Teams会議のブレイクアウトルームについて｜設定と使い方を解説

オンラインでの会議や研修によく使われる、Microsoft Teamsには「ブレイクアウトルーム」という機能があります。

ブレイクアウトルームは、メイン会議と同時に個別の相談やグループセッションをおこなえ、研修やセミナーに有効な機能です。

今回は、そんなTeamsのブレイクアウトルーム機能を解説します。

この記事を読むことで、つぎのことが分かるようになります。

• ブレイクアウトルームの作成方法
• ブレイクアウトルームの使い方
• ブレイクアウトルームの制限事項や注意点
• Teams会議の便利な使い方

ブレイクアウトルーム機能を使って、Teamsをさらに有効活用していきましょう。

Teamsミーティングのブレイクアウトルームの作成方法

ブレイクアウトルームを作成する前に、ブレイクアウトルームの作成条件や注意事項を解説します。

ブレイクアウトルームの制約事項と注意点

ブレイクアウトルームの作成には、つぎの2つの条件を満たす必要があります。

• Office365 businessライセンスを使用している
• パソコン用のデスクトップアプリを使用している

TeamsはWebサイトやスマホアプリからも利用可能ですが、ブレイクアウトルームを作成できるのは、パソコン用のデスクトップアプリだけです。

また、Office365 personalライセンスではブレイクアウトルーム機能は使用できません。

上記2つの条件を満たしている場合でも、Teams会議に必須出席者が1人以上登録されていないと、参加者の割り当てがおこなえません。そのため、出席者の登録が終わってからブレイクアウトルームを作成してください。

つづいて、ブレイクアウトルームの作成方法を解説します。

ブレイクアウトルームの作成方法は、つぎの2つです。

• 会議中に作成する
• 会議予約時に設定をおこなう

グループセッションをおこなうことが分かっている場合には、スムーズに進行できるよう、会議予約時に作成をおこないましょう。

ブレイクアウトルームの事前作成方法

ブレイクアウトルームの事前作成は、つぎの手順でおこないます。

1. 予約した会議をクリックし、表示されたダイアログの[編集]ボタンをクリックする

2. [ブレイクアウトルーム]タブをクリックする

3. [ルームの作成]ボタンをクリックする

4. 表示された「ルームの作成」ダイアログで、作成するルーム数を選択し、[ルームを追加]ボタンをクリックする

5. [参加者の割り当て]ボタンをクリックする

6. 表示されたダイアログで、ブレイクアウトルームへの参加者の割り当て方法を選択する。どちらを選択してもよいが、今回は[手動]をクリックする

7. 参加者ごとに割り当てるルームを指定し、全員の割り当てが終わったら、[保存]ボタンをクリックする

8. 割り当てられた参加者の人数が表示されるので、正しく割り当てたことを確認する

9. 参加者の割り当てを変更する場合は、[参加者の割り当て]ボタンをクリックし、[参加者をブレイクアウトルームに割り当てる]ダイアログで、再設定する

これで、ブレイクアウトルームの作成は完了です。あとは、会議が始まりグループセッションするときに、ブレイクアウトルームを開くと、ブレイクアウトルームが使えます。

デフォルトの設定ままでも、ブレイクアウトルームを使用することができますが、ルーム名の変更や出席者のマイクやカメラの利用を許可しないなどの設定もできます。

つづいては、名前の変更やオプション設定の方法をご紹介します。

事前のブレイクアウトルームの設定方法

まずはブレイクアウトルームの名前の変更方法をご紹介します。

ブレイクアウトルーム名の変更方法

ブレイクアウトルーム名の変更は、つぎのとおりです。

1. 名前を変更したいルームの[…]ボタンをクリックし、表示されたメニューから[名前の変更]を選択する
2. 表示された[名前の変更]ダイアログで、変更したい名称を入力し、[名前の変更]ボタンをクリックする

以上で、名前の変更は完了です。

つづいて、オプション設定方法をご紹介します。

ブレイクアウトルームのオプション設定方法

Teamsはブレイクアウトルームごとに、出席者のマイクONやカメラON、チャットなどを許可するかを設定することができます。

設定方法は、つぎのとおりです。

1. オプション設定したいルームの[…]ボタンをクリックし、表示されたメニューから[ルームオプション]を選択する
2. ブラウザに[会議のオプション]画面が表示されるので、必要な項目を設定する

以上で、オプション設定は完了です。

つぎは、会議中にブレイクアウトルームを作成する方法を解説します。

会議中のブレイクアウトルーム作成方法

会議中に急な個別の相談やグループに分かれて検討が必要になることがあります。そういった場合には、会議中にブレイクアウトルームを作成しましょう。

会議中のブレイクアウトルームの作成は、つぎの手順でおこないます。

1. [ルーム]ボタンをクリックし、 [ブレイクアウト ルームを作成]パネルを表示する

2. 作成するルーム数を選択する

3. ブレイクアウトルームへの参加者の割り当て方法を選択する。どちらを選択してもよいのですが、今回は[自動]を選択し、[ミーティングを作成]ボタンをクリックする

これで、ブレイクアウトルームの作成は完了です。

つづいては、ブレイクアウトルームの使い方を見てみましょう。

Teamsミーティングのブレイクアウトルームの使い方

ブレイクアウトルームが作成できたら、実際に使ってみましょう。

最初にブレイクアウトルームの開始方法を解説します。

ブレイクアウトルームの開始方法

ブレイクアウトルームを開始する手順は、つぎのとおりです。

[ルーム]ボタンをクリックし、表示された [ブレイクアウト ルーム]パネルの[開く]ボタンをクリックする

これで、ブレイクアウトルームが開始され、割り当てられた参加者はブレイクアウトルームに移動されます。

つづいて、開催者やスタッフが各ルームへ入出する方法を解説します。

ブレイクアウトルームへの入出方法

開催者がブレイクアウトルームへ入出する方法は、つぎのとおりです。

[ブレイクアウト ルーム]パネルの入出したいルームの右側にある[…]ボタンをクリックし、表示されたメニューの[ミーティングに参加]を選択する

以上で、ブレイクアウトルームへ入出ができます。

つづいて、他のルームへ移動したい場合の手順を解説します。

他のルームへ移動したい場合は、[退出]ボタンをクリックし、ルームから退出します。退出後に、先ほどと同じ手順で別のルームに入出します。

つづいては、すべてのルームへメッセージの一斉送信をおこなう方法を解説します。

すべてのブレイクアウトルームへメッセージの一斉送信方法

残り時間のアナウンスなど、すべてのブレイクアウトルームへのメッセージの一斉送信方法は、つぎのとおりです。

[ブレイクアウト ルーム]パネルの[アナウンスを作成する]ボタンをクリックし、[アナウンス]ダイアログを表示します。つぎに、[アナウンス]ダイアログに一斉送信したいメッセージを入力し、[送信]ボタンをクリックします。

これで、すべてのルームにメッセージが一斉送信されます。

つづいては、ブレイクアウトルームを終了し、全体のミーティングを再開する方法を解説します。

ブレイクアウトルームの終了方法

ブレイクアウトルームの終了方法は、つぎのとおりです。

[ブレイクアウト ルーム]パネルの [閉じる]ボタンをクリックします。

これで、すべてのブレイクアウトルームが閉じられ、参加者は全員メインルームに戻ってきます。メインルームの会議は自動で再開されますが、いつまでも再開されない場合は、[再開]ボタンをクリックします

つづいてはTeams会議の便利な使い方を紹介します。

Teams会議の便利な使い方

ここでは、Teams会議の便利な使い方を2つご紹介します。

• Teams会議の背景にオリジナル画像の設定方法
• Teams会議で参加者全員をミュートする方法

Teams会議の背景にオリジナル画像の設定方法

Teams会議の背景に自分の名刺やセミナーの簡単なアジェンダを表示して、自分やセミナーをアピールしてみましょう。

オリジナル背景の作成方法は、つぎの2つです。

• 背景作成サイトを利用する
• Canvaを利用する

背景作成サイトでオリジナル画像を作成する

就職内定者向けの説明会などでは、背景に自分の名刺を設定して、参加者に自分をアピールしましょう。

利用する背景作成サイトは、ブラウザで“背景　名刺”などで検索してもよいのですが、利用者が多く無料で利用できる『バーチャル名刺背景ジェネレーター』をおすすめします。

直感的に作れるようになっているので、興味ある方は作ってみましょう。

Canvaでバーチャル背景を作成する

セミナーのチラシやアジェンダを背景に表示して、参加者にセミナーの内容を強く印象付けしましょう。

CanvaにはTeams背景用のデザインが用意されているので、簡単にオリジナルの背景画像を作ることができます。

Canvaで背景画像を作る手順は、つぎのとおりです。

1. ブラウザでCanvaを開き、[デザインを作成]ボタンをクリックし、デザインの検索ボックスを表示する
2. デザインの検索ボックスに“背景”と入力し、表示されたデザイン候補から“Microsoft Teamsの背景”を選択する

3. テンプレートの中から好みのデザインを選び、テキストを編集して、オリジナルの背景画像を作る

4. 背景画像を作成したら、[共有]ボタン-[ダウンロード]をクリックして、画像ファイルをダウンロードする

つづいて、Teams会議の背景にオリジナル画像を設定しましょう。

Teams会議画面の背景にオリジナル画像を設定する

Teams会議画面の背景にオリジナル画像を設定する手順は、つぎのとおりです。

1. 会議開始前の[ビデオと音声のオプション選択]画面でカメラをONに設定し、[エフェクトとアバター]をクリックする

2. [その他のビデオエフェクター]をクリックし、表示された[ビデオの効果]パネルの[新規追加]ボタンをクリックする

3. 作成をしておいたオリジナルの背景画像を選択する

これで背景画像の設定は完了です。

つづいては、参加者の多い会議で役に立つ、参加者のマイクを一斉にミュートする方法をご紹介します。

Teamsミーティングで参加者を一斉ミュートする方法

参加者の多い会議やセミナーで発言者以外の人がマイクをONにしていると、雑音が入ってしまい聞きづらくなってしまいます。

参加人数が多い会議の場合は、全員まとめてミュートしてしまいましょう。

一斉ミュートの方法は、つぎのとおりです。

1. [参加者]ボタンをクリックし、表示された[参加者]パネルの[全員をミュート]ボタンをクリックする
2. ミュートの確認ダイアログが表示されるので、[ミュート]ボタンをクリックする

以上で、全員まとめて一斉にミュートすることができます。

まとめ

Teams会議のブレイクアウトルーム機能を使うと、グループセッションや個別の相談が簡単におこなえます。

ブレイクアウトルームは会議中に作成することもできますが、事前に作成しておくこともできるので、グループセッションをおこなうことが分かっている場合には、事前に作成をおこない、会議をスムーズに進行しましょう。

最後までご覧いただきありがとうございました。