スマホでスケジュール調整を効率的に！調整アプリのメリットや選び方を徹底解説！

スケジュール調整に日々追われているから、スケジュール調整アプリの導入を検討しているという人は少なくないのではないでしょうか。

調整のたびにスケジュールを確認したり、相手に連絡したりするのは大変ですよね。

しかし、スケジュール調整アプリはいろんな企業からサービスを提供されるようになっており、どのアプリがいいのかわからないかもしれません。

アプリによって操作や機能面で違いがありますから、しっかり把握しておくことが大事です。

そこで本記事では、スケジュール調整アプリのメリットや選び方などについて詳しく説明していきます。

スケジュール調整アプリを利用するメリット

スケジュール調整アプリを利用するメリットはいろいろとあります。

まだアプリを使ったことがないという人はどんな機能があるのか把握しておきましょう。

スケジュール調整の自動化

多くのスケジュール調整アプリでは、空きスケジュールや候補スケジュールを自動で抽出してくれる機能があります。

例えば、外部のカレンダーツールと連携すれば、すでに予定が入っているスケジュールが表示され、空いているスケジュールが一目瞭然です。スケジュールの新規作成や変更もカレンダー上に自動で反映されます。

アプリにもよりますが、複数人で調整も可能で、1人1人スケジュールの確認をする手間がかかりません。

複数人間で希望のスケジュールを投票していくような形式での調整ができるアプリもあり、複数人での調整も自動化が可能です。

スケジュール調整先の相手にURLを送るだけ

スケジュール調整アプリで調整する時は、候補日が設定されたイベントのページを作成するというのが基本的な機能です。

作成したイベントのURLを相手に送り、相手はイベントの内容を確認しつつ、候補日の中から希望のスケジュールを選ぶだけで調整作業は完了します。

相手に電話やメールなどで空き日程や希望のスケジュールを確認する必要もなくなるので、お互いに連絡を取り合う手間はかかりません。

複数の環境でスケジュール調整が可能

スケジュール調整アプリではWebだけでなく、アプリ(iOS・Android)に対応していることも多く、様々な環境でスケジュール調整が可能です。中にはガラケーにも対応しているアプリもあります。

社内や自宅ではなく、外出先や移動中などに調整する必要のある場合でも、調整したい時に調整できるでしょう。

ユーザーの環境によって利用が制限されにくいというのは大きなメリットと言えます。

スケジュール調整アプリの選び方

本章では、スケジュール調整アプリの選び方について説明していきます。

アプリ選定の前に機能や操作性をしっかりチェックするようにしましょう。

アプリの操作性やUIが優れていること

アプリの操作性やUI(ユーザーインタフェース)が良くないと、スムーズな調整が難しくなったり、操作ミスが起きたりしてしまいます。

複数人間で利用する場合などには他のメンバーにとっても使いやすいものである必要があります。1人1人のパソコン・スマホスキルに適したアプリを選ぶことが大事です。

また、調整先の相手が使いやすいかどうか、利用用途が個人向けか法人向けかも考慮したい点です。社外の顧客を相手にする場合、操作性やUIはビジネス上信頼性にも関わってしまいますからしっかり選びましょう。

導入を決める前にアプリを実際に使ってみることをおすすめします。

Webとスマホで利用できること

Webだけでなくスマホやガラケーなど複数の環境にて利用できるアプリであるかも選ぶうえでのポイントです。

アプリの利用が特定の環境に限定されていると、円滑な調整はできません。また、調整する相手の環境によっては調整自体できないということにもなってしまいます。

サービスによってはスマホ用のアプリをインストールして調整をおこなえるのもあります。スマホでの利用が中心の場合は、利用可能な環境をチェックしておくことが大事です。

複数の環境にてスムーズに調整を問題なくおこなえるかどうかも事前にチェックしておきましょう。

外部アプリ・ツールとの連携ができること

スケジュール調整アプリがどれくらい外部のアプリ・ツールと連携可能なのかという点も大事です。

特に重視したい点はカレンダーツールとの連携で、スケジュール調整アプリと連携することにより、アプリ上でのスケジュール作成・変更がカレンダーツールにも自動で反映させることができます。

その他にも、アプリによってはWeb会議ツールやチャットツール、営業支援ツールなど様々なジャンルの外部アプリとの連携可能です。うまく利用すれば業務効率化をより促進することができます。

調整をより効率的におこなっていきたいなら外部アプリとの連携についてもチェックするようにしましょう。

スケジュール調整アプリが役立つシーン

スケジュール調整アプリは様々な利用方法があります。

プライベートだけでなく、社内外での調整などにも役立ちます。本章にてアプリが役立つシーンを具体的に見ていきましょう。

社内の打ち合わせ・会議

社内にて定期的に開催されている打ち合わせや会議は、スケジュール調整アプリを使えば、各メンバー間にてスケジュールを共有したうえで調整がしやすいです。

例えば、各メンバーのカレンダーツールとアプリを連携すると、全メンバーにとって空いているスケジュールが一目でわかります。

その空きスケジュールを候補日として調整すればまったく手間をかけずに開催日を決めることができるでしょう。

外部からの予約受付

スケジュール調整アプリを使えば、カレンダーツールと連携のうえで、予約フォームに空きスケジュールを公開し、外部の人がその中から希望日を選んで調整するといったことも可能です。

例えば、お店や面談、コンサルタントなどで見込み客からの予約受付を自動化したい場合に使えます。

予約の際に電話やメールをする必要がなくなりますので、効率的に予約受付をおこなえるようになるでしょう。

営業のアポイントメント

スケジュール調整アプリは営業のアポイントメントでも使えます。

営業のアポを取るたびに顧客へ空きスケジュールや希望スケジュールを電話やメールにて確認するのは大変ですし、相手も返信する労力が要ります。

アプリを使えば候補日を設定したうえでURLを顧客に送り、選んでもらうだけなので、お互いに負担となりません。

プライベートでのイベント

スケジュール調整アプリは飲み会等プライベートにおけるイベント調整にも最適です。

アプリにはログインやアカウント登録不要のも多く、参加メンバーにURLを送るだけですむので、インストールすることなく、すぐ使えます。

また、全員が投票形式で候補日を決めるといったこともアプリによっては可能です。

調整のために1人1人に連絡するのが大変という場合は、スケジュール調整アプリをぜひ利用してみましょう。

まとめ

スケジュール調整アプリに関する機能やメリット、選び方などについて紹介してきましたがいかがでしたでしょうか。

アプリを使えばパソコンやスマホ等いろんな環境から、仕事やプライベートでのスケジュール調整を効率的におこなえるようになります。

アプリによっては、基本的な調整ができる以外にも、複数人との調整や調整方法の選択、外部アプリとの連携など細かな点で機能的な違いがあります。

利用する目的や必要とする機能、利用者の数など考慮したうえで、自分に合ったアプリを選ぶようにしましょう。

各社からいろんなスケジュール調整アプリが提供されています。無料プランにて提供されているアプリは多いので、本格的に導入する前に実際に使用してみましょう。