日程調整メールを効率化する方法とは？ビジネスの日程調整にで発生する無駄な時間を削減

「空いている日時を探しているだけで他の作業の時間がなくなってしまった。」

「調整中の日程がわからなくなってしまった。」

「候補日に別件の予定が入ってしまった。」

日程調整を進める上でこのような問題が発生したことがあるのではないでしょうか。リモートワークでコミュニケーションが難しくなった状況では、さらに問題が発生しているかもしれません。

予定の管理は自分でするのが当たり前ですので、秘書やアシスタントがついている一部の人が羨ましく思えたりする時があります。

ビジネスで日程調整をしていて、プライベートの予定も調整して、、
さらに予定が変更されるとメールを探して、それで連絡してとかなり大変です。

今回はリモートワークの環境が増えているから今だからこそ、日程調整を振り返って頂けるような内容をお伝えしたいと思います。

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様々な場面での日程調整

日常的に仕事を進めていると自然と日程調整が必要となる場面があります。

コミュニケーションとして当たり前な打ち合わせや商談などの日程調整は、時として相手の都合により通常業務に影響が出てくることもあります。

ビジネスにおいて、特に営業などの職種で多いのが、クライアントとの日程調整ではないでしょうか。

候補が多すぎても、少なすぎても、また事前に電話でコンセンサスを得て、など進め方について大変な気遣いが必要になってきます。

さらに急な予定変更や、クライアントが多忙過ぎるため予定が全く合わないので、せっかく進めた調整を一からやり直しなどというケースも出てくることがあります。

次に多いのが、同僚や上司との日程調整です。社内なので調整が容易かと思いきや、逆に人数が多くなったり、社内的なヒエラルキーを考慮する必要があったりなどと、業務としての負荷が重くなってくるケースがあります。

社内的な満足度を獲得しながら、クライアントへの訪問日時を決めるというスキルが求められてきます。（場合によってはその人の印象に影響を与える可能性があります。）

日程調整のメール数を削減したい

普段から利用しているメールは都合の良いタイミングで送信をしたり、確認することができます。

その利便性がありつつも、日程調整を進める場合には手間となってしまう場合があります。

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例えば、空き時間を確認してメールにする際に記載にミスが発生しやすい。

せっかく手帳やカレンダーなどで確認をして、さらに同僚や上司の空き時間を確認して候補を出したのにリカバリーが必要な事態になってしまいます。

ただでさえ日付や時刻を複数記載する作業は時間もかかるのに、さらにダメージを受け精神的にも疲弊してきます。

また、調整中の予定が重なった場合、対象者へ訂正メールを送るだけで量が飛躍的に多くなります。

さらに予定の変更や、急な調整がある場合には、さらにメールでのやりとりが増加します。

メールを探すだけでも一苦労となった経験は皆さんにもあるのではないでしょうか。

また、気づかないうちに新たな予定が登録されているケースもあります。

自分の予定に変更があっても、それを即座に気づかないと、メールで送った状態であれば、それを訂正するために、電話連絡などをする必要も出てくるかもしれません。

さらに対象者が多ければそれだけ時間を費やすことに繋がってきます。

日程調整にかかる時間は

候補日の抽出に10分、メールの作成に5分、予定の変更に対応して10分など、スムーズに進んだとしても最低15分は予定の調整に時間が必要です。

その上、イレギュラーなイベントによる対応の調整や、上司などの都合で再調整などがあれば、さらに時間を必要とするケースが出てきます。

生産性のある業務と言い切れるのであれば良いのですが、日程調整はできるだけ省力化することが全体的な業務効率化につながると言えます。

日程調整を少しでも効率化するために

日程調整は普段の何気ないコミュニケーション手段のため、改めて振り返る機会も少ないのではないでしょうか。

工夫できることもあります。

メールのテンプレートを用意して作業にかかる時間を省力化する。

社内など距離感が近い相手については予定を把握するなど普段から心がけておく。
カレンダーツールなどデジタルで解決できる部分を対応する。

日程調整をうまく進めるために改善をすべきポイントはあります。リモートワークで慣れない環境になっている今だからこそ見直すべきタイミングになっています。

特に日程調整に振り回されて、大事な仕事やプライベートの予定に集中できないような状態にある人は、このタイミングで一度見直しをしてみてはいかがでしょうか。

リモートワークを効率化できる日程調整ツールを紹介していますので、ぜひご覧ください。