Googleカレンダーでのタスク管理の方法とは？スケジュールと一緒に管理する方法を徹底解説！

todoリストの使い方

ここでは、ここではタスク管理をするためのtodoリストの使い方をお伝えします。

タスクというのは、時間が明確に決まっていない作業のことです。たとえば、「〇日までにメールを送るといった期限付きの業務」や「業務を遂行するための手順」が該当します。

カレンダーを開いてtodoリストをクリックする

まずは、カレンダーを開いて右端にあるtodoリストをクリックしてください。

カレンダーを開いてtodoリストをクリックする

todoリストが表示されたら、はじめて使う場合は、「使ってみる」をクリックしてください。

タスクを登録する

todoリストにタスク内容を記入して、簡単にタスク登録が可能です。「タスクを追加する」のボタンをクリックすると複数のタスクを登録できます。

タスクを並べ替える

タスクをドラッグすると、簡単に並べ替えることができます。業務の手順を見直す際にも、重宝する機能です。

タスクの詳細やサブタスクを登録する

タスク右端の鉛筆マークをクリックすると、詳細を記入したり、サブタスクを登録したりできます。サブタスクは、書類や持ち物などのチェック表としても使えますね。

終わったタスクを消す

タスクが終わったら、チェックマークをワンクリックするだけで消すことができます。

新しいリストを追加してタスクを分類する

リストの役割は、タスクを属性やカテゴリーに分類することです。はじめは、アカウント名が付けられたリストのみが登録されています。必要に応じて、新規にリストを追加していきましょう。

では、次にタスクをカレンダー上に反映する方法をお伝えします。カレンダー上に反映することで、さらに情報が明瞭になりますよ。

リモートワーク中のスケジュールとタスクを一緒に管理する

Googleカレンダーでは、todoリストのタスクに日時を指定することで、カレンダー上にタスクを表示することが可能です。ここでは、タスクをスケジュールに表示する方法と、タスクとスケジュールの使い分けを解説します。

タスクをカレンダーに表示する方法

タスクをカレンダーに表示するには、カレンダー左下のtodoリストの項目にチェックマークを入れてください。

期限を指定したい場合は、タスクの詳細に日時を記入するといいです。もしくは、時間指定をせずに「繰り返し」で登録すると、毎週、あるいは毎日のルーティン化した業務内容も登録できます。

とはいえ、カレンダー上にスケジュールとタスクを表示する場合、使い分けに迷いますよね。そこで、次にスケジュールとタスクの使い分けについてお伝えします。

タスクとスケジュールの違いは？

タスクは、時間が明確に決まっていない業務です。対して、スケジュールは明確に時間が決まっています。

たとえば、〇日〇時にメールを送信するタスクは、〇日〇時より前であればいつメールを送ってもかまいません。対して、〇日〇時～△時にミーティングといったスケジュールの場合は、〇日〇時～△時に参加する必要があり、指定の日時以外は参加できません。

つまり、次のように理解しておくといいでしょう。

• タスクは、期限以内であればいつでも遂行できる業務で、時間的な融通が利く
• スケジュールは、一定の決まった時間内でしか遂行できない業務で、時間的な融通が利かない

では次に、スケジュールとタスクを使い分けた時間管理を、Googleカレンダー上でおこなう具体的な手順を解説します。

融通が利くタスクをカレンダー上で動かす

タスクの方がスケジュールよりも時間的な融通が利きます。そのため、変更しづらいスケジュールに合わせてタスクを動かすといいでしょう。

カレンダー上で直感的に操作できるので、ITツールを使い慣れていない人でも簡単に操作できます。

カレンダー上で動かしたタスクの変更は、todoリストの方にも反映されます。さらに、スマートフォンアプリとの併用もできるのが、便利なところです。

スマートフォンアプリでリモートワーク外でもタスク管理ができる

todoリストには、スマートフォンアプリもあります。そのため、スマートフォンにtodoリストのアプリをダウンロードしておけば、外出先のちょっとした時間にもタスクを追加したり、消去したりできて便利です。

さらに、アプリとパソコンのtodoリストは同期するため、スマートフォンのデータをパソコン上でも一元管理できます。

最後に、リモートワーク中に煩雑になりやすいタスクとして、メール管理があります。次に、メールをタスクとして登録する方法をお伝えします。

リモートワーク中に受信したメールをtodoリストにタスクとして登録

GoogleのメールサービスGmailにも、todoリストの機能があります。

そのため、メール自体をタスクとして登録できます。タスクとして登録されたメールに時間指定することで、他のタスクと同じように、カレンダー上へと反映できます。

メールの送信や確認のタスクに期限を設けることで、メールの確認し忘れや返信し忘れなどのミスを防ぐこともできますね。

リモートワークのタスクは、スケジュールと一緒に管理しよう

リモートワークで複雑になったタスク管理を、Googleカレンダーを使うことで、すっきりと管理できます。

タスクとスケジュールをカレンダーで一緒に管理するメリットは、比較的に融通が利くタスクを動かして、スケジュールに合わせて予定を調整できることです。ただし、そのメリットを生かすためにも、タスクとスケジュールを区別しておきましょう。

カレンダーでタスク管理をして、忙しい合間に、雑務的なタスクを処理すると、リモートワークも効率化できることでしょう。

ばらばらになった情報を一元管理して、リモートワークを効率化したい場合は、Googleカレンダーを使ってみてはいかがでしょうか。

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