【2022年版】リモートワークに最適な日程調整ツール６選！

リモートワークをしながら日程調整をするのは負担が大きいと感じている人は少なくないのではないでしょうか。

リモートワークをしていると周りに仕事仲間がおらず、日程調整のための連絡がとりづらいですよね。

メンバーの予定を確認をするために電話やメールをするのは大変ですし、余計な時間を取られてしまいます。

その結果、業務の負担も増えてしまいますので、日程調整の方法を改善していく必要があります。

そこで本記事では、リモートワーク中に日程調整を行う機会が多い方向けに日程調整のコツと、日程調整を効率化してくれるツールについて説明していきます。

なぜリモートワークでは日程調整が難しい？

本章ではなぜリモートワークをしながらだと日程調整が難しくなってしまうのかについて説明していきます。

リモートワーク自体は業務の効率化を促進し、メリットは多いですが、リモートワークならではのデメリットもありますので本章にて確認しましょう。

コミュニケーションがとりづらい

リモートワークをしているとメンバーとは物理的に離れているため、コミュニケーションを取る機会が少なくなったり、とりづらくなったりします。

メンバーと連絡を取るためにメールやチャットなど連絡手段は様々ですが、文面を考えるのに時間がかかりますし、いつ返信が来るかもわかりません。

オフラインでは一言で済んだかもしれないことでも、リモートワークだとやり取りが何往復もかかり、コミュニケーションのコストが増大してしまう場合があります。　　　　

メンバーが今何をしているのか見えない

リモートワークでは、メンバーと物理的に離れてしまっていて、メンバーが今現在何をしているのか見えないので、メンバーとコミュニケーションを取るタイミングが難しいです。

そのため、日程調整の連絡をしようとしても、相手がいなかったり、返信をもらえなかったりして、調整が滞ってしまう場合があります。

対面ではないが故にお互いの状況・情報を共有すべく、コミュニケーションの量も増やしていく必要性もあり、コミュニケーションの負担は増してしまいます。

メンバーのスケジュールを把握しづらい

リモートワークでは、メンバーのスケジュールを把握しづらいため、日程調整をしようにも候補日の選定が難しいです。

メンバーに空き予定を確認するために何回も連絡することになると、それだけで多大な時間を要してしまいますし、連絡ミスも発生する可能性があります。

リモートワークしている中でもメンバーのスケジュールを把握できる仕組みを作り、日程調整業務の負担の減らしていくことが大事です。

リモートワークで日程調整をするコツ

本章では、リモートワークで日程調整をするコツについて説明していきます。

日程調整に時間がかかってしまっているという人はぜひ参考としてください。

メンバーの状況を把握する

リモートワークだと、メンバーのスケジュールやタスクの状況がわかりづらく、日程調整時はメンバーの状況把握からしなければならなくなります。

特にメンバーの人数が多いとメンバーの状況把握だけで時間がかかり、全員の都合がつく空き予定の調整も難しくなってしまいます。

メンバーの状況を一目で把握できる仕組みがあれば、いちいち空き予定を確認する必要がなくなり、候補日を提案するだけで調整がしやすくなるはずです。

連絡はなるべく最小限にする

これまでも述べてきた通り、リモートワークだと日程調整時にメンバーの状況確認などで手間を取り、オフラインよりも連絡する回数が多くなってしまいがちです。

改善策として、メンバーの空き予定を把握した上で、候補日や開催場所を複数提案し、メンバーは希望の候補日や場所を伝えるだけといったように連絡をなるべく最小限にする方法があります。

加えて、返信の期限を設けることで、返信の催促をする必要もなくなりますし、調整を迅速に進めることができます。

日程調整ツールを利用する

メンバーが多くなると全員のスケジュールやタスクの状況を把握することは難しくなります。

そこでおすすめなのが日程調整ツールで、日程調整ツールを使えば、オンライン上で全員のスケジュールやタスクの状況を一目で把握することが可能です。

様々なメリットがあるので、次章以降にて日程調整ツールのメリットを詳しく解説していきます。

リモートワーク向け日程調整ツールのメリット

本章では、リモートワーク向け日程調整ツールのメリットについて説明していきます。

日程調整ツールの導入を検討している方はぜひチェックしておきましょう。

メンバーの日程・稼働状況が確認できる

日程調整ツールを導入すれば、リモートワークをしながらでもメンバーの日程・稼働状況を一目で確認できます。

スケジュールの登録や変更、削除などがあれば、ツール上にてすぐ反映されるので、メンバーにいちいち予定に関する連絡をしなくてすみます。

メンバーの予定をカレンダーや手帳などにメモする手間もなくなるはずです。

メンバーと日程調整が効率的にできる

前述の通り、日程調整ツールではメンバーの空き予定を確認しやすいので、候補日を伝えて、メンバーが希望日程を返信するだけで調整が可能です。

また、ツールによっては、自動的に候補日を提案してくれて、日程が決まったらスケジュールの登録まで行ってくれる機能を有するツールもあります。

今まで手動で行っていた作業の多くを日程調整ツールがすべておこなってくれるというメリットがあります。

日程調整ミスを減らすことができる

メンバーが多かったり、スケジュールの登録や変更が頻繁にあったりする職場だと、日程調整ミスがおきやすいです。

スケジュールの登録や変更のたびにメンバー全員に連絡するのは大変な労力です。

日程調整ツールでは、全メンバーの最新のスケジュール状況が把握でき、スケジュールの変更があってもすぐ反映されるので、ダブルブッキングなど日程調整ミスを防止できます。

予定日の直前にメンバーへリマインドを通知してくれる機能もあるので、予定を忘れるということもなくなります。

おすすめリモートワーク向け日程調整ツール

本章では、リモートワーク向けのおすすめ日程調整ツールを紹介していきます。

それぞれ特色や強みがあるので、ご自身の職場環境に合ったツールがないかチェックしてみてください。

Jicoo

Jicoo（ジクー）は電話やメールでの予定調整を効率化できる日程調整を自動化する無料アプリです。

Google カレンダー、Office365予定表とカレンダー連携することにより候補日時の自動抽出が可能です。日程調整ページで確定した予定は自動登録してくれます。

Slack連携、ロゴの変更、メッセージのカスタマイズ、Google Analytics連携などスムーズなUXを実現する豊富な機能が魅力となっています。

TimeRex

TimeRex（タイムレックス）はGoogleカレンダー とOutlookに登録されている予定とリアルタイムに連携可能な日程調整ツールです。

日程調整の自動化に定評があり、候補日のリストアップから予定登録まで自動で行ってくれますので、日程調整の連絡をする手間が省けます。

Zoomとの連携も可能となっており、ミーティングのURLを自動生成してくれるので、リモートワークでZoomをよく使っているという職場にもおすすめです。

詳しい解説はこちら

waaq Link

waaq Link (ワークリンク) は、Googleカレンダーと Office365（Microsoft） との連携が可能で、様々なシーンでの日程調整を可能にしてくれるツールです。

ZoomやGoogle Meet、Teamsといった主要なWeb会議ツールにも対応しており、日程調整時にはそれらのURLが自動で発行されて、メールで送られる仕組みとなってます。

加えて、進捗管理機能もあり、個々のメンバーのタスク状況を一目で把握できるので、リモートワークしながらでも細かな日程調整が可能となってます。

eeasy

eeasy(イージー)は日程調整にかかる手間を10分の1にするというキャッチフレーズ通り、GoogleカレンダーやOutlookと連携の上、URLを送るだけで日程調整ができ、調整を容易にしてくれるツールです。

具体的な調整手順としては、自動抽出された候補日程のURLを送り、受け取った側が日程を選ぶだけなので、複雑な操作が不要であり、使い勝手がいいです。

すでに1,000社以上の企業に導入実績があるということからも、様々な職場で受け入れられやすい操作感であることが伺えます。

詳しい解説はこちら

biskett

biskett(ビスケット)は、Googleカレンダーと連携しつつ、空いている日程の中から候補日が提示され、URLの送付だけで日程調整が可能なツールです。

URLを受け取った相手が日程を選択すると、送った側のカレンダーに予定が自動で登録される仕組みとなってます。

Slackとの連携も可能であり、他のツールにはあまりない機能ですので、Slackを利用してテレワーク・リモートワークをしている職場で働いている人におすすめです。

詳しい解説はこちら

Calendly

Calendly（カレンドリー）は、GoogleカレンダーやOutlook、iCloud Calendarと様々なツールと連携可能な日程調整ツールです。

世界に500万人ものユーザーがいる海外のツールとしても有名なので、海外の企業を相手としている場合は信頼性が高まります。

Calendly上にて空き日程を選択し、日程を相手に送り、予定が確定するとカレンダーにも自動で登録されます。

その他特徴として、時差の自動調整により海外にいる相手や、Calendlyアカウントのない相手とも調整が可能であるという点です。

海外の企業との取引が多い職場の人はぜひ利用を検討してみましょう。

詳しい解説はこちら

まとめ

リモートワークはオンライン上で仕事をするが故に他のメンバーとのコミュニケーションがとりづらく、日程調整がより難しくなる場合があります。

リモートワーク上で日程調整をするならば、メンバー同士で予定の共有をしつつ、連絡をなるべく最小限にすることが大事であり、それを容易に可能とするのが日程調整ツールです。

効率的にスケジュールの管理をしていくためにも日程調整ツールの導入を検討してみましょう。