コラボレーションツールでリモートワークを効率化しよう！おすすめツールを紹介！(NotePM/kintone/Jicoo/flouu/Confluence/Microsoft Teams)

「チーム内の意思疎通やプロジェクト進行がうまくいかない」

上記のような悩みを抱えていませんか？

リモートワークへ移行する企業も増えている中、チーム内におけるマネジメント上の課題も増えているのではないでしょうか。

そんな時には、チーム内のコミュニケーションやプロジェクト管理を効率化してくれるコラボレーションツールの利用がおすすめです。

コラボレーションツールはいろんな種類があり、ツールによって機能面が異なりますので、ツールについて理解し、比較検討したうえで選ぶことが大事です。

そこで本記事では、コラボレーションツールの導入を検討している人向けに、コラボレーションツールのメリットや選び方、厳選のおすすめツールについて説明していきます。

コラボレーションツールとは？

コラボレーションツールとは、チーム内のプロジェクト進行や情報共有、コミュニケーションを円滑なものとし、業務効率化を図るツールのことです。

主要な機能としては、チャットやタスク・スケジュール管理、Web会議、ファイル管理などがあり、様々なビジネスシーンで活用できます。

チーム内での業務だけでなく、社外の顧客とのコミュニケーションやその他調整業務にも最適です。

クラウド環境にて利用できるツールが多く、リモートワーク・テレワーク環境と相性がいいので、ぜひ利用を検討してみましょう。

コラボレーションツールを利用するメリット

本章では、コラボレーションツールを利用するメリットについて説明していきます。

コミュニケーションが円滑になる

コラボレーションツールを導入することによって、情報伝達の手段が増えて、チーム内のコミュニケーションは円滑になります。

口頭や電話、メールなどで連絡する場合、連絡のスピードが落ちますが、コラボレーションツールのチャット機能などを使えば、迅速なコミュニケーションが可能です。

チャットなら通常の会話に近い感覚で利用できるので、気軽なコミュニケーションも可能となり、メンバー間の会話もしやすくなるはずです。

業務の効率化が促進される

チーム内のコミュニケーションが円滑となり、コラボレーションツール上で情報共有ができれば業務は無駄が少なくなり、効率化が促進されます。

ファイル共有やタスク管理といった機能によって、必要な情報へアクセスやチームメンバーの状況確認もツール上からおこないやすくなるでしょう。

加えて、紙の資料を印刷する手間がなくなり、印刷代も減らせるという点でコスト削減効果も期待できます。

リモートワーク環境にて利用しやすい

コラボレーションツールはクラウド型ツールが多くあり、インターネット環境さえあれば利用できますので、リモートワークへ移行している職場と相性がいいです。

リモートワーク中は、メンバー間にてコミュニケーションがとりづらく、進捗状況も確認しにくいと思いますが、コラボレーションツールならそうした問題点を解消できます。

コラボレーションツールは、リモートワークをはじめとして、多様な働き方に対応できる仕組みを備えているので、導入するメリットは大きいです。

コラボレーションツールの選び方

本章では、コラボレーションツールの選び方について説明していきます。

操作の使いやすさ

コラボレーションツールは、組織的に利用することで業務効率化を図るものであるため、一部のメンバーだけが使えるというのは効果が少なく、メンバーの多くが使いやすいツールであることが望ましいです。

パソコン操作が苦手というメンバーもいるケースがあると思いますので、事前にツールの使いやすさをチェックしておくことが大事です。

各種ツールには無料プランや無料トライアル期間がありますから実際に使ってみることをおすすめします。

必要な機能を有していること

コラボレーションツールは多くありますが、ツールによって有する機能も様々です。

導入するコラボレーションツールは、自社やチーム内に必要とされる機能を有していることが大事です。

例えば、個々のメンバーや案件の管理をおこないたいならタスク・スケジュール管理機能を、情報共有を促進したいならファイル管理・ナレッジ共有などの機能を有するツールが選択肢となります。

必要な機能を検討したうえでコラボレーションツールの選定をしていきましょう。

対応するデバイス

コラボレーションツールがどのデバイスに対応しているかも選定上のポイントです。

推奨されるパソコンのOSや対応ブラウザを確認しておかないとインストールしても正常に動作しない可能性があります。

また、スマホやタブレットで業務をおこなうことが多い職場ならば、スマホ・タブレットに対応しているかも大事です。

コラボレーションツールの操作は、いつ、どこでもできることが望ましいので、多くのデバイスで利用できるツールを選ぶようにしましょう。

おすすめのコラボレーションツール

本章では、おすすめのコラボレーションツールを紹介していきます。

それぞれ特徴や機能などが異なりますのでチェックしてみてください。

NotePM

NotePM(ノートピーエム)は、社内wikiでナレッジ共有するツールとして定評があり、導入している企業は3,000社以上にも上ってます(パソコン・タブレット・スマホに対応)。

NotePMを使えば、マニュアルや議事録などメンバーにとって重要な情報の編集・閲覧・検索を効率化できます

ExcelやWord、PDFの全文検索機能、フォルダやタグでのファイル管理など膨大な情報を簡単に整理できる機能が豊富です。

情報へのアクセス制限も柔軟に設定できるので、組織内での利用や社外メンバーとの共有にも適してます。

kintone

Kintone(キントーン)は、グループウェアや業務改善サービスのソフトウェア開発で有名なサイボウズ社が開発したコラボレーションツールで、すでに1万社以上の企業に導入されているという実績があります。

クラウド上での業務の遂行やデータを見ながらのコミュニケーション、全文検索機能等の情報共有など豊富な機能があり、業務に必要な情報やメンバー間のコミュニケーションをツール上に集約可能です。

ワークフロー機能や、ログ管理機能があるのでタスク・スケジュール管理ツールとしても最適。

スマホやタブレットにも対応しており、セキュリティも強固なので、社外やリモートワークでも安心して利用できるでしょう。

Jicoo

Jicoo(ジクー)は「日程調整」「カレンダー」「タスク」「ミーティング・ノート」「ルーティン・ワークフロー」「アプリ連携」などの機能を提供するチームコラボレーションプラットフォーム。

ルーティン機能による定例会などの自動化、ノートでのドキュメントの共同編集やWeb会議などリモートワークに必要な機能が集約されていています。

日程調整機能ではURLを発行すれば候補日程の抽出から予定の登録まで自動でおこなうことができるなど、多様な機能が魅力となっています。

flouu

flouu(フロー)は、リモートワーク環境下でも社内の情報を集約し、リアルタイムで情報共有できるコラボレーションツールです。

ドキュメントのリアルタイム同時編集や、ドキュメント単位でのチャット機能、ファイル共有機能など豊富なドキュメント管理によって、リモートワークでのコミュニケーションを促進し、業務を効率化してくれます。

その他にも、ディレクトリ管理やラベル管理、全文検索機能もあり、膨大な情報の中から必要な情報へのアクセスを容易にしてくれるなどナレッジ活用のツールとしても最適です。

Confluence

Confluence(コンフルエンス)は、JiroやTrelloなどビジネスツールの開発で有名なアトラシアン社が運営しているプロジェクト管理向けのコラボレーションツールで、すでに世界中で6万以上もの企業が導入しているという実績があります。

Confluenceを使えば、個々のメンバーがリモートワーク中であっても、ツール上にてドキュメントの作成や編集、チャット等のコミュニケーションといったリアルタイムでのコラボレーションが可能です。

加えて、ミーティング議事録や戦略計画、マーケティングなど多くのテンプレートを容易されており、0から文書を作成する手間も省けます。

Microsoft Teams

Microsoft Teamsは、Microsoft社が運営している「Microsoft 365」の コラボレーションツールで、世界的にも採用している法人は多いです。

Web会議やチャット、ファイル共有などコミュニケーションや情報共有といったチームコラボレーションに必要な機能を網羅しており、リモートワーク環境下でもツール上にて様々な業務をシームレスにおこなえます。

WordやExcel、OutlookなどMicrosoft社製品との連携もスムーズですので、Microsoft社製品を中心に業務をおこなっているような職場には大変おすすめです。

まとめ

コミュニケーションと情報共有はプロジェクト進行に必要不可欠な要素です。

コラボレーションツールを使えば、共同作業や業務効率化を促進するだけでなく、リモートワーク・テレワークといった多様な働き方に対応した職場環境を整えることができます。

本記事にて紹介した通り、コラボレーションツールはたくさんあり、機能は多種多様なので、自社にとって必要な機能を選別したうえでツールを選ぶことが大事です。

どのツールも無料プランや無料利用期間がありますので、気になるツールがあったらぜひ試しに利用して使用感を確かめましょう。