Notionの使い方・タスクも情報もまとめて管理

Jicoo(ジクー)
2023年11月7日(火)
目次
  • 1. Notionとは?
    • 2. Notionをおススメする理由
      • 3. Notion活用事例
        • 4. Notionのアカウントを作ろう
          • 5. Notionの使い方:テンプレートを使ってタスク管理シートを作ってみよう
            • 6. Notionの使い方:写真付き社員データベースを作ってみよう
              • 7. Notionはスマホでも使える
                • 8. Notionを活用するメリット
                  • 9. Jicoo(ジクー)について

                  議事録のドキュメントファイルと、画像、関連URL…異なるファイルの管理で悩まれている方、Notionを使えばまとめて管理できます。


                  社内ポータルサイトを作りたいけれど時間がないという方、Notionなら簡単かつ美しく作ることができます。

                  Notionは様々な情報を一元管理できる多機能ツールです。
                  ただ多機能すぎて、具体的にどのように使えばよいのか、難しいのではないかと思っている方も多いのではないでしょうか。

                  本記事では、Notionを使ってできることを紹介し、簡単な使い方をやさしく解説します。

                  まずは触ってみるところから始めてみましょう。

                  ▼Notionに回答を連携できる「Jicoo」がおすすめ!

                  手軽にアンケートフォームや問い合わせフォームが作成できます。まずは無料でフォームを作ってみましょう。

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                  Notionとは?

                  Notionは、アメリカの企業であるNotion Labs Inc.が提供しているワークスペースアプリです。

                  Notionには以下の機能が搭載されています。

                  • メモ
                  • タスク
                  • Wiki
                  • データベース

                  Notionを使えば、Webページのブックマークにコメントを付けて整理したり、議事録と画像の資料を同じページに保存したりと、フォルダにファイルをまとめるのとは全く違うアプローチで情報を整理できます。

                  Notionをおススメする理由

                  Notionは情報を管理するのにもってこいのツールです。
                  Notionをおススメする理由を解説します。

                  無料で使える

                  Notionには、無料プランが用意されています。
                  個人で利用する場合は、無料プランでも充分に活用できます。
                  チームで利用する場合は、有料プランの方がよりNotionの良さを活かすことができるでしょう。

                   フリープラスビジネスエンタープライズ
                  月額無料$8(年払い)
                  $10(月払い)
                  $15(年払い)
                  $18(月払い)
                  お見積り
                  ブロック数個人:無制限
                  2名以上:100ブロック
                  無制限無制限無制限
                  ファイルのアップロード最大5MB無制限※1ファイル5GBまで無制限※1ファイル5GBまで無制限※1ファイル5GBまで
                  ページ履歴7日間30日間90日間無制限
                  招待ゲスト10名100名250名カスタム
                  他アプリ接続(slack,Zapierなど)
                  Notion AI
                  オプション
                  $10(月払い)$8(年払い)
                  $10(月払い)
                  $8(年払い)
                  $10(月払い)
                  $8(年払い)
                  $10(月払い)

                  共同編集ができる

                  Notionの共有機能を使えば、チームのメンバーと共同編集ができます。

                  共有の権限レベルが設定でき、閲覧だけ許可する、特定のメンバーにだけ編集を許可するなどコントロールすることが可能です。

                  万が一データを消されてしまっても、無料版であれば7日間、有料版であれば30日~無期限の期間は復元できます。
                  また、誰がいつ操作を行ったかもログに残っているため安心です。

                  他ツールとの連携が充実


                  クラウドストレージOneDrive、GoogleDrive、Dropbox、box
                  コミュニケーションツールZoom、Slack
                  ホワイトボードmiro
                  タスク管理Trello、Jira、Asana
                  SNSTwitter、Youtube
                  データベースGitLab、GitHub
                  カレンダーGoogleカレンダー
                  マップGoogleマップ
                  デザインFigma、Sketch

                  上記以外にも多くのアプリがNotionに対応しています。

                  マルチデバイス対応

                  Notionはマルチプラットフォーム対応しているため、どの端末からでもNotionにアクセスが可能です。

                  ブラウザMicrosoft Edge、Google Chrome、Firefox、Safari
                  PC版アプリMac、Windows
                  モバイル版アプリiOS(15.0以降)、Android(8以降)

                  Notion AIでさらに便利に

                  Notion AIでは、Notionに保存されている内容を読み取り、作業をAIに依頼できます。

                  • 選択した文章を要約
                  • 内容から必要なアクションを読み取り、ToDoリストを作成
                  • 文章から重要事項を箇条書きでピックアップ
                  • 文章の修正(誤字脱字チェック、指示したイメージに文章を書き換える、文字数を増やしたり減らしたりする、など)
                  • 翻訳


                  Notion AIは20回まで無料で試すことができます。
                  トライアル後は、月額$8~$10(契約による)で利用が可能です。

                  Notion活用事例

                  ToDo、タスク、予定管理としてNotionを使う

                  NotionではTrelloのようなタスク管理を作成することもできます。


                  タスク管理ページを一つ作れば、タスクの終了期限をカレンダーに表示したり、リストを作成したりということも、ほんの数クリックでできてしまいます。

                  Notionでナレッジベースを作る

                  ナレッジベースとは、情報を一か所にまとめたデータベースのことです。

                  例えば、総務で管理している就業規則や勤怠管理に関するドキュメント、経理で管理している経費精算に関するドキュメントなど、社内を横断する情報をまとめて表示することができます。

                  Notionでメモ、日記を書く

                  Notionでメモを作成すると、見出しや画像、動画などが埋め込みできるため、様々なフォーマットの関連情報を一つのページで参照できます。

                  ビューを切り替えれば、タイトルのリストや、いつ誰が作成したかを表示するテーブルを自由に作成することができます。
                  ドキュメント管理用のExcelを作成する必要はもうありません。

                  Notionのアカウントを作ろう

                  Notionにアクセスします。

                  メールアドレスを入力して、[サインアップ]をクリックします。

                  メールアドレスでログインする]をクリックします。

                  Googleアカウント、またはAppleアカウントを使ってログインすることもできます。


                  その場合は、[Googleアカウント/Appleアカウントでログインする]をクリックしてください。

                  登録したメールアドレスに、サインアップコードが送付されます。

                  メールに書かれているサインアップコードをコピーして、[サインアップコードを貼り付けてください]に貼り付けます。

                  新規アカウントを作成する]をクリックしてください。

                  Notionで使用する名前とパスワードを入力し、[続ける]をクリックします。

                  用途を選択して、[続ける]をクリックします。

                  Notionアカウントが作成されました。

                  Notionの使い方:テンプレートを使ってタスク管理シートを作ってみよう

                  1.テンプレートをインポートする

                  画面左端にあるメニューから、[テンプレート]をクリックします。

                  テンプレート一覧から、[ToDoリスト]をクリックして開きます。
                  テンプレートを入手]をクリックしてください。

                  ページに「タスク」が追加されました。

                  2.入力項目を追加する

                  まずは、タスクの入力項目を編集しましょう。

                  新規]の右にある下向き矢印をクリックします。
                  +新規テンプレート]をクリックしてください。

                  タスクのテンプレートに初期設定されている登録項目が表示されました。
                  不足している項目を追加し、不要な項目を削除しましょう。

                  「重要度」の項目を追加したいので、[+プロパティを追加する]をクリックします。

                  *****4使い方・タスク_006*****

                  プロパティを検索、追加]に「重要度」と入力します。

                  選択して追加]に[重要度]が表示されますので、クリックします。

                  重要度プロパティの詳細が開きます。
                  重要度は選択入力にしたいので、種類をテキストからセレクトに変更します。

                  種類の[テキスト]をクリックします。

                  セレクト]をクリックします。

                  種類がセレクトに変更されました。
                  次に、選択項目を作成します。

                  +オプションを追加]をクリックすると、オプションの入力欄が表示されます。

                  入力欄に選択項目を入力していきます。

                  」と入力して、[Enterキー]を押すとオプションが追加されます。
                  続けて、「」「」と入力していきましょう。

                  選択項目が作成されました。

                  3.選択項目の色を変更する

                  自動付与された色を変更します。

                  色を変更するオプションをクリックし、変更後の色を選択しましょう。

                  同様に、「中」と「低」も変更しましょう。

                  オプションメニューは、メニュー以外のNotion画面をクリックすると閉じることができます。

                  4.選択項目の表示順を変更する

                  次に、表示の順番を変更します。

                  今は登録した順で「低・中・高」と並んでいますので、「高・中・低」に変更します。

                  」の左側にある6つの点をクリックした状態で、「」の上まで移動して離してください。

                  *****4使い方・タスク_012*****

                  」が「」の上に移動できました。
                  同様にして並べ替えを行います。

                  ABC順に並べ替えることもできます。

                  並べ替え]をクリックし、[アルファベット順]を選択すると、アルファベット順に並べ替えることが可能です。

                  プロパティに[重要度]が追加されました。

                  5.入力項目を削除する

                  不要なプロパティを削除しましょう。

                  削除するプロパティをクリックします。

                  プロパティメニューから、[プロパティを削除]をクリックしてください。

                  削除]をクリックします。

                  戻る]をクリックして、元の画面に戻ります。

                  6.ビューを切り替える

                  表示されているExcelのような画面は、[テーブル]ビューです。

                  タスクのテンプレートには、[ボード]ビューも用意されています。
                  ボード]タブをクリックしましょう。

                  タスク管理ツールのような画面が表示されました。

                  タスクの追加や変更は、[ボード]ビューでも可能です。

                  「未着手」のタスクをドラッグアンドドロップして「進行中」に移動すると、タスクのステータスは「未着手」から「進行中」に変わります。

                  テーブルビューとボードビューの内容は連動します。

                  紹介した以外にも、項目の追加やビューの追加など自由にできるところが、他にはないNotionの優れた機能です。
                  ぜひ自分仕様のタスク管理ページを構築してみてください。

                  Notionの使い方:写真付き社員データベースを作ってみよう

                  前項ではテンプレートからページを作成しましたが、本項では最初からページを作る方法を紹介します。

                  1.新しいページを作成する

                  +ページを追加]をクリックします。

                  ページのタイトルを[無題]に入力します。

                  ページタイトルを入力すると、画面左のサイドバーと画面上部のページタイトルも一緒に変更されます。

                  ページタイトルの上にマウスをあてると、[アイコンを追加]メニューが表示されます。

                  アイコンを追加]をクリックし、アイコンを選択しましょう。
                  アイコンを選択すると、ページタイトルの前にアイコンが表示されます。

                  カバー画像を追加]をクリックすると、ページタイトルの上に画像を挿入できます。

                  画像を変更したいときは、カバー画像の上にマウスをあてます。
                  カバー画像を変更]をクリックすると、画像選択画面が表示されますので、任意の画像をクリックして選択、または画像をアップロードすることも可能です。

                  2.テーブルを追加する

                  社員リストを入力するテーブル(Excelシートのようなもの)を追加しましょう。

                  新規ページを追加にある[テーブル]をクリックします。

                  新規ビューが作成されました。

                  +新規データベース]をクリックします。

                  テーブル形式のデータベースが作成されました。

                  このままでは、入力項目が足りないので項目を追加します。

                  新規]の横にある下向き矢印をクリックし、[+新規テンプレート]をクリックします。

                  データの種類を選択し、プロパティ名を付けます。

                  社員番号をプロパティに加えたいので、[数値]を選択します。

                  プロパティ名に「社員番号」と入力しましょう。

                  社員番号」が追加されました。

                  同じ手順で、以下のプロパティを追加していきます。

                  種類プロパティ名
                  日付入社日
                  日付生年月日
                  マルチセレクト所属
                  ファイル&メディア顔写真

                  プロパティが作成できたら、画面のグレー部分をクリックして、テーブルビューに戻りましょう。

                  3.社員データを入力する

                  テーブルにデータを入力していきます。

                  数値やテキストは入力欄をダブルクリックして入力します。

                  日付を入力する

                  日付はカレンダーをクリックして入力するか、入力枠に直接日付を入力してください。

                  セレクト項目を追加して入力する

                  セレクト入力枠をクリックすると選択項目が表示されます。入力する選択肢をクリックしましょう。

                  項目を新しく追加する場合は、[オプションを検索する]に項目名を入力します。
                  新規作成]をクリックすると、該当のオプションが入力され、選択項目に追加されます。

                  選択項目の色や項目名を変える場合は、項目にマウスをあてると表示される[]をクリックして変更メニューを表示させます。

                  色や名前を変更したら、変更メニュー以外の場所をクリックして閉じます。

                  画像ファイルを追加する

                  顔写真を追加するには、入力枠をクリックしてファイル追加メニューを表示します。

                  ファイルを選択]をクリックして、ファイルが保存されているフォルダを開きます。

                  画像をダブルクリックして挿入します。

                  入力が完了しました。

                  4.ギャラリービューを追加する

                  顔写真を見やすくするために、ギャラリービューを追加しましょう。

                  テーブルビュー]の右横にある[]をクリックします。

                  新規ビューのメニューが表示されました。

                  ギャラリー]をクリックします。

                  ギャラリービューが作成されましたが、顔写真が表示されていません。

                  ギャラリーに画像を表示させる

                  顔写真を表示させるには、[カードプレビュー]をクリックします。

                  メニューから[顔写真]をクリックしてください。

                  顔写真が表示されました。

                  画像がカードのサイズに合っていないので、補正しましょう。

                  画像を表示枠のサイズに合わせる]をオンにします。
                  カードサイズに合わせて画像の表示が小さくなりました。

                  ギャラリーに表示するプロパティを追加する

                  ギャラリービューには名前だけ表示されている状態です。
                  所属も表示させましょう。

                  画面右側の[]をクリックします。

                  ビューのオプションから[プロパティ]を選択してください。

                  プロパティ名の横に目のマークに斜線のアイコンがあります。

                  これは、プロパティが非表示であることを示しています。

                  所属]をクリックして、プロパティの編集を開きます。

                  ビューで表示]をクリックしてください。

                  ギャラリービューに[所属]が表示されました。

                  *****5使い方・社員データベース_024*****

                  顔写真付きの社員リストが作成できました。

                  フィルターを追加すると、特定の部署だけ表示することも可能です。

                  Notionはスマホでも使える

                  Notionは、Webブラウザやデスクトップアプリ以外に、iOS、Androidのアプリでも利用できます。


                  iOS(iPhone)

                  Android

                  アプリをインストールし、ログインします。

                  メールアドレスでアカウントを取得した場合は、[メールアドレスでログイン]をタップします。


                  登録したメールアドレスを入力し、[メールアドレスでログインする]をタップしてください。


                  続けて、パスワードを入力し、[ログイン]をタップします。

                  スマホのNotionホーム画面が開きました。

                  使いたいページをタップして開きます。

                  ビューを切り替える場合は、ビューをタップすると変更できます。

                  データを追加するには、ページ名の右側にある[]をタップします。

                  入力ページが表示されました。
                  データを入力します。
                  Notionはクラウドに自動保存されますので、インターネットに接続されていれば、自動的にパソコンのNotionと同期します。

                  Notionを活用するメリット

                  Notionの基本的な使い方を紹介しました。

                  今回扱った機能は、Notionのごく一部です。
                  他にも関数やリレーション、他のツールとの連携による自動化など様々な機能が用意されています。

                  Notionを使うメリットは、Notionの便利な機能が使えることに加え、「Notion×他のツール」という掛け算ができる点にあります。
                  Notionを使いこなせば、今ある業務の効率化だけでなく、新たなアプローチを創出することができるでしょう。

                  Jicoo(ジクー)について

                  予約システムを導入すると収益、業務効率化に多くのメリットがあります。どの予約システムが良いか選択にお困りの方は、普段使っているGoogleカレンダーやOutlookなどのカレンダーサービスをベースにした予約管理システムの導入がおすすめです。

                  チームで使える予約管理システム「Jicoo」とは?

                  Jicoo(ジクー)は無料で使えて予約管理、事前決済(集金)、顧客管理まで対応。PC・スマホどちらでも見やすく使いやすい予約システムです。
                  カレンダーと接続して予約ページ作成
                  カレンダーと接続して予約ページ作成
                  GoogleカレンダーやOutlookなど利用中のカレンダーサービスと接続するだけで予約ページを作成。
                  空き状況をリアルタイムに表示
                  空き状況をリアルタイムに表示
                  カレンダーの予定を確認し、予約可能な日程を自動で表示します。メールやチャット等で作成した予約ページのURLを共有して、日時を予約してもらいましょう。
                  Web会議のURLも自動で発行
                  Web会議のURLも自動で発行
                  ゲストが都合の良い日時を選択すると予約完了。あなたのカレンダーに予定が自動で入りWeb会議のURLも自動で発行されます。
                  法人・チーム利用のお問い合わせ
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