Outlook送信取り消しの方法を解説！誤送信を防ぐ設定も紹介

メールは毎日の業務に欠かせないものです。

1日に何十件ものメールを送信している方もいるのではないでしょうか。

多くの量のメールを送信していると、宛先の間違いや、添付ファイルの付け忘れなどのミスが起こりやすくなります。

ある条件下では、メールの削除ができるので、もしもの時のために削除方法について覚えておきましょう。

また、メールの誤送信を防ぐためにOutlookでおこなうべき設定をご紹介しますので、ぜひ実践してみてください。

Outlook送信取り消しをできる条件

Outlookで送信取り消しができるといっても、すべてのメールを取り消すことができるわけではありません。

これから紹介する3つの条件を満たしていなければ、取り消しができませんのでご注意ください。取り消しができないことが判明したら、相手に謝罪のメールを早めに送ることが重要です。

また、この後紹介するOutlookの設定をおこなうこともおすすめします。

1 .法人向けのMicrosoft365を利用している場合

OutlookはMicrosoft365のアプリケーションの1つです。

Microsoft365のプランは、個人向けと、法人向けがあります。

Outlookで送信取り消しをするには、法人向けの契約をしている必要があります。

法人向けプランの中にもさまざまな種類があるので、Microsoft365公式サイトでご自身がどのプランなのか確認してください。

2 .同じ組織内の宛先の場合

Outlookを送信取り消しできるのは、同じ組織内、つまり同じ会社内の人に向けたメールが送信取り消しの対象です。

3.対象のメールが未読の場合

送信を取り消したいメールに関して、メールの受信者が未読であれば、削除の処理ができます。

Outlook送信取り消しの方法

上記に説明した条件は当てはまっていた場合は、さっそく取り消しの作業をおこないましょう。

取り消しの作業の後は、確認メールを読んで対象のメールに対して正しく作業が行われたか確認してみましょう。

Outlookの「送信済みアイテム」から、送信を取り消したいメールを探しましょう。

見つけることができたら、対象のメールをダブルクリックして新しいウィンドウで開きます。

対象のメールを新しいウィンドウで開けたら、画面上部の「ファイル」タブを選択します。

「情報」のカテゴリーの中から「メッセージの再送信と取り消し」を選択します。

「メッセージの取り消し」を選択します。

新たなウィンドウが表示されます。

「未読ならば、受信トレイから削除する」を選択して、「OK」を押してください。これで、取り消しの作業は終わりです。

送信取り消しの対象のメールを確認すると、

メール上部に「このメッセージを（年月日・時間）に取り消そうとしました。」というメッセージが表示されます。

受信トレイを確認すると、取り消しを行った確認メールが届いていますので、確認しておきましょう。以上で、Outlookの送信取り消しの方法と、その後の確認作業は終わりです。

この後、数分待ちます。

取り消しが成功した場合は、「メッセージの取り消し成功」という件名のメールが届きます。

取り消しが失敗した場合は、どんなメッセージも届きません。

Outlook送信取り消しの注意事項

Outlookの送信取り消しに関して、条件に合わせて知ってほしいことをまとめました。

間違えてメールを送信してしまい、取り消したとしても本当に取り消せているのか不安になりますよね。

また、取り消しは便利に見えて、使える範囲が狭く不便だということを改めてお伝えします。

取り消しが失敗した場合は通知がない（H3）

Outlookの送信取り消しをおこない、取り消し作業に関する確認メールは届きます。

しかし、その後取り消しに失敗した場合は、どんなメールも届きません。

ただ、メールの受信側には、元のメールは消えておらず、「取り消しメール」や「置き換えメール」が届くようになっています。

相手に、取り消した履歴が送られることは助かりますが、誤送信は消えていないので、改めて相手に謝罪のメールを送る方がよいでしょう。

送信取り消しが成功しても、通知が来ない場合がある

Outlook送信取り消しの方法の説明の中で、取り消しに成功すると通知メールが届くと記述しました。

しかし、成功していても通知が来ない場合があります。この原因は不明とされていて、ユーザーが解決できる道は今のところありません。

そのため、通知がなくても成功している可能性があるということも頭に入れておきましょう。

お客様宛のメールは取り消しできない

Outlookで送信を取り消したい状況は、社内向けではなく社外（お客様）宛のメールではありませんか。同じ組織でないと、Outlookの送信取り消しはできません。

しかし、多くの方が送信取り消しをしたい場面は、お客様や社外の方に誤送信してしまった時なのではないでしょうか。

送信取り消しができるといっても、社内でしか利用できなかったら有意義ではないですね。誤送信を防ぐためにも、次に紹介するOutlookの機能を設定することをお勧めします。

Outlook誤送信を防ぐための設定

この記事で紹介するのは、送信ボタンを押した後、1分後にメールが送信されるように設定する方法です。

1分以内でしたら、メールは「送信トレイ」にあるので編集したり、送信を取り消したりすることが可能です。

Outlookのトップ画面から「ファイル」タブを開きます。

「情報」カテゴリーの中から、「仕分けルールと通知」を選択します。

「電子メールの仕分けルール」タブの「新しい仕分けルール」を選択します。

「送信メッセージにルールを適用する」を選択します。

すべてのメールを1分後に送信したい場合は、何もチェックを入れずに「次へ」を選択します。

特定の件名や宛先のみを1分後送信にしたい場合は、チェックを入れて設定してください。

上記の画面が表示されたら、ステップ1で「指定した時間 分後に配信する」にチェックを入れます。

ステップ2の枠の中の青い文字になっている「指定した時間」を選択します。

上記の画面が表示されたら、「1」を選択し、「OK」を押します。もう少し時間に余裕を持ちたい方は、「2」や「3」にしてもよいかもしれません。

上記の画面が表示されたら「完了」を選択します。

上記の画面が表示されたら、仕訳ルールが正しく設定されているか確認した後「適用」を選択してください。これで、1分後に送信する設定は完了です。

Outlook送信取り消し まとめ　

今回はOutlookの送信取り消しの方法について説明しました。

送信取り消しをおこなうには、いくつか条件を満たしている必要があります。

Outlookのプランの条件のほかに、相手がメールを未読であるという条件が必要でした。

受信側がメールを開いてしまったかどうかは、送信側がわかることではありません。

取り消しをおこなう際は、100パーセント成功するとは限らないということを覚えておきましょう。また、注意点として失敗した際にメール通知が来ないということをお伝えしました。

さらに、成功した場合にも通知が届かないこともあります。取り消しを行った後は、失敗、成功どちらにしても、相手に謝罪の連絡を送るのがよいでしょう。

Outlookの送信取り消しは便利そうに見えて、社外の方へのメールは取り消せないという不便な面もある機能です。誤送信を防ぐことに注力することが重要といえるでしょう。

送信取り消しに合わせて、誤送信を防ぐためのOutlookの設定をご紹介しました。設定をおこなえば、送信後1分間は「送信トレイ」にメールがある状態なので、メールの修正や取り消しが可能です。

この機能を使って、送信前にミスに気が付き修正等を行い、誤送信を防ぐことができます。

いかがでしたか。Outlookの仕訳ルールは種類も多く自分でカスタマイズすればさらに効率よく、ミスなくメールの作業ができるのではないでしょうか。さっそく皆さんもご自身のOutlookで様々な設定をしてみましょう。