【図解】Googleカレンダーの基本的な使い方｜見やすい色分け・通知・分類で整理するコツ

Googleカレンダーには、予定の色分け、通知、用途別カレンダーによる分類、Google Tasks（ToDoリスト）の管理、作業集中時間、組織向けのTime Insightsなど、日々の予定を整理するための機能があります。

紙の手帳と異なり、Googleカレンダーでは予定の分類、色、通知、共有範囲をパソコンやスマホから調整できます。カレンダー単位・予定単位の色分けに加え、Web版の表示密度も使い分けることで、自分やチームに合った見やすい予定表を作れます。

この記事では、Googleカレンダーの基本的な使い方をパソコン・スマホ別に解説します。通知が届かないときの確認方法、不要な招待への対処、Google Workspaceで利用する際の共有権限、機密情報の扱い、共有カレンダーの所有者管理も紹介します。

Googleカレンダーにログインする方法

Googleカレンダーには、Webブラウザまたはスマホアプリからアクセスできます。パソコンで頻繁に使う場合は、ブックマークやショートカットを登録しておくと便利です。

パソコン：Googleカレンダーにログイン

パソコンでは、WebブラウザからGoogleカレンダーにログインします。Chromeのほか、最新版のEdge、Safari、Firefoxなどの対応ブラウザでも利用できます。画面が正しく開けない、機能が表示されない場合は、ブラウザを最新版に更新してください。

Chromeからアクセスする場合は、Google Chromeを開きます。

右上にある[9つの点のアイコン]をクリックします。

[カレンダー]をクリックします。Chrome以外のブラウザでは、Googleカレンダーに直接アクセスしてください。Web版は画面デザインが変わることがあるため、操作を探すときはアイコンだけでなく、[設定]などのメニューも確認しましょう。

スマホ：Googleカレンダーにログイン

スマホから使う場合は、Googleカレンダーアプリがおすすめです。ブラウザでも予定を確認できますが、日常的な予定登録や通知の受信にはアプリが向いています。通知はアプリ内の設定だけでなく、端末本体の通知許可、集中モードやおやすみモード、省電力設定にも影響されます。

（左）スマホアプリの画面　（中・右）ブラウザ版の画面

Googleカレンダー「マイカレンダー」を追加して予定をまとめて整理

Googleカレンダーの「マイカレンダー」は、自分が追加・作成して管理するカレンダーです。用途別の副カレンダーとして、仕事とプライベート、プロジェクト、店舗営業日、採用面接などを分けて管理できます。

• カレンダー単位で表示・非表示を切り替えられる
• 特定のユーザーやグループと共有できる
• 営業日などの公開用カレンダーを作成できる
• 通知や色をカレンダー単位で管理できる
• 案件・部署・会議種別を整理しやすくなる

パソコン：マイカレンダーを追加する方法

Googleカレンダーを開き、[他のカレンダー]横の[＋]をクリックします。

[新しいカレンダーを作成]をクリックします。副カレンダーの新規作成や共有範囲の詳細な設定は、パソコン版で行うとスムーズです。

[新しいカレンダーを作成]以外にも、次の方法でカレンダーを追加できます。

カレンダーに登録	他のユーザーや組織から共有されたカレンダーを表示します。閲覧のみ、予定の変更可、共有設定の管理可など、操作できる範囲は付与された権限により異なります。
関心のあるカレンダーを探す	誕生日、日本や海外の祝日、スポーツ日程、月の位相などを追加できます。
URLで追加	一般公開されているカレンダーを、URLを使って表示します。
インポート	Outlookなどの予定データや、別アカウントのカレンダーを移行するときに使用します。

カレンダーの名前を入力し、必要に応じて[説明]や[タイムゾーン]を設定します。[カレンダーを作成]をクリックすると、マイカレンダーに追加されます。

一覧から一時的に隠すだけなら、カレンダー名にマウスを合わせて[×]をクリックします。完全に削除する場合は、カレンダーの設定画面から操作します。共有カレンダーでは、自分の表示を解除するだけなのか、カレンダー自体を削除するのかを確認してから操作してください。

スマホ：マイカレンダーを追加・設定する方法

スマホアプリでは、作成済みカレンダーの表示・非表示、予定の追加、一部の色や通知設定の変更ができます。一方で、副カレンダーの新規作成、共有範囲、権限、所有者に関する細かな設定は、パソコンのブラウザで確認するのが確実です。

Androidでは、Googleカレンダーのデータを他のアプリと共有するかどうかを制御する設定があります。オフにすると、第三者製カレンダーアプリ、ウィジェット、会議アプリ、シフト管理アプリなどが予定を参照できなくなる場合があります。連携アプリ側で予定が見えない、ウィジェットが更新されない場合は、通知権限とは別にカレンダーデータ共有設定を確認してください。

【Google Workspaceで使う場合の注意点】
組織で使う副カレンダーは、誰が所有者かを明確に管理することが重要です。採用、営業、会議室、案件共有、店舗営業日などの重要なカレンダーを個人所有のままにすると、退職・異動・委託終了時にカレンダーの継続利用や引き継ぎが難しくなるおそれがあります。

重要な副カレンダーについては、所有者を台帳化し、異動・退職時には共有権限だけでなく所有権を移管すべきか確認するフローを用意しましょう。部署横断で使うカレンダーは、管理担当者と引き継ぎ手順を決めておくと安心です。

【共有・委任のポイント】
共有権限は、単に「見える・編集できる」の二択ではありません。秘書やアシスタントが代理で予定を登録する場合などには、編集を許可しつつ、非公開予定は詳細を見せず「予定あり」として扱う権限を検討しましょう。実務上の委任とプライバシー保護を両立しやすくなります。

繰り返し予定を編集する際は、今回だけ変更するのか、以後の予定やシリーズ全体を変更するのかを必ず確認してください。機密性の高い予定を扱う場合は、公開範囲の例外を複雑にするよりも、別件として作成するルールにすると意図しない情報共有を防ぎやすくなります。

Googleカレンダーの予定を「色分け」してパッと分かりやすく

予定を色分けすると、会議、集中作業、外出、顧客対応、社内業務、採用面接などをひと目で見分けやすくなります。Googleカレンダーでは、カレンダー単位・予定単位で色を設定できます。

チームで使う場合は、色そのものより意味を統一することが大切です。たとえば「青は顧客会議」「赤は締め切り」「緑は集中作業」のように決めておくと、他のメンバーの予定も読み取りやすくなります。

Web版では、[設定]の表示に関する項目から色セットをModern／Classicで切り替えられます。表示密度は、画面に応じて調整するResponsive、余白を確保するComfortable、より多くの予定を表示するCompactから選べます。大画面や横長モニターではResponsive、営業やサポート業務など予定件数が多い場合はCompact、読みやすさを優先する場合はComfortableを試すとよいでしょう。

職場や学校のGoogle Workspaceアカウントでは、Time Insightsを利用できる場合があります。会議時間、集中時間、誰とどれだけ会議をしているかを振り返れるため、色分けのルールと組み合わせると時間配分の見直しに役立ちます。

予定名、説明、場所は共有相手に見える可能性があります。健康状態、評価、顧客事情などを推測できる名称は避け、共有されても問題のない表現にしましょう。

パソコン：予定ごとに色分けする

予定を登録する日付または日時をクリックし、予定入力画面を開きます。登録済みの予定を変更する場合は、予定を開いて[鉛筆マーク（編集）]をクリックしてください。

カレンダーマークの右にある[丸]をクリックし、使いたい色を選択して[保存]します。Web版でカスタム色を利用できる場合は、パレットや色指定の画面から用途に合う色を設定できます。

パソコン：マイカレンダーで予定をまとめて色分けする

マイカレンダー単位で色を設定すると、そのカレンダーに入っている予定をまとめて色分けできます。プロジェクトや部署ごとにカレンダーを分けている場合に便利です。

色を変更するマイカレンダー名にマウスを合わせ、[三点メニュー]をクリックします。色を選び、パレットにない色を使う場合は[＋]から設定してください。

予定ごとに個別の色を設定している場合は、カレンダー全体の色とは別に、その予定の色が表示されます。チーム運用では、カレンダー単位の色を基本にするのか、予定単位の色を優先するのかを決めておくと、見た目のばらつきを抑えられます。

スマホ：予定ごとに色分けする

Googleカレンダーアプリを開き、新規予定では日付を開いて画面右下の[＋]から予定登録画面を開きます。[既定の色]をタップし、使いたい色を選んで保存してください。

登録済みの予定は、予定を開いて[鉛筆マーク（編集）]をタップし、表示されている色をタップして変更します。選べる色や表示は端末・アプリのバージョンによって異なる場合があるため、細かな色設定や表示ルールを整える場合はパソコン版も確認しましょう。

スマホ：マイカレンダーで予定をまとめて色分けする

Googleカレンダーアプリで左上の[三本線メニュー]から[設定]を開き、色を変更するカレンダー名をタップします。[色]をタップして、変更後の色を選択してください。

Googleカレンダーに登録した予定を「通知」してうっかり忘れを防止

Googleカレンダーの通知を使うと、会議、外出、締め切り、タスクの開始時間などを忘れにくくなります。通知の挙動は端末と利用方法で異なり、パソコンではブラウザ通知やメール通知、スマホではGoogleカレンダーアプリの通知が中心です。

【企業利用における注意点】
Google Workspaceでは、組織の設定によって外部共有の制限や、Google Calendar向けのDLP（データ損失防止）ポリシーが適用されることがあります。ポリシーに抵触する機密情報を予定タイトル、説明、場所などに含めると、予定の更新がブロックされたり、管理者や利用者に通知が送られたりする場合があります。

顧客名、個人情報、契約情報、機密の案件名などは予定に書き込みすぎないようにしましょう。外部共有する予定では案件IDや略称を用い、詳細は適切に権限管理されたDriveの資料や社内台帳に置く運用が安全です。

ブラウザ通知

パソコンのブラウザでGoogleカレンダーを利用しているときに、デスクトップ画面やブラウザ上に通知が表示されます。Googleカレンダー、ブラウザ、OSの通知設定がすべて影響します。

メール通知

メールに通知を送る方法です。重要な会議や外出予定だけにメール通知を追加する使い方ができます。大人数会議の主催者は、必要に応じて参加者の回答時にメールを受け取るかを予定ごとに調整すると、返信メールの集中を抑えられます。

アプリ通知

スマホでは、Googleカレンダーアプリのプッシュ通知として表示されます。ロック画面への表示、音、バナー表示は、端末本体の通知設定、おやすみモード、集中モード、省電力モードなどにも左右されます。

パソコン：デフォルトの通知設定をする

Googleカレンダー右上の歯車マークから[設定]を開き、[全般]→[通知設定]で通知の種類を確認します。通知の表示方法やスヌーズ、通知音は、利用中のブラウザやOSによって設定項目が異なる場合があります。

メールで通知したい予定は、予定ごとの編集画面で[通知]から[メール]を選択し、通知する時間を設定して保存します。

パソコン：予定ごとに通知方法を変更する

新規予定では、日時をクリックして予定入力画面を開き、[その他のオプション]から通知を設定します。登録済みの予定では、予定を開いて[鉛筆マーク（編集）]をクリックし、[通知を追加]から通知方法と時間を選びます。

通知が不要な場合は、該当する通知の[×]をクリックして削除し、最後に[保存]してください。

パソコン：Googleカレンダーの通知がこないとき

パソコンに通知がこない場合は、次の順に確認しましょう。

チェック1：Googleカレンダーを開いているか

ブラウザでGoogleカレンダーを開いていないと、通知が表示されない場合があります。通知を受けたいときは、Googleカレンダーのタブを開いたままにしておきましょう。

チェック2：ブラウザで通知が許可されているか

Chromeでは、[設定]→[プライバシーとセキュリティ]→[サイトの設定]→[通知]を開きます。[通知の送信を許可するサイト]にGoogleカレンダーが登録されているか確認してください。

チェック3：OSの通知が有効か

Windowsでは[設定]→[システム]→[通知]を開き、通知がオンか、応答不可がオフか、使用中のブラウザの通知がオンかを確認します。macOSでもシステム設定の通知画面から、使用中ブラウザの通知許可を確認してください。

チェック4：組織のポリシーで更新が止められていないか

Google Workspace環境で予定の保存や更新自体ができない場合は、端末の通知設定ではなくDLPなどの管理ポリシーが原因の可能性があります。表示された警告内容を確認し、必要に応じて社内管理者へ相談してください。

スマホ：デフォルトの通知設定をする

スマホで通知を受ける場合は、Googleカレンダーアプリで設定します。アプリで[三本線メニュー]→[設定]を開き、通知設定を変更したいカレンダーを選択します。[通知を追加]または[別の通知を追加]から、通知するタイミングを設定してください。

スマホ：予定ごとに通知方法を変更する

新規予定では、対象の日付を開き、画面右下の[＋]から予定を作成します。登録済みの予定では、予定を開いて[鉛筆マーク（編集）]をタップします。

[通知を追加]をタップし、通知する時間を選択して[保存]します。既存の通知を変更したい場合は、不要な通知を削除してから追加し直す方法が分かりやすいでしょう。

スマホ：Googleカレンダーの通知がこないとき

スマホに通知がこないときは、Googleカレンダーアプリ、端末本体、カレンダーごとの通知設定を順に確認します。

チェック1：Googleカレンダーアプリで利用しているか

スマホで通知を確実に受け取りたい場合は、Googleカレンダーアプリの利用が基本です。アプリをインストールし、予定を登録しているGoogleアカウントでログインしているか確認してください。

チェック2：Googleカレンダーアプリの通知がオンか

Googleカレンダーアプリで[三本線メニュー]→[設定]→[全般]を開き、通知に関する設定がオンか確認します。カレンダーごとの通知設定もあわせて確認してください。

チェック3：スマホ本体の通知がオンか

端末の[設定]からアプリの通知を開き、Googleカレンダーの通知を許可します。おやすみモード、集中モード、省電力モード、バッテリー最適化が通知を止めていないかも確認しましょう。

チェック4：Androidのカレンダーデータ共有設定を確認する

Android端末で、連携アプリの予定表示やウィジェット更新だけがうまくいかない場合は、他アプリとのカレンダーデータ共有設定も確認します。これはGoogleカレンダーアプリの通知権限とは別の設定です。会社支給端末やMDM管理端末では、管理者ポリシーで制御されている場合があります。

不要な招待・迷惑なイベントを防ぐ方法

知らない送信者からの招待や迷惑なイベントは、単に予定を削除するだけでなく、招待の受け入れ設定やブロック機能で対処できます。Googleカレンダーでは、招待を自動的にカレンダーへ追加する対象を、全員、既知の送信者のみ、メールで回答した後のみ、といった考え方で調整できます。Google Workspaceでは、管理者が利用できる選択肢を制御している場合もあります。

特定のGoogleアカウントからの不要な招待は、パソコン版Googleカレンダーでブロックできます。ブロック後は、その相手からの新しい招待を受け取らないようにできます。すでにカレンダーに入っているイベントは手動で削除してください。相手がGoogleアカウントではない場合は、Gmail側で送信者をブロックする対応が必要です。

受付、営業、採用、広報、イベント運営など、外部から招待を受ける機会が多い部署では、「知らない送信元の招待は内容を確認してから回答する」「不審なイベントは報告・ブロックする」といった運用ルールを設けると安心です。

Googleカレンダーの「タスク（ToDoリスト）」機能でタスク漏れと時間を管理

Google Tasksをカレンダー上で使うと、予定とタスクを一元管理できます。会議や外出だけでなく、実際に取り組む作業時間も確保しやすくなります。

予定は会議や訪問など特定の時刻に発生するイベント向けです。タスクは完了・未完了を管理したい作業向けです。会議は予定、資料作成や確認作業はタスクとして分けると、カレンダーが見やすくなります。

• 未完了のタスクを確認しやすい
• 完了したタスクを記録として残せる
• Web版・アプリの両方で管理できる
• 繰り返しタスクを設定できる
• タスクに時間を設定し、作業時間を確保できる
• 日時付きタスクは指定時刻に、期限のみのタスクは期限日の午前9時（現地時間）に通知される

パソコン：タスク（ToDo）の使い方

Googleカレンダーで登録したい日付をクリックし、入力画面の[タスク]を選択します。タイトルや説明を入力し、時間を確保したい場合は[終日]のチェックを外して時間を設定します。必要に応じて繰り返しを設定し、[保存]してください。

完了したらタスクを開いて[完了とする]をクリックします。内容を変更する場合は[鉛筆マーク（編集）]から編集し、不要な場合は[ゴミ箱マーク（削除）]から削除します。繰り返しタスクを変更・削除するときは、今回だけか、以後のタスクにも反映するかを確認しましょう。

スマホ：タスク（ToDo）の使い方

Googleカレンダーアプリで対象の日付を開き、[＋]→[タスク]をタップします。タイトル、日時、繰り返しなどを設定して保存してください。

タスクを完了したら、対象のタスクを開いて[完了とする]をタップします。内容の変更は[鉛筆マーク（編集）]、削除はメニューの[削除]から行えます。

「作業集中時間（フォーカス時間）」を活用して自分の時間を確保

リモートワークやハイブリッドワークでは、会議の合間に集中作業の時間を確保することが重要です。Googleカレンダーの作業集中時間（フォーカス時間）を使うと、集中したい時間をカレンダー上でブロックし、他のメンバーに忙しい時間であることを示せます。

フォーカス時間は通常、他のユーザーから忙しい時間として扱われます。環境によっては、重複して届いた会議の招待を自動で辞退する設定や、Google Chat通知を抑える設定を利用できる場合もあります。

資料作成、レビュー、分析、顧客フォローなど、まとまった時間が必要な作業をあらかじめ確保しておくと、会議の入れすぎを防ぎやすくなります。Time Insightsを使える環境では、会議と集中作業の比率を定期的に見直すとよいでしょう。

予定作成と複製時の注意点（Google Meet・外部会議ツール連携）

Googleカレンダーでは、予定作成時にGoogle Meetのビデオ会議を追加・削除できます。外部の会議アドオンを利用している場合は、予定作成画面から会議ツールを選択できることもあります。

Teams、Zoom、Cisco Webexなどを利用する取引先との会議では、会議URLを分かりやすく登録しましょう。外部から届いた招待でも、対応する会議リンクはGoogleカレンダー上で[Join video call]ボタンとして認識される場合があります。会議URLは説明欄だけに埋め込まず、場所欄にも記載しておくと、参加者が見つけやすくなります。

定例会議のテンプレートを複製して使う場合は、Google Meetリンクの扱いに注意してください。既存のリンクを不用意に再利用すると、意図しない参加者が会議に参加したり、録画や会議履歴に関する運用上の混乱が起きたりするおそれがあります。

予定を複製する場合や、新しい参加者を含む会議を作る場合は、必要に応じて新しいMeetリンクを発行し、参加者、公開範囲、会議URLを保存前に確認しましょう。

Googleカレンダーの便利機能で効率よくスケジュール管理

Googleカレンダーでは、次の機能を組み合わせることで、日々の予定を見やすく整理できます。

• マイカレンダー：仕事、案件、チームなどのカテゴリ別に管理する
• 色分け：カレンダー単位・予定単位で予定の種類を見える化する
• 表示設定：Web版の色セットやResponsive／Comfortable／Compactの表示密度を、自分の見やすさに合わせる
• 通知：ブラウザ通知、アプリ通知、メール通知で予定忘れを防ぐ
• 招待管理：自動追加の範囲を見直し、不要な招待は報告・ブロックする
• タスク（ToDoリスト）：完了・未完了、繰り返し作業、作業時間、締切通知を管理する
• 作業集中時間：会議や通知の割り込みを減らし、集中する時間を確保する
• Time Insights：組織アカウントで会議時間や集中時間を振り返る

Googleカレンダーは、単なる予定表ではなく、チームの働き方を整えるための基盤にもなります。Google Workspaceで利用する場合は、共有範囲、共有権限、非公開予定の扱い、組織設定による機密情報保護、招待の受け入れルール、共有カレンダーの所有者管理をあわせて設計することが重要です。

特に、代理で予定を登録する担当者には必要な編集権限だけを付与し、非公開予定の詳細を見せない設定を検討しましょう。重要な副カレンダーは個人任せにせず、所有者、管理担当、異動・退職時の移管手順を定めておくと、継続的に安全に運用できます。

他アカウントとのカレンダー共有、Google MeetやTeams・Zoomなどの会議ツール連携、予約ページ型のappointment scheduleなども活用しながら、営業面談、採用面接、社内会議、店舗営業日、チームの作業時間といった自社の業務フローに合わせてGoogleカレンダーを最適化していきましょう。