複数人の日程調整も効率化ができる？！おすすめ日程調整ツールを紹介！

日程調整ツールを導入したいと考えているが、どのツールを選択するべきかポイントがわからないという人もいるのではないでしょうか。

様々なツールがサービスとして提供されていて、操作性や機能、料金プランなどを考慮するといろんな選択肢があるので選定に迷いますよね。

自分や職場に合ったツールを選ばないと、結局使わなかったり、業務が効率化されなかったりしますから、導入前にツールの選定方法を明確にすることが大事です。

そこで本記事では、日程調整ツールの選択方法や、ツール導入によってどれくらい業務効率化の選択肢が広がるのか等について詳しく説明していきます。

日程調整ツールを使うメリット

本章では、日程調整ツールを使うメリットについて説明していきます。

ツールを使えば業務効率化の選択肢を広げてくれます。どのような調整機能を有しているのか確認しておきましょう。

自動で抽出された日程を選択して調整可能

ツールでは、カレンダーツールと連携のうえで自動的に空き日程を抽出してくれて、ツール上から候補日を選択していくだけで調整用のページを作ることができます。

空き日程を確認したり、候補日を抜き出していく手間は省けますから調整作業を効率化できます。

予定や調整回数が多い人などはダブルブッキングなどのリスクが高くなりますが、ツールを使えば、そうした人為的なミスも防止できるでしょう。

調整先の相手は候補日時を選択するだけ

ツール上で作成された調整用のURLを受け取った相手側では、候補日の一覧から希望日程を選択するだけです。

調整のために相手と電話やメールで何回も連絡を取り合う場合、そのやり取りが何往復もする可能性があり、時間がかかってしまいます。

しかし、ツールを使えば、一回URLを送るだけですみますので、余計な手間がかかりません。

相手としてもコミュニケーションにかかる負担は減ります。

調整が完了するまで時間がかかることが多いということに悩んでいたとしても、ツールを使えば改善されるでしょう。

複数人での日程調整も効率化できる

社内の複数人の日程調整においてもツールを導入することで調整作業は効率化され、その分他の業務にリソースを割くという選択肢ができます。

また、ツールによっては外部ツールとの連携が豊富なものも多く、カレンダーツール以外にも、Web会議ツールやチャットツールなど様々な種類のツールと連携が可能です。

連携することでツール上にいろんな業務を集約化していくことも可能となります。

複数人の日程調整を効率化することによりさまざまな業務の効率化の可能性を広げてくれるでしょう。

複数人の日程調整ツールを選択するうえでのポイント

本章では、日程調整ツールを選択するうえで大事なポイントについて説明していきます。

どのツールも基本的な機能は似ていますが、機能や連携ツール、料金などに細かい違いがありますので、導入前に把握しておきましょう。

複数人の日程調整の条件を設定できる

日程調整ツールでは1対1の日程調整はもちろん、2名以上の複数人での調整も可能となっています。

AND条件で全員が出席できる候補日の抽出や、OR条件でいずれか1名だけ出席する候補日を提示することが可能となっています。

ツールによっては担当者を自動で割り当てする機能がありますので、担当のアサインなどの業務も効率化することができます。

日時の選択を細かくできる

日程調整ツールの基本的な機能としては、空き日程の抽出と候補日の選択などがありますが、

ツール上で日時の選択まで細かくできれば調整が楽になります。

手入力する部分が多いと、非効率的ですし、人為的なミスも多くなってしまいます。

ツールによっては日程しか選択できず、時間帯は手動で入力しなければならないものもあるので注意しましょう。

外部ツール連携の選択肢が多い

日程調整ツールによって連携できる外部ツールの種類や数には差があります。

一般的には、カレンダーツールやWeb会議ツール、チャットツールなどと連携できることが多いです。

連携できる外部ツールが多ければ多いほどツールを通して業務効率化の選択肢が増えます。

すでに現場で利用しているツールがあるなら、そのツールと連携可能な日程調整ツールを選ぶことで導入がしやすくなり、既存の業務もより円滑なものとなるでしょう。

料金プランの選択肢が豊富

日程調整ツールは無料で使えるものも少なくないですが、利用者数や調整回数、利用できる機能などによって料金プランが設定されていることが多いです。

導入にあたっては料金プランの選択肢が豊富なツールのほうが、最適なプランを選びやすいと思います。まずは無料プランで足りるかどうかチェックすることをおすすめします。

ツールごとに料金体系は異なりますので、1つ1つしっかり確認し、ツール間で比較検討するようにしましょう。

複数人の日程調整で業務効率化の選択肢を広げるおすすめ日程調整ツール

本章では、複数人の日程調整ができるおすすめの日程調整ツールを厳選して紹介していきます。

機能が豊富で業務効率化の選択を広げてくれるようなツールが中心なのでぜひチェックしてみてください。

Jicoo

Jicoo（ジクー）は電話やメールでの予定調整を効率化できるチームの日程調整を自動化する無料サービスです。

カレンダーツールを含め様々なアプリと連携をすることが可能となっているためシームレスな連携が可能となっています。

また、複数人の日程調整、担当者自動割当、カレンダーの週表示などの機能を利用できますので、チームで日程調整ツールを利用する場合に有料プランを検討しましょう。

waaq link

waaq linkはビジネス向けで、ハイスペックながら操作しやすい日程調整ツールです(利用料金は要見積)。すでに1,000社以上で導入実績されており、多くの企業から支持されてます。

連携可能な外部ツールは以下の通りです。

• カレンダーツールはGoogleカレンダーOutlook予定表
• Web会議ツールはZoom、Google Meets、Teams

調整方法は、予約受付型と投票型の2種類から選択でき、ビジネスシーンに合わせた調整が可能。

加えて、進捗管理機能があり、リモートワーク中でもチームメンバーの調整状況を一目で把握することもできます。規模の大きいチームでも複数人の日程調整をスムーズな調整を実現してくれるでしょう。

eeasy

eeasyは、「日程調整を自動化し、手間を10分の1に」をモットーとし、すでに10,000社もの企業が利用しているほど実績十分のツールです。

個人での利用は無料プランから利用できます(複数人などの日程調整は有料プランは月額935円(税込)から)。

連携可能な外部ツールは以下の通りです。

• カレンダーツールはGoogleカレンダー、Outlook予定表
• Web会議ツールはZoom、Google Meets、Teams
• グループウェア(G suite・Microsoft365)
• API機能でで企業のサイト・システムとの連携も可能

連携できるツールやシステムがかなり豊富で選択肢が多いのは大きなメリットと言えます。

調整の機能もカスタム調整と予約受付ページの2種類から選択できます。

特に予約受付ページは面接、問合せ、受付など社外の相手と調整する時に重宝するでしょう。

調整アポ

調整アポは、「私達の空いてる日時を表示するURLを相手に送る」だけで調整が完了するツールです。

連携可能な外部ツールは以下の通りです。

• カレンダーツールはGoogleカレンダー、Outlook予定表
• Web会議ツールはZoom、Google Meets、Teams
• その他Salesforce、Slack、Chatwork、Google Chat、RECEPTIONIST

カレンダーツールとWeb会議ツール以外にも連携可能なツールが多く、業務効率化の選択肢が広いです。

特にSalesforceと連携できるのは珍しく、日程調整が完了すると、顧客情報の更新作業を自動的におこなってくれます。

また、クラウド型の来社受付システムとRECEPTIONISTと連携すれば、来社予定の顧客との調整や会議室の予約などが自動化されます。

チームや複数人での日程調整などに向いており、顧客との調整が多い場合には最適なツールと言えるでしょう。

Hubspot

Hubspotは、営業支援ツールとして有名な「Sales Hub」内にある日程調整ツールです(月額5,940円(税込)から)。

連携可能な外部ツールは以下の通りです。

• カレンダーツールはGoogleカレンダー、Outlook予定表
• その他HubSpot CRM、G Suite、Salesforce

Hubspotは元々CRMプラットフォームとして営業支援を目的として作られたツールで、コンタクト・取引・タスクの管理やメールのテンプレートの共有など営業活動を円滑にする機能が豊富にあります。

複数人での営業活動を中心に調整作業をおこなっていきたいなら、導入の選択肢にぜひ入れたいツールです。

Dr.works

Dr.worksは、Web会議に特化した日程調整ツール・営業支援ツールです。

連携可能な外部ツールは以下の通りです。

• カレンダーツールはGoogleカレンダー、Outlook予定表
• Web会議ツールはZoom、Google Meets、Teams、skype、Whereby
• その他Slack、Chatwork、Google Analytics、CRM/SFA等2,000以上のサービスとの連携が可能

ご覧の通り、Web会議ツールは連携可能なツールの選択肢が多く、Web会議ツールを中心に日程調整ツールの選択を決めるならDr.worksは候補となるのではないでしょうか。

また、その他にもチャットツールや営業支援ツール等外部ツールとの連携が豊富という点も魅力です。

フリープランという無料で利用できるプランがあります。複数人での調整や連携ツールの増加を希望するなら有料プラン(月額3,300円(税込)から)の利用が必要です。

オンライン商談を日々多くおこなっているならDr.worksの選定を検討してみましょう。

まとめ

日程調整ツールは基本的な機能はどれも似ていますが、機能や外部ツールとの連携などにおいて差があります。

個人だけでなく複数人のでの日程調整においてもツールをうまく利用すれば業務効率化の選択肢を広げることができます。効率化を実現すれば、時間や人的資源といったリソースをより重要な業務に割けることができるでしょう。

ツールをどういった用途・ビジネスシーンに利用するかによって、ツールの選定は変わってきますので、なるべく現場に合ったツールを選ぶことが大事です。

無料プランから利用できるツールも多いので、興味あるツールがあれば試しに利用してみましょう。