Googleカレンダーでタスク管理！スケジュールとToDoをまとめて効率化する方法

todoリスト（Google Tasks）の使い方

ここではタスク管理をするための、Google ToDoリスト（Google Tasks）の使い方をお伝えします。

タスクというのは、本来は時間が明確に決まっていない作業のことです。たとえば、「〇日までにメールを送るといった期限付きの業務」や「業務を遂行するための手順」が該当します。

カレンダーを開いてToDoリストをクリックする

まずは、カレンダーを開いて右端のサイドパネルにあるToDoリスト（チェックマークのアイコン）をクリックしてください。最近のインターフェースでは、アイコンをクリックするだけで直接利用を開始できます。

タスクを登録する

ToDoリストにタスク内容を記入して、簡単にタスク登録が可能です。「タスクを追加する」のボタンをクリックすると複数のタスクを登録できます。また、重要なタスクには⭐スターを付けて強調表示し、後からスター付き順に絞り込みや並べ替えをすることも可能です。

タスクを並べ替える

タスクをドラッグすると、簡単に並べ替えることができます。業務の手順を見直す際にも、重宝する機能です。

タスクの詳細やサブタスクを登録する

タスクの編集画面を開くと、詳細を記入したり、サブタスクを登録したりできます。大きなタスクはサブタスクで細分化でき、書類や持ち物などのチェック表としても使えます。

終わったタスクを消す

タスクが終わったら、チェックマークをワンクリックするだけで完了扱いになりリストから消すことができます。

新しいリストを追加してタスクを分類する

リストの役割は、タスクを属性やカテゴリーに分類することです。プロジェクト別や「仕事」「プライベート」などの用途別に複数作成できます。必要に応じて、新規にリストを追加していきましょう。

では、次にタスクをカレンダー上に反映する方法をお伝えします。カレンダー上に反映することで、さらに情報が明瞭になります。

リモートワーク中のスケジュールとタスクを一緒に管理する

Googleカレンダーでは、ToDoリストのタスクに日時を指定することで、カレンダー上にタスクを表示することが可能です。ここでは、タスクをスケジュールに表示する方法と、タスクとスケジュールの使い分けを解説します。

タスクをカレンダーに表示する方法

タスクをカレンダーに表示するには、カレンダー左下の「ToDoリスト」や「Tasks」の項目にチェックマークを入れてください。

期限を指定したい場合は、タスクの詳細に日時を記入します。期限が迫っている場合は、繰り返しリマインダー通知で完了を促す「アクションの提案」機能も提供されており、うっかり忘れを防止できます。また、時間指定をせずに「繰り返し」で登録すると、毎週、あるいは毎日のルーティン化した業務内容も登録できます。

タスクとスケジュールの違いと最新のタスク管理

本来、タスクは時間が明確に決まっていない業務であり、スケジュールは明確に時間が決まっているものです。

たとえば、〇日〇時にメールを送信するタスクは、〇日〇時より前であればいつメールを送ってもかまいません。対して、ミーティングといったスケジュールの場合は、指定された時間に参加する必要があります。

しかし最新のGoogleカレンダーのアップデートにより、タスクにも予定表上で時間をブロック（割り当て）できるようになりました。これにより、「時間的な融通が利くタスク」であっても、「この作業に何時間充てるか」を明示してカレンダー上に時間を確保する一体的な管理が可能になっています。

融通が利くタスクをカレンダー上で動かす

カレンダー上で空いている時間枠をクリックし、新規予定を作成する代わりに「タスク」を選ぶことで、予定表上にタスク用の時間ブロックを作成可能です。従来のように「作業用のダミー予定」を入れる必要がなくなりました。

さらにWorkspaceユーザー（ビジネスアカウント）であれば、そのタスク時間中は自動で「ビジー」設定にして通知や他の会議招集をブロックする「おやすみモード」や「自動辞退」も利用でき、集中時間を邪魔されないよう保護できます。

カレンダー上で動かしたタスク日時の変更は、ToDoリストの方にもリアルタイムで反映されます。

スマートフォンアプリでリモートワーク外でもタスク管理ができる

ToDoリストには専用のスマートフォンアプリがあります。それに加え、最新のアップデートによりGoogleカレンダーのモバイルアプリ（Android版やiOS版）でもタスクリストをフル表示・編集できるようになりました。

パソコンと同様にスマートフォンのカレンダーアプリから直接タスクを追加・閲覧できるため、外出先のちょっとした隙間時間にもスケジュールとタスクを一括で確認・処理できて非常に便利です。アプリとパソコンのデータは常に同期されるため、どこからでも一元管理が可能です。

各サービスからのタスクやメールをToDoリストに一元管理

Googleは近年、タスク管理のハブとしてToDoリスト（Google Tasks）への統合を進めています。GmailやGoogle Keep、Google Chat、Google ドキュメントなど各サービスから追加したタスクやリマインダーを一元管理できるようになりました。

たとえば、Gmailで受信したメールをそのままタスクとして登録し、期限を設けることで返信忘れを防ぐことができます。また、Google Chatのスペース（チャットルーム）内でメンバーにタスクを割り当てると、それぞれのToDoリストにも反映され、チーム全体で進捗を可視化・共有することも可能です。

リモートワークのタスクは、スケジュールと一緒に管理しよう

リモートワークで複雑になったタスク管理も、GoogleカレンダーとToDoリストの連携機能を使うことで、すっきりと管理できます。

タスクとスケジュールをカレンダーで一緒に管理する最大のメリットは、空き時間にタスクを割り当てて時間をブロックし、スケジュールに合わせて柔軟に予定を調整できることです。Workspaceの機能を活用すれば、作業中の集中力を維持するための工夫も簡単に行えます。

カレンダーでタスクを一元管理し、忙しい合間に効率よく処理していくことで、リモートワークの生産性は大きく向上するでしょう。

ばらばらになった情報を一元管理して、日々の業務を効率化したい場合は、ぜひ進化したGoogleカレンダーとToDoリストを活用してみてください。

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