相手が空いている日に自分が応じられるかを確認し、無理な予定を詰め込まないようにしましょう。

丁寧な言葉遣いを心がける

日程調整メールでのやり取りは相手との最初のコミュニケーションとなるため、丁寧な言葉遣いを心がけることが大切です。また、敬語の使い方や相手との関係性に合った表現を使用するようにしましょう。

迅速な対応を心がける

相手からの返信があったら、速やかに返信することが望ましいです。相手が求める情報に適切に答え、返信が遅れる場合には遅延理由を説明しましょう。特に、約束した日時にミスなく参加するためには、しっかりと確認し、必要であればリマインダーを設定することが重要です。

メールの文面に工夫を凝らす

相手に分かりやすいように、候補日や時間帯を具体的に記載することが望ましいです。また、メールのタイトルには「日程調整依頼」と明記するなど、相手にとってわかりやすいように配慮することが重要です。最後に、日程が確定したら相手に感謝の気持ちを伝えると、良好な関係を築くことができます。

ツールを利用する場合のメール文面

ツールを利用した日程調整はこれからのスタンダードと理解が必要

海外において日程調整ツールに関するマナーについての議論があった際、批判的な意見としては、以下のようなものがありました。

• 相手に自分のスケジュールを押し付けるような印象を与える。
• ツールの提供者側がデータを収集し、プライバシーの問題がある。
• 相手のスケジュールを無視して自分の都合の良い日時を指定する人がいる。
• ツールが自動的に相手のスケジュールに同期しない場合、相手との折り合いがつかず、コミュニケーション不足になる。

一方で、日程調整ツールを使うことに賛成する声としては、以下のようなものがありました。

• 相手に自分のスケジュールを示すことで、調整にかかる手間や時間を減らすことができる。
• ツールの提供者側がデータを収集しても、プライバシーに関する懸念は少なく、セキュリティも高い。
• 時間の都合がつかず、相手とのやり取りが煩雑になることを避けることができる。
• セルフサービス的な利便性が高く、相手に負担をかけることが少ない。

上記のように日程調整ツールを利用すること対して批判的な意見もあるため、相手に対する配慮が必要になってきます。

仕事を成功させるために、スムーズな日程調整メールを

仕事を進めるうえで、一人で進めることは多くありません。社内外の人と連携しながら仕事を進めていく必要があるでしょう。

他の人と連携するうえで、日程調整メールは非常に重要です。日程調整が遅くなれば、それだけ仕事が進むのが遅くなってしまいます。

日程調整をメールでおこなう場合にはさまざまなポイントや注意点がありますが、その目的は会議や打合せなどの日程を調整することです。同様に重要なのはビジネスマナーに則っているかどうかです。

このため送信するメールは読む側の目線でチェックし、お互い気持ちよく仕事が進められるよう配慮しなくてはなりません。

それにより、日程調整メールは単に日程調整をおこなうだけにとどまらず、ビジネスチャンスの拡大にむすびつく可能性もあります

日程調整メールははちょっとしたコツをつかむだけで円滑におこなう事が可能です。先方のことも考えながら日程調整をすることで、円滑にビジネスを進めることができるでしょう。