リモートワークでも使える！ミーティングを効率化して生産性を上げる5つの要素とは

効率の悪いミーティングとは

普段意識せずに進めているミーティングであっても、見直してみると多くの課題があります。

「日程調整ができておらず、開催日に全員揃わない、また、時間に遅刻する人がでてしまう。」
「ミーティングの目的が曖昧なまま進行してしまいゴールが不明瞭。」
「本来の目的を達成することなくタイムオーバーになってしまう。」
「ミーティングでの決定事項が認識されていないため、同じ話を何度もすることになる。」
「次回のミーティングまでに実行すべきタスクが完了をしていない。」

慣れてしまっていることも含めて、振り返ると思い当たることも多いのではないでしょうか。

ミーティングを円滑に進めるために

基本的な事項としてミーティングを進めるためには大きく5つの要素があります。いずれが欠けてしまっても運営に大きく支障がでてしまいますので、まとめてみたいと思います

1. スケジュール調整
2. アジェンダ整理
3. タイムマネジメント
4. 議事録作成
5. タスク化

押さえておきたい5つの要素

1.スケジュール調整

少人数であればそこまで支障がでないミーティングのスケジュール調整ですが、人数が多ければ多いほど規模が大きくなり、候補日時の最大公約数の見つけ方が難しくなります。

また、次の課題としてミーティング当日に遅刻するメンバーがでる可能性があります。ミーティングの中心メンバーを把握して開始時間に遅れないように事前調整します。

2.アジェンダ

ブレストレベルから、ミーティングの時間と内訳、議題の確認まで必要な場合なとさまざまです。どの場合であっても、箇条書き程度のアジェンダは用意をするようにします。

日常的にアジェンダの項目と実際に必要となる時間を把握しておくことで、時間の感覚を養います。日頃の心がけが、アジェンダの内容を把握して限られた時間で進行する際に役に立ちます。

3.タイムマネジメント

アジェンダの時点で各議題に必ず時間を割り振っておきます。会議を進めていくと時間の超過は出てきますが、タイムキーパーを決めて、できるだけ誤差を少なくしましょう。

重要な議題については優先度を高めて先に実施します。それ以外の時間がかかりそうなアジェンダに関しては、事前に資料を共有し、意見をまとめてきてもらうと当日の進行もスムーズとなります。

4.議事録

自分でとるのか、人に任せるのか、ミーティングの前に議事録をとる役割を決めます。曖昧なまま進めると、実は誰もメモを取っておらず議事録に必要な情報をまとめることができないケースがでてきます。

議事録を取る際には、メモをできるだけ沢山記録として残しておきます。その際、忘れがちなのが、発言者が誰であるとか、どのアジェンダに対する発言かなど、メモに付随する情報が足りないとまとめる際に苦労することがあります。

そして、当日（もしくは翌日）までにメモを元に簡潔にまとめます。内容が不明な場合は、他のミーティング参加者に確認しましょう。記憶が曖昧になる前に、なるべく早く対応することが必要です。

5.タスク化

ミーティングのアウトプットとして大事になるのがタスク化です。

ミーティングを通して得られた合意事項を確認します。その後、アクションプランを明確にして、担当を決めて割り振ります。各タスクの期日を設定した上で、次回のミーティングまでに完了するようにします。

次回のミーティングまでに進捗を確認して、コントロールすることも重要です。メンバーの認識が曖昧なケースもありますので、議事録に記載することにより認識齟齬を防ぐようにします。

ミーティングを効率化するコツは基本を守ること

大小様々なミーティングが日々開催されていると思います。主催者・参加者のいずれの立場であっても、この5つの要素を意識することがミーティング運営改善のコツになります。

基本はあっても、中身は一つとして同じで無いのがミーティングの特徴になります。長年の経験で臨機応変な対応をしていくことが多くなっていきます。

基本を振り返りながら日々の積み重ねがミーティングを効果的、かつ効率的に運営していく最大のポイントとなります。

こちらの記事でミーティングの効率化することができる日程調整ツールを紹介してますので、ぜひご覧ください。

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