営業に最適なスケジュール管理ツール！Googleカレンダーのメリットと活用方法とは？

アポ取り・提案・見積もり・契約・納品など、複数の業務を同時におこなう必要があることから、日程調整に苦労している営業は多いのではないでしょうか。

「営業」は企業の利益をもたらすための重要な業務である一方、常に数字を意識しなければならない大変な仕事です。新商品や新サービスが販売されれば、その特徴について理解するために、勉強をおこなう必要もあるでしょう。

そんな営業の中には、「日々の業務に追われ、優先順位が決められない」「社内での情報共有が疎かになる」などの悩みを抱いている方も多いはずです。

そこで大切になってくるのは、的確なスケジュール管理をおこなうことです。

本記事ではスケジュール管理をおこなうための、おすすめのツールとして「Googleカレンダー」をテーマに、その特徴やメリット・危険性について詳しく解説します。

Googleカレンダーとは？

Google カレンダーとは、Googleが提供する無料の時間管理ウェブアプリケーションのことです。他のアプリとも連携して使用できることもあり、世界中の多くの人が活用している人気のスケジュール管理ツールになります。

2006年4月にサービスをスタートし、今ではさまざまな便利機能を搭載しております。Googleアカウントを持っており、インターネットが使える場所であればどこからでもアクセスができるため、主婦や学生だけではなく、日程調整がかかせないビジネスマンにとって必須の「スケジュール管理ツール」として浸透しております。

その一方で、近年では、「勝手に予定が追加された」「情報が流出してしまった」などのようなトラブルも見受けられます。正しい使い方を理解しなければ、大切な情報を盗まれる危険性もあるため、Googleカレンダーの使用には注意も必要です。

営業が「Googleカレンダー」を活用するメリットとは？

ここからは、営業がGoogleカレンダーを活用するメリットについてご紹介していきます。また使用する手順についても解説しておりますので、是非ご参考にしてください。

共有が可能

Googleカレンダーの大きなメリットは、複数の人とカレンダーを共有することができることです。営業であれば、営業・会議・取引先との商談の日程を部署内で簡単に共有できるようになります。外勤が多く、社内での情報共有がおこないにくい営業にとっては、最適なツールと言えるでしょう。

Googleカレンダーで、スケジュールを他のユーザーと共有する方法は以下の通りです。

1.共有するカレンダーを作成

2.マイカレンダーから「設定と共有」を選択

3.「特定のユーザーとの共有」で、Googleカレンダーを共有するユーザーを追加

3では、共有したい相手の「メールアドレス」または「名前」を入力します。

またカレンダーを共有する際、他のユーザーに許可する権限を設定します。共有権限は以下の4つになります。

予定の時間枠のみを表示：カレンダーに追加されたスケジュールの時間枠のみを見ることができます。タイトルや詳細は表示されません。

閲覧権限：予定のタイトル・詳細・時間などを見ることができます。予定の変更はできません。

予定の変更権限：予定の内容が見え、同時にスケジュールの変更、削除などの編集ができます。

変更および共有の管理権限：スケジュールの変更と、他のユーザーへの共有設定ができます。こちらが最高レベルの権限です。

複数のカレンダーを分けて管理できる

手帳でスケジュール管理をおこなうと、仕事とプライベートが混ざってしまうことは誰にでもありますよね。予定が多い日には、箇条書きになってしまい、スケジュール管理が上手くできないことも多いのではないでしょうか。

Googleカレンダーでは、自分用のカレンダーを複数作成することができるため、仕事とプライベートを分けて管理することができます。そのため、スケジュールの管理がしやすくなり、業務の優先順位をつけるときに便利でしょう。

またTo doリストと並行して使用するのが効果的です。To doリストでは、日々のタスクを日付順で並べたりすることもできるため、業務の優先順位を明確にすることができます。業務に追われて日程調整が上手くできない営業にとって、効果のある機能ではないでしょうか。

新しくカレンダーを追加する手順は以下の通りです。

1.画面右上の「歯車アイコン」をクリック

2.表示されたメニューから「設定」をクリック

3.「カレンダーを追加」から「新しいカレンダー」をクリック

4.新しいカレンダーに、名前や説明などの必要項目を入力したら完成です

アクセス性が抜群

冒頭でもお伝えした通り、GoogleカレンダーはGoogleアカウントとネット環境があれば、すぐにでも使用可能です。営業先などの外出先で「スケジュールを登録・確認したい」という時には、非常に便利です。

また、スマートフォン一つでスケジュール管理ができるため、電車を利用した通勤などで片手がふさがった状態でも使用できるのは大きなメリットです。

Googleカレンダーの危険性について

Googleカレンダーは共有可能でアクセス性も良いことから、世界中の多くの人が使っているスケジュール管理ツールです。一方で、使い方を間違えれば、大きなトラブルに繋がる可能性もあるため十分に注意をしなければなりません。

ここからは、Googleカレンダーを使用する際の危険性についてご紹介します。

なりすまし

Googleカレンダーは便利である一方で、セキュリティ面では懸念されているところがあります。近年では、スパム攻撃等で標的にされることが多く「なりすまし被害」などのようなトラブルが見受けられます。特に複数の人と共有している場合は、そのうち一人でもアカウントが乗っ取られれば、悪い事態が引き起こされる可能性があります。

中には「勝手に予定が追加された」「スケジュールが全て削除された」というケースも見受けられるため、アカウントの管理には十分注意しましょう。

個人情報の流出

なりすましと同様に、Googleカレンダーを使用する際は個人情報の取り扱いに注意しなければなりません。特に顧客のデータや取引先との情報まで管理している場合には、なおさら注意が必要です。個人情報の流出は、企業の存続の有無にも関わる重大なトラブルのため、Googleカレンダーを使用する際には、メールアドレスとパスワードの管理はしっかりとおこないましょう。

まとめ

本記事では、「Googleカレンダーの特徴」をテーマにメリットや危険性についてご紹介しました。

Googleカレンダーは複数人での共有が可能であり、同時にアクセス性も良いことから、ビジネスの場面でもよく利用されています。特に日々の日程調整に苦労の多い営業にとっては、最適なスケジュール管理ツールと言えるでしょう。

一方で、正しい使い方をしなければ、「なりすまし被害」「個人情報流出」といった重大なトラブルに発展する可能性もあるため、その取り扱いには十分注意しましょう。メールアドレスやパスワードは自身でしっかり管理することが大切です。