エステサロンの予約管理の効率化と集客効果を高める予約システム導入のポイントとメリット

予約システムはさまざまな業種で活用が広まっているツールです。予約システムを導入すれば予約管理全般の業務が効率化できるだけでなく顧客の利便性も向上します。

これはエステサロンについても同様で、エステサロンに多い個人経営や小規模経営の店舗でも利用しやすい予約システムは少なくありません。

そこでここではエステサロンでの予約管理に特化した予約システムとはどのようなものなのかをはじめ、その機能や導入メリットなどをご紹介します。

エステサロン向けの予約システムとは

予約システムとは一般的に電話やメール、予約サイトの利用など複数の方法で顧客からおこなわれる予約を、ひとつの場所でまとめて管理するシステムのことをいいます。

また予約システムには顧客管理や決済、メールの配信など予約管理業の周辺をサポートするさまざまな機能が搭載されています。

このため適切に予約システムを導入すればスタッフの業務負担が軽減され、顧客満足度を高めることが可能です。

一方エステサロンは他の業界と比較するとリピーターが多く、カルテなど顧客の詳細情報の管理が必要なほか、オーバーブッキングなども起こやすい傾向があります。

このため予約システムの中でもエステサロン向けとされるシステムには、こうした特有の課題解決に注力した機能が搭載されているのが特徴です。

エステサロンにおける予約システム導入の必要性

エステサロンでは近年「隠れ家サロン」や「プライベートサロン」、「自宅サロン」などと呼ばれる業容が増加しつつあります。

こうした小規模のエステサロンはマンションの一室や自宅の一部を店舗として使用し、完全予約制で顧客に対して一対一でサービスを提供するのが一般的です。

これにより規模の大きなエステサロンでは得にくいプライベートな空間で質の高いサービスを受けることができることから、顧客からの注目や人気が高まっています。

ただしこうしたエステサロンが完全予約制をとっているのは自宅という空間で運営していることから不特定多数の顧客を受け入れることが難しいという事情もあります。

またエステサロンは小規模であるほど、予約は電話やメールなどで受付け、紙の台帳で管理しているといったケースが少なくありません。

しかしながらこうした予約管理の方法では、機会損失が発生し、業務の負担も増大してしまいます。

そこで限られた人員でも確実に予約を受付け、管理の負担軽減を可能にするのが予約システムです。

これらの点から規模の大きなエステサロンはもとより、規模の小さなエステサロンではより予約システム導入の必要性が高くなるといっていいでしょう。

エステサロン向けの予約システムの機能

では実際にエステサロン向けの予約システムにはどのような機能が搭載されているのでしょうか。その代表的なものをみていきます。

予約管理機能

エステサロンにおけるWeb予約を可能にし、電話やメール、店舗での直接予約のほか、予約サイトなどとも連携し一元管理する機能です。

予約システムによっては予約サイト経由の予約も可能で、施術時間の調整や変更により、ダブルブッキングの防止に役立ちます。

また予約システムによってはエステサロンを複数店舗運営している場合に、予約状況に応じて他店舗へ顧客を誘導して予約の取りこぼしを防いだり、運営形態に合わせてスタッフごとの予約か部屋ごとの予約かなどをカスタマイズできるものもあります。

顧客管理機能

エステサロンに来店する顧客の住所・氏名・年齢、施術履歴などを管理する機能です。

またポイントの累計残高や、売掛残高、来店時のカウンセリング情報や会話の履歴を記録してコミュニケーションツールとして活用できるものもあります。

このほか次回予約、施術時間の伸縮や顧客の予定変更にも対応できます。

売上分析機能

エステサロンの店舗の売上を管理・分析する機能です。

クラウド上で自動集計がおこなわれる予約システムもあり、日報や月報、スタッフ別の売上なども管理できます。

これによりエステサロンにおける現場の作業負担が軽減できるほか、報告業務なども効率化できます。

シフト管理機能

施術スタッフを雇用しているエステサロンでスタッフのシフトを登録する機能です。

顧客は予約の際にメニューだけでなく、スタッフも指名することを可能にします。

また、勤怠システムと連携したり、給与ソフトを取り込むことによってスタッフの給与計算もおこなうことができます。

メール配信機能

顧客管理機能と連携して顧客の動向分析をもとにメールを配信し、エステサロンへの来店誘導や販促をおこなう機能です。

顧客の来店後にはお礼のメール、イベントの際にはあらかじめ設定された内容をそれぞれ自動で送信することなども可能です。

エステサロンにおける予約システムの導入メリット

予約システムを活用すれば、エステサロンではさまざまなメリットを享受できます。さらにその機能がエステサロン向けに特化していればそれはより明確です。

業務負担の軽減を軽減できる

エステサロンに予約システムを導入することによるメリットとしてまず第一に挙げられるのは業務負担を軽減できることです。

予約システムでは核となる予約管理機能によって、従来の電話などによる予約で必要となるスタッフの常駐が不要になったり、個人経営のエステサロンの場合には施術に集中することができるようになります。

またあらかじめ設定した予約可能な定員数や時間やメニューに応じて、自動で予約の処理が可能な予約システムなら、メールやSNSのメッセージによる予約受付のようにスケジュール調整のためにやり取りを繰り返す必要もありません。

顧客情報を管理できる

エステサロン向けの予約システムに備えられた顧客管理機能では、予約の際にお客様が記入した情報や予約履歴などを自動で蓄積することができます。

また蓄積された情報はDMやキャンペーンメールの送信に活用できるので集客やより詳細な顧客分析にも役立ちます。

リピーターを獲得できる

エステサロン向けの予約システムなら、24時間365日予約も可能です。

このため新規の顧客がいつでも気軽にインターネットで検索し、そのまま予約ができます。

また一度でもサロンを利用した顧客であれば再度利用したいと思い立ったときに予約できるので、リピーターの獲得も期待できます。

直前のキャンセルを抑止できる

エステサロンにおける予約システムの導入は予約日直前のキャンセル、いわゆる「ドタキャン」も抑止できます。

これは、予約システムにより予約日の前日に予約リマインドメールを自動送信したり事前決済機能によってキャンセルが発生してもサービス料の回収ができたりするからです。

またこのとき併せてキャンセルポリシーを設置しておけばより抑止の効果は高まります。

エステサロンにおける予約システム導入のポイント

エステサロンへの予約システムの導入は多くのメリットをもたらしますが、やみくもに導入してはよりよい効果は期待できません。そこで導入の際のポイントを抑えておくことも大切です。

必要な機能は揃っているか

たとえエステサロン向けの予約システムであっても、その対象は中規模以上の店舗向けであることは少なくありません。

このため、個人や小規模の事業者の場合必要のない機能が多い場合や、あるいは逆に必要な機能が別料金となり、コスト負担が増大してしまうことがあります。

こうした状況に直面しないためには日頃の各エステサロンの業務を精査し、負担が大きい、あるいは自動化したい業務をきちんと洗い出したうえで、よりサロンの経営にフィットする機能が搭載されたシステムを選定しなければなりません。

承認制で予約受付ができるか

特に小規模なエステサロンの場合、人員が限られることから予約した顧客が実際に店舗を訪れても問題ないか確認の上、受付をおこないたい場合があります。

これを承認制の予約受付といいますが、予約システムによっては、予約した時点で先着順に予約確定する予約システムは少なくありません。そこで承認制の予約受付ができるかの事前確認も必要です。

コスト負担は適正か

エステサロンに限らず予約システムの導入では初期費用、月額基本料金、予約受付件数に応じた従量課金等、費用が発生します。

このため運営規模に適した利用料金が設定されたシステムを選定しないとコスト負担が必要以上に増大してしまいかねません。

場合によっては無料で利用できるシステムや低価格のプランを選択し、まずは費用対効果を予測したうえで、導入後の検証も必要です。

プライバシーが確保されているか

エステサロンで導入する予約システムは場合によっては店舗の住所を掲載が必要なものがあります。

これは予約システムとメディアが連携しているものによくみられるケースです。

そこで特に自宅の一部を使ってエステサロンを経営している場合などにはプライバシーがきちんと確保されているか検討する必要があります。

エステサロン向けのおすすめ予約システム

予約システムのメリットやポイントを踏まえたうえで、ここからはおすすめの予約システムをいくつかご紹介します。

エステサロンにおける専門領域のニーズや課題を的確にとらえた予約システムなら、導入によってその効果を最大化できます。

Jicoo

Jicoo（ジクー）は予約や日程調整を自動化する無料サービスです。

カレンダーツールを含め様々なアプリと連携をすることが可能となっているためシームレスな予約体験が可能となっています。

また、予約ページのデザインカスタマイズ、セミナー型の予約、複数人の日程調整、担当者自動割当、カレンダーの週表示などの機能を利用できます。

日程調整ツールがベースとなっているため、シンプルで簡単な予約システムとしてすぐに利用することが可能となっています。

STORES予約

STORES予約は顧客との日程調整や空き枠管理といった予約管理における業務全般を自動化できる予約システムです。またリマインドメールや来店後のフォローメールの自動配信など予約前後のサポートも万全で、顧客カルテの作成をはじめとした顧客管理機能、スタッフ指名予約など機能が充実しています。

小規模なサロンであれば無料版でも十分に対応できます。

BeSALO

BeSALOはエステサロンをはじめとして900店以上の導入実績をもつ予約システムです。予約管理はもちろん顧客管理、売上管理、勤怠管理、メール配信、さらにPOSレジ(パソコンレジ)、チケット管理などの機能も標準で搭載しています。

このほかにもクレジット決済やタブレットによるカルテ管理、在庫管理などをといった機能も追加して利用可能です。

RESERVA

RESERVAはエステサロンのほかネイルサロン、ヘアサロンなどに特化したクラウド型の予約システムです。

スマホやタブレットにも対応し、わかりやすいデザインの予約サイトが構築できるので顧客の利便性も高まります。集計分析ツールを活用すれば月日別、時間帯曜日別の予約実績の分析や比較も容易です。

予約システムを導入してエステサロンの予約管理を円滑化しよう

ここまでのようにエステサロンにおける予約システムの導入は単に予約手段が増えるだけにとどまらず、エステサロン、顧客、双方に対し多くのメリットがもたらされます。

もちろん導入にはさまざまなコストも発生しますが、多彩な機能を十分に活用することにより、それに見合った業務の円滑化が期待できます。