Outlookで予定表を共有 メリットと手順を解説

Outlookの予定表を共有すると、メンバー間で予定を可視化でき、組織運営にかかるコストを削減することができます。
予定の共有は有償プランユーザーだけでなく、無料のOutlookユーザーも利用可能です。

共有の方法は、「閲覧のみ」と「編集可能」の2種類があります。
Microsoft365のビジネスプランで使える法人メールでは、さらに細かくアクセス権が設定できます。

本記事では、

• パソコンにインストールされた「デスクトップ版」
• インターネットブラウザで利用する「Web版」
• スマホで利用する「スマホ版」

それぞれのOutlookで予定表を共有する方法を解説します。

Outlook 予定表を共有するとできること

Outlookの予定表を共有する前にお客様から電話がかかってきました。

お客様「Aさんはいらっしゃいますか？」
Bさん「（Aさん…席にいない）あいにく席を外しておりまして…」
お客様「いつごろ戻られますか？」
Bさん「確認して折り返し連絡いたします」
Bさん「（Aさんに電話）お客様から電話がありまして…」

この様なやり取りをしている方は多いのではないでしょうか。

予定表を共有すれば、次のようなオペレーションが可能になります。

お客様「Aさんはいらっしゃいますか？」
Bさん「（Outlookの予定表を確認）Aはただいま外出しております。15：00には戻ります。」
お客様「戻られたらお電話いただけますか？」
Bさん「かしこまりました。」

Outlookの予定表を共有していれば、お客様を待たせることなく、またBさんはAさんに確認連絡を入れることなく回答でき、業務負担を軽くすることができます。

社外向けだけでなく、社内オペレーションの効率もアップできます。

• 社内会議の開催日時を決めるのに、一人ずつ予定を確認する手間が省ける
• 予定表を活動記録として二次活用する
• 予定の管理をメンバーに任せる

予定表を共有する場合は、会社や部署などで運用ルールを明確にしておくことが重要です。

【デスクトップ版Outlook】「自分の予定表」を他の人に共有する方法

デスクトップ版のOutlookを開きます。

予定表のアイコン［予定表］をクリックします。

［予定表の共有］をクリックして開き、共有する予定表名を選択します。

アクセス権タブの［追加］をクリックしましょう。

Outlookのアドレス帳が開きます。

表示されたアドレス帳に共有先が登録されていない場合は、違うアドレス帳を開きましょう。

画面右上の「グローバルアドレス一覧」をクリックします。

他に登録されているアドレス帳が一覧で表示されますので、任意のアドレス帳をクリックして選択してください。

共有したい相手の連絡先を「ダブルクリック」してください。
複数の相手と共有する場合は、続けて連絡先をダブルクリックします。

共有相手を選択したら、［OK］を押しましょう。

アクセス権を設定します。
アクセス権とは、共有相手があなたの予定表に対して「できること」を許可します。

• 表示可能…共有相手にあなたの予定表を「見せること」を許可
• 編集可能…共有相手にあなたの予定表を「編集・変更」することを許可

アクセス権を変更するには、アクセス権を変更する相手の名前をクリックします。

共有相手に与えるアクセス権を選択します。

アクセス許可レベルが変更されました。

アクセス権の設定ができたら、［OK］を押します。

共有相手にはメールが送られます。
共有相手は［承諾して予定表を表示］をクリックすれば、あなたの予定表を見ることができます。

「自分の予定表」の共有をやめる方法

［予定表の共有］をクリックして開き、共有をやめる予定表名を選択します。

共有をやめる相手の名前をクリックし、［削除］を押します。
削除が完了したら、［OK］をクリックします。

「他の人の予定表」を自分の予定表に表示する方法

予定表が共有されると、あなたには画像のようなメールが送付されます。

［承諾して予定表を表示］をクリックしましょう。

左側（ピンク）にあなたの予定表、右側（青）に共有された予定表が表示されました。

予定表を非表示にする方法

非表示にする予定表のチェックを外します。

予定表が非表示になりました。
再び表示する場合は、予定表名のチェックをオンにしてください。

共有を外すには、共有者の操作が必要になります。
共有者に連絡をして共有を外すように依頼してください。

使い方のヒント：2つの予定表を1つにまとめて見やすくする

複数の予定表を横並びで表示するほかに、1つにまとめて表示する方法もあります。

右側に表示されている予定表の左肩にある［←］をクリックすると表示が切り替わります。

再び横並びに戻したい場合は、［→］をクリックしましょう。

使い方のヒント：予定表の色を分けて見やすくする

複数の予定表が同じ色だとどちらの予定か分かりにくいので、色を変更しましょう。

色を変更したい予定表名の上で、［右クリック］しましょう。
［色］をクリックします。
任意の色をクリックして選択してください。

色が変更されました。

【Web版Outlook】「自分の予定表」を他の人に共有する方法

インターネットブラウザでOutlookにアクセスし、ログインします。

予定表を開きます。
メニューの［共有］をクリックして開き、共有する予定表を選択してください。

共有相手の名前やアドレスの一部を入力します。

候補に表示されたら、クリックして選択しましょう。

アクセス権を選択します。

• すべての詳細を閲覧可能…共有相手にあなたの「予定の詳細を見せる」ことを許可
• 編集が可能…共有相手にあなたの予定を「編集・変更」することを許可

どちらかの権限を選択し、［共有］をクリックします。

共有相手には共有の承諾を依頼するメールが送付されます。

共有相手は［承諾］をクリックすると、あなたの予定表を閲覧できるようになります。

共有相手の予定表にあなたの予定表が表示されました。

（Web版）「自分の予定表」の共有をやめる方法

［共有］をクリックし、共有をやめる予定表を選択します。

共有をやめる共有相手のゴミ箱マーク［削除］をクリックします。

共有相手の名前が消えたら、共有とアクセス許可を［×］で閉じます。

（Web版）「他の人の予定表」を自分の予定表に表示する方法

他の人の予定表を表示するには、予定表の持ち主に共有設定をしてもらうように依頼します。
共有設定がされると、あなたには共有の承諾を依頼するメールが届きます。

［承諾］をクリックしてください。

あなたの予定表に共有の予定表が表示されました。

（Web版）予定表を非表示にする方法

予定表の左側にある予定表一覧から、非表示にする予定表名を探します。
予定表名の左にある［✔マーク］をクリックしてオフにします。

予定表が非表示になりました。
再び表示する場合は、予定表名のチェックをオンにしましょう。

（Web版）使い方のヒント：2つの予定表を1つにまとめて見やすくする

予定表は並べて表示する以外に、1つのカレンダーに予定表をまとめて表示することもできます。

［分割ビュー］をクリックします。

表示が変更されました。

並べて表示に戻す場合は、［分割ビュー］をクリックしてください。

※月表示では分割ビューを使用できません。
週、稼働日、日いずれかの表示に切り替えた後、［分割ビュー］をクリックしてください。

（Web版）使い方のヒント：予定表の色を分けて見やすくする

予定表が同じ色で表示されると、どちらの予定か分かりづらくなってしまいます。
予定表の色を変更して見やすくしましょう。

色を変更したい予定表名にマウスポインタを合わせます。クリックせず、マウスを上に持ってくるだけです。

マウスをあてると、［…マーク］が浮かびあります。
［…］をクリックしましょう。

［色］をクリックするとカラーパレットが表示されます。
任意の色をクリックして選択すると、予定表の色が変更できます。

カラーパレットに表示されていない色を使いたい場合は、［カスタム］をクリックしましょう。
色コードやマウス選択によって色を作成できます。

色が決まったら、［完了］をクリックしてください。

色が変更され、誰の予定か分かりやすくなりました。

【スマホ版Outlook】「自分の予定表」を他の人に共有する方法

スマホでOutlookアプリを開きます。
画像はAndroidのものですが、iPhoneも基本操作は同じです。

画面下部［予定表］をタップします。
予定表が開いたら、左上にある［Outlookアイコン］をタップします。

予定表の一覧が表示されますので、共有したい予定表の歯車マーク［設定］をタップして開きましょう。

［＋ユーザーの追加］をタップします。

ユーザーを選択しましょう。
ユーザーの名前、メールアドレスの一部を検索枠に入力します。

ユーザー候補に表示されたらタップして選択しましょう。

アクセス権限を変更する場合は、画面の右上の［＞マーク］をタップしてください。

アクセス権限を変更するアカウントをタップします。

どちらのアクセス権を与えるかタップして選択します。

• 表示可能…共有相手にあなたの予定表の表示を許可
• 編集可能…共有相手にあなたの予定表の編集・変更を許可

設定が終わったら、画面左上の［←］をタップして予定表画面まで戻ります。

（スマホ版）「自分の予定表」の共有をやめる方法

スマホでOutlookを開き、予定表を表示します。

［Outlookアイコン］をタップします。

共有を停止する予定表の歯車マーク［設定］をタップしてください。

共有を停止するアカウントをタップします。

［削除］をタップします。
「（アカウント）を削除しますか？」と聞かれますので、［削除］をタップします。

（スマホ版）「他の人の予定表」を自分の予定表に表示する方法

予定表の持ち主があなたに共有を許可すると、共有の承諾を依頼するメールが届きます。

受信メール一覧のタイトルに共有主の名前と［承諾ボタン］が表示されます。

［承諾］をタップします。［承諾］が［表示］に切り替わったら共有完了です。

予定表を表示してみましょう。
あなたの予定表に加えて、相手の予定表が表示されていることが分かります。

（スマホ版）予定表を非表示にする方法

予定表を開いた状態で［Outlookアイコン］をタップします。

非表示にしたい予定表のチェックを外します。

予定表自体を自分のOutlookから削除したい場合は、該当の予定表の歯車マーク［設定］をタップします。

［共有予定表の削除］をタップします。

（スマホ版）使い方のヒント：予定表の色を分けて見やすくする

予定表を開いた状態で、［Outlookアイコン］をタップします。

色を変更したい予定表の歯車マーク［設定］をタップして開きます。

任意の色をタップすれば完了です。

［←］をタップして、予定表画面に戻りましょう。

Outlook予定表を共有してチーム運営を効率化しよう！

Outlookの予定表の共有は、デスクトップアプリ、Webブラウザ、スマホで利用できます。
利用デバイスを選ばないため、いつでもチームの予定を共有することが可能です。

チャットやメールなどでチームのコミュニケーションに加えて、予定を共有することでより円滑な組織運営ができます。

予定表共有はデメリットが低い取り組みです。ぜひ日々の業務に取り入れてみてくださいね。