Outlookでメールを送信予約　デスクトップアプリ・Web版それぞれ解説

Outlookでは、デスクトップアプリだけでなく、Web版のOutlook（Outlook on the web）でも送信予約ができます。

スマホ版は残念ながら利用できませんが、スマホ版Outlookを利用していて送信予約を使いたい方は、Web版のOutlookから送信予約をすると良いでしょう。

デスクトップ版とWeb版は送信予約の手順が全く異なります。
本記事ではそれぞれの手順について解説します

デスクトップ版Outlook：送信予約の方法

予約送信するメールを作成します。

メールが作成できたら、［オプション］をクリックしてください。

［配信タイミング］をクリックします。

［指定日時以降に配信］にチェックを入れます。

日付と時間をそれぞれクリックして、日時を設定してください。
30分刻み以外の時間を指定したい場合は、時刻を直接入力することができます。

［閉じる］をクリックします。

送信予約ができていれば、［配信タイミング］ボタンがグレーになります。

ボタンがグレーになっていることを確認し、［送信］ボタンを押します。

送信予約が完了しました。

予約したメールは、［会話の履歴］の［送信トレイ］に入ります。
送信後は、［送信済みアイテム］に移動します。

送信予約取り消し

［会話の履歴］の［送信トレイ］から、予約を取り消すメールを開きます。

オプションタブを開き、［配信タイミング］をクリックしましょう。

［指定日時以降に配信］のチェックを外します。

［閉じる］をクリックしてください。

［配信タイミング］ボタンがグレーから白に変わりました。

すぐに送信する場合は、［送信］をクリックします。

送信しない場合は、［×］マークをクリックして閉じましょう。
メールは［会話の履歴］の［送信トレイ］に下書き状態で保存されます。

デスクトップ版Outlook：指定の時間だけ遅らせて送信する

日時を指定して送信する以外に、すべてのメールを指定の時間だけ遅らせて送信することも可能です。

メール作成後すぐに送信したくない場合や、誤送信の対策として利用できます。

Outlookメールを開き、ホームタブの［ルール］をクリックします。

［仕分けルールと通知の管理］をクリックしてください。

［新しい仕訳ルール］をクリックします。

［送信メッセージにルールを適用する］をクリックし、［次へ］をクリックします。

すべての送信メールに対して送信を遅らせる場合は、条件を何も設定せず［次へ］をクリックしてください。

その場合、すべてに適用されるが問題ないか聞かれますので、［はい］をクリックします。

一部のメールのみ送信を遅延させる場合は条件を設定して、［次へ］をクリックください。

［指定した時間 分後に配信する］にチェックを入れます。

ステップ2の青字部分［指定した時間］をクリックし、何分遅らせるか指定してください。

最大120分まで遅延させることが可能です。

［OK］して、［次へ］をクリックします。

例外条件（条件〇〇の場合は遅延させない）がある場合は、設定してください。

［次へ］をクリックします。

ルールの名前を入力し、［完了］をクリックします。

メッセージの内容を確認して、［OK］を押します。

［OK］をクリックすれば、設定完了です。

送信遅延を解除する

［ルール］から［仕分けルールと通知の管理］を開きます。

送信遅延を停止する場合は、仕訳ルールのチェックを外してください。

送信遅延のルールを削除する場合は、［削除］をクリックしてください。

削除をクリックするときは、他のルールにチェックが入っていないか確かめてから、削除ボタンを押してください。チェックが入っている他のルールも削除されてしまいます。ご注意ください。

設定が完了したら、［OK］を押します。

Web版Outlook：送信予約の方法

Web版Outlook（Outlook on the web）で予約送信するメールを作成します。

送信ボタンの右にある［下向き矢印］をクリックします。

次に、［スケジュール送信］をクリックしてください。

送信時間を選択します。
候補日以外に送信したい場合は、［カスタム時間］をクリックします。

日付、時間を選択し、［送信］を押してください。

時間は30分刻みになっていますが、10：05など細かく指定したい場合は、時間枠に手入力すればその時間に送信させることが可能です。

予約メールは［下書き］に保存されています。

送信後は［送信済みアイテム］に移動します。

送信予約取り消し

予約を取り消すメールを［下書き］から開きます。

鉛筆マーク［スケジュール送信オプション］をクリックし、［メールの変更］を選択します。

メールの編集画面に戻り、送信予約が取り消された状態になりました。

予約したメールが送信できない　原因と解決法

送信予約したのにメールが送信できなかった時は次のような原因が考えられます。

• 送信予約時間にOutlookを閉じていた
• 送信予約時間にオフラインだった
• 送信予約をした後にメールを開いてそのまま閉じた

詳しい説明は以下の通りです。

Outlookを閉じていると予約送信できない

Exchange Server環境以外の場合、送信予約時間に予約送信をしたパソコンのOutlookが閉じた状態になっていると送信ができません。送信予約時間は送信予約をしたパソコンのOutlookをアクティブにしておきましょう。

長期休暇などでOutlookをアクティブにしておくことが難しい場合は、Web版のOutlook（Outlook on the web）にお使いのアカウントでログインし、スケジュール予約をしましょう。設定の仕方は「Web版Outlook：送信予約の方法」をご参照ください。

Web版Outlookのスケジュール送信は、Outlookがアクティブになっていなくても予約送信が可能です。

送信予約時間にオフラインだった

送信予約時間にOutlookを立ち上げていても、オフラインだと予約メールが送信できません。
Web版Outlookでスケジュール送信を行えば、パソコン自体がオフラインになっていても、予約メールを送信することができます。

送信予約後にメールを開いた

送信予約設定をした後に、予約メールを開いて［×］マークで閉じると、下書きメールになってしまうので注意が必要です。

状態アイコンが「紙飛行機」マークだと送信予約、「メモ＋えんぴつ」マークは下書きの状態を表します。

下書きの状態だと、送信日時「なし」になり、予約送信されません。

再度予約メールにするには、下書き状態になっている予約メールを開きます。

送信日時を変更する必要がなければ、［送信］をクリックします。
変更する必要があれば、［オプション］の［配信タイミング］で変更してから、［送信］をクリックしてください。

送信予約状態になりました。

Outlook　送信予約を活用して通達漏れを防ぎましょう

Outlookの送信予約は、1年後など遠い日付の予約をすることが可能です。
毎年決まった連絡事項、例えば年末調整や契約更新前の連絡などを送信予約しておけば、連絡漏れもなく、いつ連絡するかのチェック業務を減らすことができます。

他にも、様々な使い方ができます。少しだけ例を挙げてみましょう。

• 忘れやすいタスクのリマインダーをあえて予約メールにして、忘れないようにする
• 営業時間外に作成したメールを、営業時間になったら自動送信する
• メルマガなどあらかじめメール文を作っておいて、時間になったら自動で送信する

利用価値の高いOutlookの送信予約機能を、日常業務に活用して生産性を向上しましょう。