【最新・完全版】VIVIT LINK徹底完全ガイド！スケジュールは自動化が基本-簡単日程調整に挑戦-

今やスケジュール調整や管理はシステム化が前提であり、大手企業でもサービス利用が当たり前になっています。

そのためチーム作業の効率化はもちろんのこと、ビジネスの協業者や顧客との関係強化のため、スケジュールの連携が必要です。

しかし最適なサービスを選ぶとなると大変です。大手からベンチャーまで様々な企業がツールやサービスを提供しているからです。

ここではスケジュール調整のツールについて知識を得ることを目的とし、Webサービス専門の企業が開発したVIVIT LINKを紹介します。

VIVIT LINKの概要

VIVIT LINKは、自社開発のWebサービス（SaaS）を展開するグルービーモバイル株式会社が開発したサービスです。

日程調整の完全自動化を目標としたサービスで、GoogleカレンダーやOutlookと連携し、会議のスケジュール調整を自動化することができます。
オンラインと対面の会議の両方に対応し、カスタマイズ可能な予約ページや通知機能も提供可能です。

営業、採用、カスタマーサポートなど、様々な業務での効率向上を目指しており、ZoomやSlackとの統合もサポートしています。
スケジュール調整の手間を減らし、チームの生産性を向上させるために開発されたサービスです。

VIVIT LINKの機能

VIVIT LINKは主に以下の機能があります。

日程調整機能

日程調整は個人、グループ問わず無制限に作成可能です。また組織の内外関わらずに利用可能です。

受付機能

通常受付、承認制受付、今すぐ受付の3タイプあります。通常受付は、日程調整カレンダーより時間枠を選択してもらい受付します。承認制受付は、依頼・申込み内容を確認してから承認することができます。今すぐ受付は、受付後に即打ち合わせをすることができます。

日程調整カレンダー機能

カレンダーサイトでは、サービス名やロゴ等を非表示にでき、利用者にサービス名は表示されません。また週表示／月表示、担当者のプロフィール表示、資料ダウンロード設定、ページの自由編集、フォーム設置と設問項目の設定など様々な機能があります。

日程調整の自動化機能

連携カレンダーの予定とスケジュール設定を考慮した空き時間を表示します。またダブルブッキングの防止機能、次回の日程調整機能、連携カレンダーへ予定の自動登録、Web会議URLの自動発行などで調整作業量を減らします。

通知機能

サンクスメールやリマインドメールを自動で発行します。利用者へ連携を密にするため、会議前後のフォローを自動配信で補います。また各メールは自由に編集が可能です。

チームの調整機能

チームでの利用のため様々な機能があります。

参加者調整機能

カレンダー毎のメンバー設定して調整、複数人全員が参加する調整、複数人のうち1名が参加する調整の3タイプあります。それぞれカレンダー毎に対応メンバーを設定して複数人対応での日程調整、対応メンバーが全員参加する日程調整、対応メンバーのうち予定が空いている1名が参加する日程調整が可能です。

変更対応機能

マッチングの優先度設定では、複数人のうち1名が参加する場合、参加者の優先度設定が可能です。メンバーの代理調整として、自分以外のメンバー、グループの日程調整が可能です。既に成立している打ち合わせ予定の担当者変更が可能です。

予定共有機能

チーム内での各メンバーの予定は管理画面で可視化されています。

連携機能

各サービスとの連携が可能です。

カレンダー連携機能　（他社スケジューラー）

Google Calendarをはじめ、Outlook、Microsoft Teamsとの連携が可能です。

他ツールとの連携機能

Web会議ツールのZoom、Google Meet、Microsoft Teams、またチャットツールのチャットワーク、Slack、Microsoft Teamsとの連携が可能です。

VIVIT LINKの始め方

VIVIT LINKの始め方について説明します。

VIVIT LINKのサイトでアカウントを作成します。右上の「無料トライアル」を選択します。

無料トライアルのページで「会社名 / 団体名」「姓名」「メールアドレス」（ビジネス用のメールアドレス）「電話番号」を入力します。

続いて使用する「スケジュール管理ツール」と「ビデオ管理ツール」にチェックを入れます。

最後に「個人情報の取り扱い について同意する」にチェックを入れて「無料トライアルを申し込む」を選択します。

これで自由に管理画面を操作し、すぐに日程調整やウェビナーを試すことができます。

VIVIT LINKの導入メリット

VIVIT LINKの導入メリットについて説明します。

スケジュール調整の手間を減らす

VIVIT LINKはスケジュール調整に必要な機能は全て揃えています。

GoogleカレンダーやOutlookと連携し、自動で空き時間の検出が可能です。カスタマイズ可能な予約ページにより、利用者はクライアントやチームメンバーを問わず、簡単に日程を選べます。

今まで必要だった複数回のメールや電話での調整が不要になります。

調整ミスを減らして手戻りや遅延を防ぐ

調整ミスには日時の間違いの他に、複数から同時に調整を受けることで誤認する場合があります。リマインド通知機能やリアルタイム同期により、ダブルブッキングや連絡漏れを防ぎます。

調整する側もされる側も、スケジュールの混乱が減少してアポイントメントが確実に実行されます。

生産性を向上させる

スケジュール調整にかかる時間は件数と対象人数に比例します。1日のうち何十分何時間も調整に時間をかければ、本来の業務に影響がでます。

VIVIT LINKによる効率的なスケジュール管理で、調整にかかる時間を削減します。その時間を本来の業務に充てることで、チーム全体の成果が向上します。

上記からスケジュール管理が効率化され、業務が円滑に進みます。

VIVIT LINK の導入効果

実際に導入した企業の例から効果を説明します。

生産性の向上

導入前は1件15-20分ほど1日60分程度を日程調整に時間を費やしていた。導入した結果、分単位で日程調整が完了するため営業担当者の生産性は向上し、1時間/日の効率化がはかれた。

商談件数の増加

生産性の向上により、インバウンドチーム4名で1日あたり4時間ほどの時間削減となり、電話対応件数が上昇したため商談件数が増加した。

ストレスの軽減

導入前にあった複数回のやり取りによる作業負担、ミスや忘れによるプレッシャー、作業が完了するまでの心配りなどが、導入後は無くなり日程調整に関して無駄なストレスが削減できた。

対応者数の増加

一度のやり取りで面談日程を調整できるため、面接来社率が向上、より多くの人材との接触により優秀な人材の確保に結びついた。またリマインド機能により欠席者が減少した。

費用対効果の向上

初回訪問時の日程調整に必要な時間が減少したため、結果としてアポイント取得率が140％向上、その後の訪問調整の時間も減り1社あたりの対応時間も削減された。

VIVIT LINKの料金プラン

VIVIT LINKの料金プランは、コストパフォーマンスが高く導入しやすい点が特徴です。プランには全ての機能が含まれており、外部ツールとの連携も追加料金なしで利用可能です。

料金プランの詳細については、サイトにある料金表ダウンロードページから入手します。

トップサイトの「料金を確認する」を選択します。

料金プランのダウンロードページで「会社名 / 団体名」「姓名」「メールアドレス」（ビジネス用のメールアドレス）「電話番号」を入力します。

最後に「個人情報の取り扱い について同意する」にチェックを入れて「今すぐ料金プランを確認する」を選択します。

2024年11月現在、初期費用50,000円の無料キャンペーンも行われています。これを機会に試してみるのもいいかもしれません。

まとめ

スケジュール調整は重要である反面、時には時間がかかり面倒な作業です。一方でビジネスにおいて人と会うことは、最初の第一歩や次のステップに進むために必要な場合が多く、調整が早くできればそれだけチャンスが増えます。

煩わしい調整をストレスなく素早く実施する。VIVIT LINKは、シンプルな操作と高度な連携機能で、時間管理を改善し、ビジネスの生産性を向上させるツールです。

今後のビジネスのためにもスケジュール調整のツールを検討してはいかがでしょうか。