リモートワークで日程調整をスムーズにおこなうコツとは？段取りを解説！
- 1. 参加メンバーによって難易度は様々
- 2. ミーティングの日程調整の基本とは
- 3. ミーティングの日程調整を進める
- - １、複数社のアポを入れる場合、対象となる会社をリストアップ。アポイント取りの優先度を決める。
- - ２.自分のスケジュールを確認し、候補となる日時を書き出す。
- - ３.社内で勝手に予定を入れられない様に、仮の予定をスケジュールにいれておく
- - ４.最初に優先度が高い会社からメールでコンタクトをする。（急ぎであれば電話でフォロー）
- - ５.返答によっては、再度日程を調整。優先度の高い相手のスケジュールを先に決める。
- - ６.優先度の低い相手については、残っている候補日を提示。定められた期間内に収まらない場合は、メールや電話などでの対応をする。
- 4. 在宅・リモート環境においてはミーティングが増えている
- 5. Jicoo（ジクー）について
参加メンバーによって難易度は様々
仕事を進める上で必要となるのがスケジュール調整。リモートワークになってからミーティングの数が増えたのではないでしょうか。
2人から数十人の規模、役職や年次など、相手の肩書きによってスケジュール調整の難易度は変わります。
また、社外の人とのスケジュール調整は共通のカレンダーツールがないため、メールで何往復か調整が必要となり、ミーティングが重なると単なるスケジュール調整であっても作業負荷が重くなったりすることはないでしょうか。
さらに複数社同時に進行していると、予定がバッティングしたり、優先度の高い相手との候補日が埋まってしまったり、早く決めたいのに決まらない、なんてことがよく起こったりします。
リモートワークにおいてはお互いの顔が見えない環境になっているため、今までのような細かな調整がすぐにできなくなっています。
ミーティングの日程調整の基本とは
リモートワークを含めて、社外とミーティングの日程調整をするやり方について、今回は定められた期間内でスケジュール調整をする際の基本要素についてまとめてみたいと思います。
- 複数社のアポを調整する場合、対象となる会社をリストアップ。アポイント取りの優先度を決める。
- 自分のスケジュールを確認し、候補となる日時を書き出す。
- 社内で勝手に予定を入れられない様に、仮の予定をスケジュールにいれておく
- まず優先度が高い会社からメールでコンタクトをする。（急ぎであれば電話でフォロー）
- 返答によっては、再度日程を調整。とにかく優先度の高い相手のスケジュールを先に決める。
- 優先度の低い相手については、残っている候補日を提示。定められた期間内に収まらない場合は、メールや電話などでの対応をする。
ミーティングの日程調整を進める
１、複数社のアポを入れる場合、対象となる会社をリストアップ。アポイント取りの優先度を決める。
まず、今回開催するミーティングにおいて対象となる会社を書き出します。取引上の重要度など相手のステータスによって優先度を確認。
さらに、過去のアポイントの際の難易度や、スケジュール調整について柔軟な姿勢があるかなどを考慮してアプローチの順番を決めます。
２.自分のスケジュールを確認し、候補となる日時を書き出す。
カレンダーツールなどで、対象となる期間の空いている予定を確認します。予定の入力漏れを確認した上で、前後の予定を含め時間に余裕があるかなどを考慮して候補日時を決めていきます。
この時点では昼休みや、就業時間外などの候補については避けた方がよいでしょう。
３.社内で勝手に予定を入れられない様に、仮の予定をスケジュールにいれておく
メールをした後にうっかり別の予定を入れられてしまわないように、しっかりと予定を確保しておきましょう。調整中とわかるように「仮」の表示をしておくと周りのメンバーも状況を把握しやすくなります。
４.最初に優先度が高い会社からメールでコンタクトをする。（急ぎであれば電話でフォロー）
アポイントのメールについては全て同じタイミングで連絡をする必要はありません。時間差を設けて、優先度の高い会社からミーティングを確定するとスムーズです。
日時候補が多すぎるとコントロールが難しくなるので、提示するのは2〜3候補とします。その際、候補がかぶらないようにパターンを設けて他の会社にも連絡をできるようにします。
５.返答によっては、再度日程を調整。優先度の高い相手のスケジュールを先に決める。
最初にコンタクトをした優先度の高い相手との日程調整は完了までやりきります。
決まるのに時間がかかる、連絡があった相手から日程調整を進めてしまうなど、対象が増えれば増えるほど、コントロールが難しくなります。最初のアプローチを完了までもっていくことが重要です。
６.優先度の低い相手については、残っている候補日を提示。定められた期間内に収まらない場合は、メールや電話などでの対応をする。
この時点で定められた期間での候補も数少なくなってきている場合があります。残りの候補を送りつつ、折り合わないようであればメールや電話などでの対応をすることも検討します。
在宅・リモート環境においてはミーティングが増えている
コロナ禍において在宅や、リモートの環境で仕事をすることも増えています。それに伴いリモートワークにおいてミーティングの数が増加したという方も多いのではないでしょうか。普段のコミュニケーションが減った分だけ、Zoomなどオンラインにおいても顔を合わすことの重要性が増しています。だからこそ、ミーティングのスケジュール調整はスムーズに進めるようにしたいですね。
こちらの記事で日程調整をスムーズに進めるためのアプリを紹介していますので、ぜひご覧ください。
Jicoo（ジクー）について
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