ビジネスにおけるスケジュール管理とは？そのコツと重要性

さまざまな作業を正確に管理し、滞りなく処理することはビジネスにおいて非常に重要な要素です。

しかしながら、どの作業から対応してよいのかが明確になっていなかったり、作業の終わりがみえず残業が常態化しているといったケースは実際のビジネスの現場では少なくありません。

そこで、こうした状況を改善に導く、適切なスケジュール管理が求められます。

ビジネスにおけるスケジュール管理とは

ビジネスにおけるスケジュール管理はチーム内の作業の順序、リソースそしてその配布方法および時間を管理することです。

またスケジュール管理は反復的におこなわれるものでもあり、予想される作業やタイムライン、リソースに応じて進行中に変更される可能性もあります。

一方でスケジュール管理は仕事を効率化し、無駄な空き時間をなくします。このため、作業の進捗状況を明確に把握することができ、滞っている場合にはどの段階で何が原因となっているのかを明確にすることが可能です。

つまりスケジュール管理の本質はチームのメンバーが状況を共有することで効率的にコミュニケーションを取り、協力しながら作業を円滑に進めるためのものです。

ビジネスにおけるスケジュール管理の目的

スケジュール管理はビジネスにおいて作業をいかにして効率化するか、そのカギとなるため非常に重要ですが、より具体的な目的としては次のような点が挙げられます。

生産性の向上

ビジネスにおいて発生する作業には必ず期限があり、期限内に完了させるためには作業手順を検討する必要があります。

これは、効率的に作業手順を組み立てることで生産性を向上させることができるからです。

そしていずれの作業もスケジュールを記録して適宜更新することで判断が容易になるだけでなく、作業の無駄にも気がつきやすくなります。

チームワークの強化

チーム内での作業はメンバーと連携しスムーズに進めるためにスケジュールが共有できていることが欠かせません。

また、チーム内で共有しやすい手段を選ぶことも大切です。そうすることでメンバー同士が連携しより効率的に行動することができます。

このように、メンバー同士がお互いを把握し、チームワークを強化するのもスケジュール管理における大きな目的のひとつです。

進捗状況の確認

スケジュール管理は作業の進捗状況を確認する基準にもなります。

作業はそもそも明確なスケジュールがなければ計画に対して進んでいるのか遅れているのか判断できません。

また特に遅れている場合には何らかの対策が必要です。

このため、遅れの程度に応じた対処方法を講じるのも、スケジュール管理の目的となります。

ビジネスにおけるスケジュール管理の手順

スケジュールは作業の規模や複雑さ、フェーズを考慮して包括的に管理されなければなりません。そのためにはスケジュール管理が以下のような基本的な手順にしたがっておこなわれているかどうかが非常に重要です。

作業内容の分解

スケジュール管理ではまずその作業内容を細かく分解します。

たとえば顧客へのプレゼンであれば資料の作成や確認、現地への移動、実際のプレゼンといったように、作業の要素を複数に分解することができます。

しかし、この分解が不十分だと思わぬ作業が発生して時間を要するなどし、進捗が停滞しかねません。

このため、作業の分解はよりきめ細やかにおこなうことが大切です。

作業の期限の把握

作業を分解すると、どんな作業にも必ず期限が生じます。そこで次におこなうのは作業一つひとつの期限の把握です。期限はスケジュール管理の土台となるものであり、あらゆる作業は底に向かって進捗します。

作業の優先順位の設定

作業一つひとつの期限が明らかになったら考えなくてはならないのは、それらのうちどれを優先するのかです。

重要度の高い作業をより優先することは漏れをなくし、効率を高めることにもつながります。

作業の実践

ここまでの準備段階をへたのち、計画したスケジュール通りに作業を実践に移します。

また、作業をこなしながらも場当たり的にならないよう、計画した作業はスケジュール通りか、逐一確認しながら進めていかなくてはなりません。

スケジュール管理のポイント

スケジュール管理が計画通り進むかは手順もさることながら、そのポイントをきちんと抑えられているかが重要です。

そしてポイントを押さえていることでより高い成果に結びつきます。

一括管理する

スケジュールはビジネス用、プライベート用といったように別々に管理してしまうと確認漏れやダブルブッキングの原因となります。

このためスケジュールは別々に管理するのではなく、一元管理できるようにし、やむを得ず複数の管理が必要な場合は相互連携できるようにしておく必要があります。

所要時間を知る

作業の所要時間を知ることは、実際の作業時間のズレをなくし、スケジュール管理の精度向上につながります。

そこで資料作成に何分、メール送信が何分、移動時間何分といったように、日頃から作業にかかる時間をできるだけ細かく把握し、正確な時間感覚を磨いておくことも大切です。

作業の難易度を考慮する

作業はそれぞれ複雑だったり分量が多いといったように難易度がさまざまです。

そして難易度の高い作業には思わぬアクシデントが潜んでいる可能性があります。こうしたリスクを未然に摘むためにも、難易度の高い作業はできるだけ前倒して早めに着手しておくことが欠かせません。

デッドタイムを計算しておく

綿密な計画を立てたのにもかかわらずスケジュール通りに作業が進捗しない場合には、デッドタイムの見落としの可能性があります。

デッドタイムとは作業時間以外の移動時間など目に見えていない時間です。

このためスケジュール管理では作業完了までにかかるデッドタイムまで事細かに可視化する必要があります。

スケジュール管理の注意点

スケジュール管理をおこなう上でもっとも注意しなければならないのは根拠や正確性に欠けるスケジュールを立ててしまうことです。

こうした場合、作業の進捗が遅れるだけでなく、必要な技術が伴っていないと、作業を消化すること自体が難しくなるケースもあります。

そもそもスケジュール管理は適切な管理方法を実施できているかどうかが大切です。

仮にこれらが適切でないのであれば正しい管理方法を身に着け、スケジュール管理の効率化を図る必要があります。

スケジュール管理にはツールの活用がおすすめ

スケジュール管理はその目的やポイントを知り、効率的に行う必要がありますが、より確実で作業の円滑化に貢献する方法として、スケジュール管理の機能を持つツールを導入するという手段があります。

その際最適なのはスケジュールはもちろん、プロジェクトや勤怠まで包括的に管理できる「グループウェア」です。

グループウェアの多くはオンラインで利用でき、メンバー間で情報が共有できるほか、作業の計画、保存、管理、さらにはレポート作成まで可能など、効率的・計画的な作業を支援する各種機能が搭載されています。

スケジュール管理を徹底して業務の効率化を図ろう

スケジュール管理が適切におこなわれるようになれば、作業の能率が向上するため、残業時間の削減や個々のプライベート時間の確保につながり、さらにはミスも軽減されるなど、業務上多くのメリットが期待できます。

また近年では「働き方改革」の推進などにより、勤務時間は削減傾向にありますが、だからといって作業内容が減少しているわけではありません。

これはつまり限られた時間の中で成果を求められるということであり、今後一層、適切なスケジュール管理が重要になっていくことは間違いないといえるでしょう。