ミーティングや会議の調整と実施を円滑化するコミュニケーションのコツと日程調整

ビジネスシーンでは様々な種類のミーティングが実施されます。

広い意味では会議や商談、顧客対応などもミーティングですが、少人数での打ち合わせを意味することも少なくありません。

ミーティングの実施がうまくいかずに時間や労力の浪費が続いている現場は多いものの、簡単には改善できずに状況を放置してしまいがちです。

しかし、ポイントを押さえて取り組めば速やかに改善できます。この記事では円滑なミーティングのスケジュール調整とスムーズな実施を実現するためのコミュニケーションのコツを紹介します。

ミーティングの実施には調整と時間管理が必須

ミーティングの実施で時間や労力の浪費が起こるのは日程調整をするのが大変だからです。

ミーティングには規模にもフォーマルさにも違いがあり、参加者も社内外にまたがる場合があります。

全員が確実に参加できる日程を選び、適切な時間を確保するのは至難の業になるケースも稀ではありません。

また、日程調整ではミーティングの実施時間についても注意が必要で、内容が多いのに短い時間しか確保されていないと結論にまで到達できずに終わってしまう場合もあります。

逆に大した内容ではないのに何時間も確保すると、ほんの数十分で終わってしまって時間のやりくりをした参加者に不満が募ります。

業務時間の無駄を生まないためにも適正時間をあらかじめ確認してスケジュールを立てることが必要です。

このような日程調整と時間管理のために欠かせないのがコミュニケーションです。

参加者の予定を把握し、ミーティングの開催者の意向を組んで日程や時間を決める必要があります。

コミュニケーションを効率的に行えないと予定の調整をするのは困難です。

開催者との密なコミュニケーションを取れないと適正な時間配分ができません。

ミーティングの企画や運営、調整をするときには参加者全体と円滑にコミュニケーションを取れることが必須です。

ミーティングの種類と対策

ビジネスミーティングは種類によってどのようなコミュニケーションが求められるかが異なります。

効率化を図る上でも着目すべき観点が異なるので、社内の場合と社外の人が関わる場合について特徴を把握しておきましょう。

社内打ち合わせの場合

社内で実施するミーティングの場合には日程のすり合わせを無駄なく網羅的に行うことが大切です。

メールで日程調整をしていると返事がない人がいて、なかなかスケジュールを確定できないことがよくあります。

そのために担当者が問い合わせをして確認を取るのは業務量を増やす原因になるので、期日を設けて予定の連絡を受けるのが肝心です。

また、議事を上げる人がどのくらいの時間が必要かを考えて提示する仕組みを作れば調整担当者の負担が減ります。

このように最小限のコミュニケーションでミーティングを実施できるようにするのが効率化の目標になります

商談などの社外の人が関わる場合

商談の場合には相手先の都合を優先するのが基本です。

まずは相手先の担当者との連絡を密に取って日程や内容についての打ち合わせをするのが基本になります。

メールでの日程調整も可能ですが、少人数のミーティングの場合には電話の方がスムーズな場合も多いので状況に応じた選択が肝心です。

およその実施時期を担当者同士で相談した上で、依頼側が先に日程調整をして候補日を打診するのがマナーです。

商談ではミーティングの実施方法についても検討が必要になります。対面でのミーティングだけでなく、ビデオ会議もよくおこなわれるようになりました。

リモートでのミーティングの方が日程調整はしやすいので対応の可否を早い段階で確認するのが賢明です。

コミュニケーションの効率化の方策

このようにミーティングの実施に向けて準備をするのは大変なプロセスですが、効率化自体はそれほど難しいことではありません。多くの現場で導入可能な具体的な方法を2つ紹介します

フローを策定する

ミーティングのスケジュール調整のフローを策定するのは効率化の基本です。

誰がどのような方法でスケジュールを確認し、何をもって確定するかがフローになっていれば滞りなく日程調整が終わります。

ミーティングの意味や目的も参加者がわかるように情報のフローを作っておくと、ミーティングの進行もスムーズになります。

コミュニケーションツールを導入する

コミュニケーションツールによって効率化するのは効果的な対策です。IT系の通信技術はメールしか使っていないという現場も未だにたくさんあります。

しかし、コミュニケーションツールを導入すれば、ネットワークを通じてリアルタイムでチャットをしたり、通話をしたりすることが可能です。

日程調整機能のあるツールも多く、メールなどによるアラートを出して予定の入力を求めるだけで自動集計ができます。

他社の人を招待して日程調整や資料共有、オンラインミーティングなどをおこなえるツールもあります。

社外とのミーティングが多い場合にはスムーズな日程調整ができるので、招待機能のあるツールを選択すると良いでしょう。

ツールを活用してミーティング調整業務の改善を目指そう

ミーティングは参加者全員のスケジュールを合わせる必要があり、内容に応じた時間管理もしなければならないので調整が大変です。

コミュニケーションを効率化する仕組みを作ることで必要十分な内容の情報共有を行えるようにすると時間や労力の浪費がなくなります。

コミュニケーションツールの活用は確実性が高く、社内だけでなく社外も交えるミーティングでも活用できるのが魅力です。

社内事情に合わせたツールを選定して導入し、ミーティングの実施のフローを策定して業務改善に取り組みましょう。

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