パソコン教室・スマホ教室の業務担当者必見！予約管理の効率化を実現する予約システム導入のポイントとメリット

デジタルスキルを指南するパソコン教室やスマホ教室でありながらインターネット経由で予約受付ができず、電話受付のみというのでは受講生に対して説得力がありません。

なにより、電話では予約を受け付けるたびに定員管理やスケジュール調整をおこなわなければならないため、予約管理が煩雑になり本来業務に影響してしまいます。

また、電話では営業時間内しか予約受付ができないため、機会損失も起こりがちです。

そこでこうしたリスクを避けるため、パソコン教室やスマホ教室で活用したいのが予約システムです。

予約システムを導入すれば業務の負担となる定員管理やスケジュール調整も適切に処理し、顧客からの予約を受け付けることができます。

パソコン教室・スマホ教室向けの予約システムとは

パソコン教室やスマホ教室で活用できる予約システムとは、受講者である顧客自身がインターネット経由で受けたい講座の予約することができ、運営者は受講者の管理や月謝徴収などが一元管理できるシステムです。

これにより適切な予約管理はもとより、顧客情報の管理によるリピーター促進も可能になります。

またパソコン教室・スマホ教室に特化した予約システムには日付・時間で予約するだけでなく、日付とともにスタッフを指名したり、時間割りやコマ表示などで細かく予約を指定できるものもあります。

パソコン教室・スマホ教室における予約システム導入の必要性

予約受付が電話のみではないものの、パソコン教室やスマホ教室にありがちなのは受講者がスマホやアプリで簡単に予約できる仕組みがないといったケースです。

そうした教室の多くはメールなどによって予約や問い合わせを受け付け、管理はエクセルなどによっておこなうため、振替やキャンセルの問い合わせ対応が業務上大きな負担となります。

また、こうした予約管理の方法では予約確認のリマインドメールやリピーター化につなげるステップメールも自動化できないほか、月謝の徴収も業務の負担となり、受講回数やチケットを発行している場合にはその代金の徴収や有効期限の管理も煩雑になってしまいます。

そこでこうした課題を解決するために、パソコン教室やスマホ教室の予約管理をはじめ顧客管理も可能にする予約システムはマストアイテムといっても過言ではありません。

パソコン教室・スマホ教室けの予約システムの機能

では、パソコン教室やスマホ教室向けの予約システムにはその課題を解決するためにどのような機能が備えられているのでしょうか。

多彩な機能の中から主要なものをピックアップしてみていきます。

カレンダー機能

パソコン教室やスマホ教室では定期講座や単発の講座など、多彩なカリキュラムがあります。

このためパソコン教室・スマホ教室向けの予約システムでは講座のさまざまな開催パターンに対応した予約カレンダーを作成して運用することが可能です。

カレンダーには料金が表示され、顧客は希望の講座と日時を選択することができます。

予約管理機能

カレンダー機能によって顧客は希望の講座と日時を自由に選択できますが、人気の講座はすぐに予約が埋まってしまうことも少なくありません。

こうした状態が続くと顧客は講座の予約ができないことに大きなストレスを感じてしまいます。

そこで予約システムではキャンセル待ちの受け付けや受付順に自動繰上げ処理をおこなうなど、できる限り予約がしやすくなるよう、適切で効率的な予約管理をおこないます。

顧客管理機能

パソコン教室やスマホ教室向けの予約システムではインターネット上に公開され誰もが閲覧・予約が可能な通常の予約フォームのほか、ログインを必要とする会員限定の予約フォームなど複数のフォームを用意することもできます。

また予約時に得られた顧客情報は新規講座への誘導など、その後のマーケティングにも活用できます。

決済機能

パソコン教室やスマホ教室向けの予約システムの多くはクレジットカードや電子マネーなどを利用した月謝の事前決済に対応しています。

事前決済は決済業務の効率化はだけでなく、前払いとなるため予約キャンセルの抑止にも役立ちます。

デザインカスタマイズ機能

デザインカスタマイズ機能を活用すれば予約フォームのデザインを運営する教室のイメージにあわせたテイストに変更することもできます。

画面パーツごとの細かなデザイン調整により、オリジナルの予約フォームも設定可能です。

マルチデバイス対応

パソコン教室やスマホ教室向けの予約システムの多くはパソコンにもスマホにも対応した予約フォームが構築できます。

レイアウトはアクセスされた端末の画面に応じて自動で調整されます。

パソコン教室・スマホ教室における予約システムの導入メリット

ここまでのような機能を活用することにより、パソコン教室やスマホ教室への予約システムの導入は具体的には次のようなメリットが期待できます。

運営形態に応じた予約が可能

パソコン教室やスマホ教室では時間割に基づいて開かれる講義や不定期に開催される講義などその運営形態やカリキュラムによって予約方法も変わります。

このように多様な予約受付に対して予約システムは時間枠から選ぶ予約をはじめ、好みのレッスンやコースを選んで予約するなど多彩な予約が可能です。

多様な決済方法に対応できる

パソコン教室やスマホ教室向けの予約システムでは現金決済だけでなく、クレジットカードや電子マネーなど、多彩な決済方法によって顧客の利便性を高めることができます。

またサブスク決済にも対応していれば定期課金を取り入れることも可能です。

オンラインレッスンにも対応

パソコン教室やスマホ教室向けの予約システムには上記のような機能以外にオンラインレッスンに対応したシステムもあります。

こうした予約システムはビデオ会議システムと連携することで自動で顧客とのミーティングを設定することができます。

特に新型コロナウイルス感染症拡大により対面や大人数によるレッスンが困難な現在、オンラインレッスンへの対応は教室運営に非常に有効です。

新規の集客が期待できる

パソコン教室やスマホ教室は現在数多くあり、その中で差別化を図るためには、教室運営の一環としてホームページを作成やブログの執筆、SEO対策なども重要です。

そこで予約システムなら予約ページの作成だけでなく、同時にホームページを構築したり、Googleアナリティクス連携機能を搭載することなどもできるため新規の集客にも役立ちます。

直前のキャンセルが抑止できる

予約システムによるキャンセル抑止の手段は事前決済だけではありません。

予約管理機能のキャンセル待ちの受け付けや顧客の予約忘れを防ぐためのリマインドメールの送信などによって特に直前のキャンセルを効果的に抑止できます。

会員機能が活用できる

パソコン教室やスマホ教室では会員制をとっている教室も少なくありません。

こうした教室に対して予約システムでは、会員限定の予約フォームを用意できるほか会員番号によるログインで会員限定メニューを提供したり会員登録後の都度の情報入力を省略するなどして会員の利便性を向上させることができます。

パソコン教室・スマホ教室における予約システム導入のポイント

パソコン教室やスマホ教室の運営に多くのメリットをもたらす予約システムですが、単に導入するだけではその効果を十分に発揮することはできません。そこで導入の際のポイントや注意点も押さえておきましょう。

初期費用および利用料金はどれくらいか

予約システムの導入と運用には初期費用のほか月額あるいは年額の利用料金がかかります。

こうした費用は予約システムによってさまざまですが、初期費用は数万円、月額の利用料金は数千から数万円といったところが一般的です。このため導入の際にはこれらのコストを賄えるのかを精査する必要があります。

一方、コスト最優先で安価なプランを選択すると、一部の機能が制限される可能性があることも認識しておきましょう。

操作はしやすいか

予約システムは原則パソコンやスマホなどによって操作します。

つまり、運用にはこれらの操作に支障がないことが必須です。また導入の際には従業員への教育が必要であったり、一時的に業務効率が低下する可能性も考慮しておかなければなりません。

そこでできるだけスムーズに予約システムを導入するためには直感的に操作できるようなわかりやすいデザインのシステムを選定することも大切です。

キャンセルを抑止できるか

予約システムによるインターネット経由の予約は利便性を高めますが、顧客の電話予約のように顧客とコミュニケーションを取ることがないため人柄や性格を把握できません。

このように予約システムは気軽に予約ができる反面、無断キャンセルなどが起こりやすい傾向があります。

予約がキャンセルされた場合には、利益を生まないばかりでなく、キャンセル処理のための業務も発生してしまいます。

このためキャンセルを抑止する予約忘れを抑止できるリマインドメールの送信をはじめとしたさまざまな機能が搭載されていることは導入の際の必須条件のひとつと考えましょう。

パソコン教室・スマホ教室向けのおすすめ予約システム

予約システムは数多くありますが、パソコン教室やスマホ教室での導入にあたってはその業務にマッチしたものを選定しなければなりません。

ここからはパソコン教室やスマホ教室の予約管理のニーズをとらえた予約システムをいくつかご紹介します。

Jicoo

Jicoo（ジクー）は予約や日程調整を自動化する無料の予約管理システムです。

カレンダーツールを含め様々なアプリと連携をすることが可能となっているためシームレスな予約体験が可能となっています。

また、予約ページのデザインカスタマイズ、セミナー型の予約、複数人の日程調整、担当者自動割当、カレンダーの週表示などの機能を利用できます。

日程調整ツールがベースとなっているため、シンプルで簡単な予約システムとしてすぐに利用することが可能となっています。

MyClass

MyClassは受講者の管理から講師・クラス・講座管理、会計処理までを一本化することで大幅な業務効率化を実現できる予約システムです。

ホームページとの連携に強いため、パソコン教室・スマホ教室の運営で最も大切な集客の機会を逃さず、より効果的な顧客獲得につなげることができます。

わかりやすい操作画面で担当者が変わっても対応でき、運用体制の構築が可能です。

SELECTTYPE

SELECTTYPEは高機能なデザインの予約フォームを作成できる予約システムです。パソコン教室やスマホ教室などのスクールの予約業務に対応します。

「イベント告知ページ作成」や「メルマガ配信」など顧客との接点やイベントのアピールチャンスを増やす機能も充実しています。

ChoiceRESERVE

ChoiceRESERVEは空き時間を可視化することで機会損失を削減し、予約管理を自動化することで管理コストの抑制と受講者数のアップが実現できる予約システムです。

クラウド型で複数の教室の運営にも対応しています。24時間365日の有人監視による万全なセキュリティ体制も特徴です。

予約システムを導入してパソコン教室・スマホ教室の予約管理を円滑化しよう

予約システムはパソコン教室やスマホ教室において予約受付・予約管理をひとつのシステムでおこなうことができ、また業務負担の軽減や集客力向上に活用することができます。

ただし、運用には一定のコストがかかり、導入後はスタッフなどに対して教育が必要になることもあります。

一方でこうした点をケアし、導入のポイントをおさえることができれば、予約管理の円滑化に予約システムの導入は非常に効果的です。