プレゼンテーションのやり方とは？テレワークでも使える基本的な方法を学ぼう

プレゼンテーション、通称プレゼンと聞いてどのようにイメージをするでしょうか。

緊張しておこなうイメージをお持ちの方が多いと思います。プレゼンの日にちが迫ってくれば来るほど緊張が高まるという方や夜寝られないという方もいるでしょう。

そのような緊張しがちなプレゼンテーションや会議ですが、コツを掴むことで今とは違う気持ちで臨むことができます。気持ちが整い落ち着いておこなうことができることで、モチベーションが高まり仕事が効率化するだけでなく、自信が持てるようになります。

そんな自信が持てるようになるプレゼンテーションや会議のコツは、日々の積み重ねで大きく変わってきます。塵も積もれば山となる、そんなプレゼンテーションやそこまでに至る方法をお伝えします。

プレゼンテーションを積極的にすることのメリット

プレゼンテーションを誰かしてもらえないかという空気になったときに、できることなら受けたくない避けたいという方が多いと思います。

積極的にしようという方は、仕事ができて自信がある方、もしくは誰もプレゼンテーションや会議をしないから自分がするしかないかと思う方がおそらく多いでしょう。

しかし、この避けがちなプレゼンテーションや会議をすることで大きなメリットが沢山あります。そのメリットをいくつかご紹介していきます。

仕事を複数同時進行しながら考えるなど日程の調節を考えられるようになる

どうしても仕事となると、ひとつに集中してしまいがちです。しかし、このプレゼンテーションをおこなうことで、普段の仕事の他にプレゼンテーションや会議の仕事が加わります。

そのように複数の仕事を持ち、同時進行をしながらおこなうようにせざるを得ないような状態になると、どのように進めたら良いかなど日程などのスケジュールを考えなければいけません。

スケジュールなどを組むようになると、自然とこの仕事はいつまでにどのくらいのペースでおこなわなければいけないかというスケジュールを意識するようになります。

これは、仕事だけでなく普段の生活にも活かすことができるので、メリットとしてとても大きいです。

分かりやすい説明をすることによって、コミュニケーション能力が高まる

プレゼンテーションや会議で大切なのは、いかに分かりやすくどれだけ相手に響かせることができるかがとても大切です。

プレゼンテーションや会議以外でも分かりやすい説明をすることはおすすめです。そのような誰かに説明をするときに、いかに自分の言葉で分かりやすく的確に人に伝えられるかが大事なポイントになってきます。

プレゼンテーションや会議も同様で、これらは沢山の方が聞いていることが多い為、より分かりやすく話を作成する必要があります。

このように分かりやすい説明を意識することで、今よりもコミュニケーション能力が上がることや人間関係がうまくいくようになることが分かっています。

また、自分が分かっていることを振り返ることで自分の問題点を見つめ返すことができます。

プレゼンや会議などの資料作成のおすすめ方法

プレゼンテーションや会議の資料を作成するときに悩むのが、どのように作成したらいいのだろうかということです。

資料を作成するときにおすすめの方法をいくつかの項目に分けてご紹介します。

1.ターゲットやテーマ伝えたいことなど具体化する

まず最初に大事なことは、そのプレゼンテーションや会議のテーマやターゲットを考えることです。おおよそのターゲットやテーマを考えるのではなく、より具体化することでイメージがわきやすく説明もどのようにしたらいいかを考えやすくなります。

2.プレゼン作成の際にそれぞれのかかる時間を逆算しておこなう

資料を作成するときに大切なことは他にもあります。それぞれのタイトルやテーマに合わせて、それぞれがどのくらい時間がかかるのかを振り分けておくこともポイントのひとつです。

振り分けておかずにそのままに順番におこなっていた場合、後の方になると日にちギリギリになってしまったり、期限が迫ってきて焦ってしまいがちです。

しかし、あらかじめひとつひとつがどのくらい時間がかかるのかを逆算しておくことでスムーズに行うことができます。

3.思った以上に進まないときのためにあらかじめ時間の余裕を作っておく

作成していると、スムーズにできるところもあればスムーズにできずに時間ばかりたってしまうことも出てくることがあります。

しかし、あらかじめ進まないときのために時間を別に作っておくことで焦らずにおこなうことができます。

また、そのような余裕を作っていくことは、普段の仕事やプライベートなどでも活かすことができるので積極的におこなうことはとてもおすすめです。

4.難しいところは飛ばして最後にまわすなど工夫も必要

テーマにそって、順番に考えながら作成していくことも、大切な要素のうちのひとつですが、あまりにも時間がかかりすぎてしまう、もしくはそのような可能性があると考えられる場合には、その部分を飛ばしてみることも方法の1つとしておすすめです。

その場合、他の部分はスムーズにおこなえることも多いので、スムーズにできるところから先に進めていき最後に難しいところに時間をかけるという方法をおすすめします。

これは、普段の仕事でも応用としておこなうことができます。つまずいているところを飛ばして最後にすることで効率化できます。

プレゼンや会議をよりスムーズにするために

プレゼンテーションや会議をよりスムーズにするための方法をいくつかの項目に分けてご紹介します。

プレゼンや会議に必要な時間をより具体化して考える

プレゼンテーションや会議にかかる時間をどのくらいかという目安を作ることも大切ですが、どこの項目はこのくらい時間をかけるというようにより具体的にする事をおすすめします。

そのようにすることで、行き詰まった項目ができてしまったときにどのくらいの時間をかけることができるのかなどスケジュールを組み直すときに便利です。

スケジュールを周りと共有することで日程を調節しながらおこなう

プレゼンテーションや会議などの発表は自分でおこなうと言っても、他のスケジュールなどとの管理が大切になってきます。

また、一人で作成される場合もありますが複数人でプロジェクトを抱える場合もあります。

そのときに大切なことは周りとのコミュニケーションです。テーマやターゲットなどの共有はもちろん、どのくらい進んでいるのかいつ頃完成するのかなど細かく周りに話すことも大切です。

人前が苦手な人もチャレンジしてみることもひとつの方法

人前に立つことが得意な方よりも苦手な方が多いでしょう。

どうしても避けがちなプレゼンテーションですが、積極的に行うことはメリットがあります。そのメリットについてご紹介します。

なぜ人前が苦手な人におすすめするのか、その理由とは

人前での発表などの前の段階から緊張してしまいがちの方は、その事前の段階で緊張をほぐすことが大切です。緊張をほぐしておこなえるようにするためには、積極的に人前に出て慣れることがおすすめです。

人それぞれ人前に出るシーンで慣れる場面やリラックスして行える場面が異なります。そのため、仕事で人前に出なくてはいけないということではなく、プライベートや習い事など積極的に人前に出られると自分で思える機会を増やすことで人前になれるという方法がおすすめです。

自己肯定感が上がるとメリットが多い

自分ができないと思い込んでしまうと気持ちが沈んでしまったり、自己肯定感が下がってしまう可能性もあります。

人前に出るのが緊張して苦手だったことが、人前に出ることが比較的大丈夫と自分で思われるシーンで積極的に人前に出ることで慣れていくことで、苦手でできなかったと思っていたことができるようになることで自己肯定感が上がります。

自己肯定感が高い方は普段の満足度が高いことも分かっていますので、ぜひ自己肯定感をあげるためにもおこなってみてください。

まとめ

会議などで苦手と意識しがちなプレゼンテーションですが、時間を逆算したり周りと情報を共有するなどをすることでプラスにできます。

また、積極的に人前に出る機会を増やすことで人前に慣れ、自分が今までできなかったことや悩んでいたことができるようになることそして悩みが減ったことで気持ちに変化が出てきます。

その結果として、自分に自信が持てるようになり、自己肯定感があがります。

ぜひプレゼンテーションや会議が苦手な方は試してみてください。