仕事の時間管理とは？リモートワークでも効率化できるタイムトラッキングツール

業務における時間管理とは時間そのものを管理することではなく、限られた時間をどのように使うかを管理することです。

具体的には、業務における期限を守るための取り組みや、時間を有効活用するための取り組みを指します。

時間管理の必要性

仕事はその進め方やサイクルによって生産性や効率が大きく変化します。

そんなとき生産性や効率を左右するのが時間管理で、時間を上手に使うことにより限られた時間の中でも仕事をやりきることができます。

一方、基本的に仕事は一人だけで完結するものではなく、複数人がかかわることによって大きな成果をもたらすものです。

ただしひとつの仕事にかかわる人員が増加すると結果に不確実性が増してしまいます。こうした場合にも時間管理により、生産性や効率には違いが生まれます。

特に、コミュニケーションの方法や勤怠管理が大きく異なるリモートワークでは、生産性を落とさずに仕事に取り組むために時間管理はより重要です。

リモートワークでは従業員が比較的自由に働ける環境が提供できる反面、管理の目がいき届かなかったり、一方で働き過ぎも懸念されるため、時間管理は働き方が多様化する中にあって、仕事の成果やワークライフバランスの実現するための重要な要素といえます。

チームやグループにおいては時間を守ることが重要

時間は誰にとっても平等に与えられているもので、だからこそ誰にとっても重要です。

特にチームやグループで仕事を進める際には時間管理ができていないと他のメンバーに影響を及ぼし、業務全体の進捗が滞ります。

つまり時間管理をおろそかにすることは他人の時間を無駄にすることであり、職場での人間関係も損ないかねません。特にお互いの顔がみえにくく、意思の疎通が難しいリモートワークでは時間管理がより重要です。

時間管理のコツ

時間管理は闇雲に実行しても効果は得られません。そこで効率よく継続的に時間管理をおこなうためのコツを押さえておきましょう。

目的を周知する

時間管理は強要すると当事者となる従業員は監視されているような感覚を抱くための不信感を招きかねません。

このため、会社が採算性を保つために必要であることをきちんと周知することが重要です。時間管理により業務が効率化され生産性も向上すれば業績が向上し、結果的にはその利益は従業員にも還元されます。

サポートする

時間管理を実行する際にはその方法を管理職も含めた従業員一人ひとりに対してトレーニングします。また、新入社員でも時間管理をおこなえるよう、ガイドを作成するなどのサポート体制を構築します。

無理なく続けられるようにする

時間管理は仕事の一部ですが、業務中に無理なく記録できることが大切です。業務内容により時間管理が不必要と思われる項目は思い切って管理から除外しましょう。

時間管理の進め方

時間管理の進め方にはおおよその流れがあります。それらを理解し、明確にしておくことで時間管理に対する考え方を整理することができます。

必要なタスクを挙げる

時間管理ではまず、管理が必要なタスクを洗い出すことからはじめます。必要なタスクを絞り込むのが難しければ、時間管理をおこなわないタスクのリストをつくるのもおすすめです。

優先順位を決める

時間管理が必要なタスクを洗い出したら、次に重要度や緊急性、納期などを考慮して優先順位を決定します。

期限を設ける

優先順位を決定したのちにはさらに期限を設けます。期限を設けることでタスクの進捗状況を確認しやすくなり、意識することで納期の先延ばしを防げます。また、修正や調整を考慮して、タスク完了の期限は実際の納期よりも早めに設定しておくとよいでしょう。

時間管理に役立つツール

時間管理の要素やコツを理解したうえで、実際に時間管理をおこなうにはツールの活用が便利です。

時間管理に活用できるツールはタイムトラッキングツールと呼ばれ、作業時間をグラフに起こすなどができ、それぞれのタスクにどれくらいの時間がかかっているのかを簡単に把握することができます。これにより時間の把握を客観的にし、時間の使い方を見直すのに役立ちます。

また、タイムトラッキングツールにはリモートワークによる行動管理やチームプロジェクトに適したものもあります。

タイムトラッキングツールのメリット

時間管理はタイムトラッキングツールを用いることによってより簡単かつ有意義になります。そして具体的には次のようなメリットがもたらされます。

意識的に時間が使える

タイムトラッキングツールは実際の作業時間がグラフなどのデータによりひと目で客観的に把握することができます。このように作業時間を可視化すると無駄な時間を削減しようとする意識が働き、個々の時間に対する認識も変化させることができます。

タスクを効率化できる

タイムトラッキングツールにはプロジェクトの進捗を可視化したり、複数のタスクを統合して管理できる機能が備えられており、作業の管理や把握、共有が容易で、タスクを計画的に進めることができるようになります。

これによりチーム内でより能動的な協力関係が構築できるほか、コミュニケーションも向上します。

モチベーションが維持できる

タイムトラッキングツールは時間管理を視覚的に認識することができます。

日々の時間がグラフに表され、蓄積されていくことにより、タスクの所要時間や作業時間、休憩時間の比率等も視覚化されるため、直感的に自分がどれだけの業務をこなせたのかがわかりやすく、モチベーションの維持にもつながります。

タイムトラッキングツールの選び方

時間管理は継続してこそ意味を持ちます。このため、時間管理を続けやすいタイムトラッキングツールの選び方にはポイントがあります。

操作が簡単か

タイムトラッキングツールは毎日の業務で使用するものです。そこで、シンプルで操作がしやすいことが大切です。入力に手間のかかる複雑な操作が求められるものは時間管理に必要な継続することが難しくなります。

結果はわかりやすいか

タイムトラッキングツールもかかった時間など結果を容易に確認できるものでなければなりません。時間管理において重要なのは時間を可視化し、どれだけかかるのかを把握することだからです。結果がわかりやすければ、より客観的に時間の使い方を見直すことができます。

マルチデバイスに対応しているか

タイムトラッキングツールを使い続けるためにはPCやスマートフォンなどの垣根なく使えるマルチデバイスに対応していることも大切です。これによりリモートワークでも活用しやすく、タスクを終えた時点ですぐに記録できるため記録のし忘れがなくなり、かつ継続しやすくなります。

おすすめのタイムトラッキングツール

自社に適したタイムトラッキングツールを導入すれば結果として生産性の向上が期待できます。しかしながら、タイムトラッキングツールは多種多様です。そこでおすすめのツールをいくつかご紹介します。

Toggle

Toggleはタイムトラッキングツールの中でも定番といえるツールのひとつです。画面がシンプルで操作しやすいのが特徴で、マルチデバイスに対応しているので出先やリモートワークでも利用しやすくなっています。有料版だけでなく無料版も用意されています。

Harvest

Harvestは高機能でインターフェースが洗練されたタイムトラッキングツールです。無料で使える機能は制限されていますが、有料版は機能が充実し、費用対効果が高いといえます。複数のプロジェクトを抱えている場合や、チームによる活用に最適です。

Tick

Tickは手軽さが人気のタイムトラッキングツールです。記録はプロジェクトやタスクを選択し時間を書き込むだけで、タスクにかかった時間も常にフィードバックできます。PCやスマートフォンはもちろん、Apple Watchにも対応しています。

時間管理を徹底して業務の効率化を図ろう

時間管理を徹底することは個人さらには組織の課題を解決し、生産性を向上させます。また、時間管理をより簡単におこなうことができるタイムトラッキングツールは、リモートワークの増加により生まれる特有の課題に対しても有効です。

このため今後も時間管理の徹底、ならびにタイムトラッキングツールの活用はその重要性が増すことが予想され、企業の利益に直結する重要な要素といえるでしょう。