Outlook 予定表グループでチーム運営を円滑にするアイディア3選 設定方法を解説

チームを円滑に運営するためには、必要なコミュニケーションは残し、必要のないコミュニケーションをカットする必要があります。

コミュニケーションの最適化手段として、チャットツールや社内ポータルサイトを導入するほかに、「予定を共有」することも効果的な手段の1つです。

この記事では、Outlookを使った予定の共有方法を3つ紹介します。

1. 各々の予定表をグループ化し、まとめて表示する方法
2. メンバーの予定表を並べて表示して空き時間を調べ会議に招待する方法
3. 1つのカレンダーをメンバーで共有する方法

パソコンにインストールされている「デスクトップ版」、インターネットブラウザで使う「Web版」それぞれのOutlookで設定する方法を解説します。

①Outlook「予定表グループ」機能でメンバーの予定を把握

Outlook予定表の共有機能を使うと、自分のカレンダーにメンバーの予定表を表示できます。

この共有した予定表をグループ化して、まとめて表示・非表示を切り替えできるようにするのが「予定表グループ」です。

予定業グループのメリット

• メンバーの予定をまとめて確認できる
• ワンクリックでメンバーの予定表を表示／非表示切り替えができる

おススメの使い方

• 在席などの問い合わせ対応をすることが多い方が、同じ部署のメンバーをグループ登録する
• マネージャーの方が、スケジュールの状態によって仕事を振り分ける業務に使用する

「予定表グループ」の設定方法

先にグループに入れるメンバーに予定表の共有を依頼しましょう。

予定表が共有できたら、「予定表グループ」を作成します。

［個人用の予定］の上で右クリックします。
［新しい予定表グループ］をクリックしてください。

予定表グループ名を入力して、［Enterキー］を押します。

次に、グループにメンバーを入れましょう。

メンバーのカレンダー名をクリックした状態でグループ名の上まで持っていき、グループ名の上でクリックを離します（ドラッグ＆ドロップします）。

グループ名の直下にメンバーの名前が入りました。
他のメンバーも同じようにします。

予定表をメンバーごとに分けて表示するには、メンバー名の左側にある［→］をクリックすると表示を変更できます。

1つにまとめて表示したい場合は、［←］をクリックしましょう。

「予定表グループ」メンバーを追加・削除する

追加メンバーに予定を共有してもらいます。

共有依頼メールが届いたら、［承諾］をして自分の予定表に表示させましょう。

個人用の予定表に表示されたメンバー名をクリックした状態でグループ名の上まで持っていき、グループ名の上でクリックを離します（ドラッグ＆ドロップします）。

メンバーの予定表を削除する場合は、削除するメンバー名を右クリックします。

［予定表の削除］をクリックしてください。

Web版Outlookで「予定表グループ」を設定する方法

Web版のOutlookも操作はほぼ同じです。
［個人の予定表］の上にマウスポインタを置きます。
［…］が表示されますので、クリックしましょう。

［新しい予定グループ］をクリックします。

予定表グループ名を入力して、［Enterキー］で確定します。

メンバーをグループに追加するには、メンバー名をドラッグ＆ドロップして予定表グループ名に入れましょう。

②Outlook「グループスケジュール」でメンバーの空き時間を把握する

Outlookの予定表には、「日・週・月」以外に「グループスケジュール」という表示方法があります。

グループスケジュール表示をすると、予定表を縦に並べてスケジュールの比較をすることができます。

グループスケジュールのメリット

• 画像の矢印部分にすべての予定表の予定の有無を表示　ひと目で空き時間が確認できる
• グループスケジュール画面から会議依頼メールを送信できる

おススメの使い方

• 会議参加者の予定をグループスケジュール表示して、会議の日程候補をピックアップする
• 会議参加者の予定をグループスケジュール表示して空き時間を確認、会議依頼メールを送信する

「グループスケジュール」を表示する方法

表示したい予定表にチェックを入れます。グループスケジュール表示してからでも変更できます。

次に、［グループスケジュール］をクリックします。

表示が切り替わりました。

カレンダーの［＞］をクリックすると次月を表示します。
別の週を表示するには、カレンダーの日付をクリックします。

グループスケジュールは1週間分の予定を表示します。
右にスクロールすると先の予定が確認できます。

次の日の予定を確認する場合は、カレンダー左上にある［＞］をクリックしましょう。

グループスケジュール表示では、稼働時間外を表示しません。
稼働時間はオプションで変更できます。

［ファイル］を開きます。

［オプション］をクリックします。

［予定表］をクリックしましょう。

稼働時間の項目を変更し、［OK］をクリックします。

「グループスケジュール」にメンバーを追加・削除する

予定表のチェックをオフにすると、非表示になります。
表示追加する場合は、チェックをオンにしましょう。

「グループスケジュール」から会議依頼メールを送る

会議を入れたい日時をクリックして青くします。
［Shiftキー］を押しながらクリックすると、複数選択できます。

［新しい会議］をクリックし、［全員と会議］をクリックします。

メール作成画面が起動します。

次の項目が自動でセットされます。

• ［必須］に予定表に表示されていたメンバーのメールアドレス
• 予定表で選択した日時

タイトル、参加者などを追加編集して、送信します。

カレンダーに予定が追加されました。

Web版Outlookで「グループスケジュール」を表示する方法

Web版Outlookにグループスケジュール表示機能はありません。

③メンバー全員で1つの予定表を共有

１つの予定表を複数のメンバーで編集・閲覧する方法を紹介します。

共有予定表のメリット

• チームメンバーであれば誰でも編集でき、他のメンバーにリアルタイムで共有できる
• 編集を許可するメンバー、閲覧のみのメンバーを分けて運用できる

おススメの使い方

• マネージャーが共有予定表を作成し、部下とカレンダーを共有して運用する
• 会社カレンダーを作成し、社員で共有。社内のスケジュールを各部署で更新する（例：総務は健康診断の日程、経理は年末調整の日程を入れるなど）

「共有予定表」を作成する手順

［予定表の追加］を開き、［新しい空白の予定表を作成］をクリックします。

［名前］に予定表の名前を入力します。
次に、［フォルダーを作成する場所］で［予定表］をクリックして［OK］します。

先ほど作成した予定表の名前を右クリックしてください。
メニューの中から［共有アクセス許可］をクリックします。

プロパティのアクセス権タブが開きました。
［追加］をクリックします。

メンバーの連絡先をダブルクリックすると追加できます。
続けて他のメンバーをダブルクリックして追加していきましょう。

グループ連絡先は選択できません。

登録できたら、［OK］をクリックします。

アクセス許可レベルを変更しましょう。
共同編集者にしたいメンバーをクリックして選択します。
アクセス権の［編集可能］にチェックを入れます。

すべて変更が完了したら、［OK］をクリックして閉じます。

Web版Outlookで「共有予定表」を作成する方法

インターネットブラウザ（Edge、Chromeなど）でOutlookを開きます。

［予定表を追加］をクリックします。

［空白の予定表を作成する］をクリックします。

• 予定表の名前…予定表の名前を入力
• 色…予定表の色を選択（表示されていない色にする場合は［カスタマイズ］をクリック）
• チャーム…予定のタイトルの前にデフォルト表示するチャームを選択
• リストに追加…どの予定表の直下に作成するか選択

すべて入力できたら、［保存］をクリックします。

先ほど作成した予定表名にマウスを乗せ、［…］マークが表示されたらクリックします。

［共有とアクセス許可］をクリックしてください。

共有メンバーを登録しましょう。
検索枠にメンバーの名前やメールアドレスの一部を入力します。
表示された共有メンバーをクリックして選択します。

アクセス許可レベルを選択したら、［共有］をクリックします。

共有ができました。
続けて他のメンバーも先ほどと同じように追加していきます。

設定が完了したら、右上の［×］マークをクリックして閉じましょう。

チームでOutlook予定表を運営して業務もコミュニケーションも円滑に

Outlookを使った予定表の共有方法を3つ紹介しました。

①メンバーの予定表をグループ化する方法
まとめて予定が確認できるので、問い合わせ対応をされている方、メンバーのスケジュールを把握しておく必要のあるマネージャーの方におすすめの方法です。

②グループスケジュール表示して、会議の招待メールを送る方法
メンバーの予定を並べて30分ずつ表示できるため、チームメンバーの空き時間を探すのに最適な方法です。予定表からメールを送信できるため、メール作成工数も削減できます。

③1つのカレンダーを共有する方法
複数のメンバーで編集、閲覧できるため、社内の共有カレンダーとして利用したり、現場などパソコンに入力する時間がない方の予定を事務メンバーが代理入力したりできます。

予定表を共有して、チームのコミュニケーションを最適化しましょう。