1on1が失敗するケースとは？1on1の効果を高めるための日程調整ツールの活用について解説

「1on1を定期的に開催しているが日程調整に苦労している」

上記のような悩みを抱えていませんか？

1on1は部下の話を聞き、上司がフィードバックを与え、課題解決や人材育成を図るものとして、職場における重要なコミュニケーションの場です。

しかし、1on1の開催のためには、面談の対象である部下の空き日程を確認しつつ、日程を調整していく必要があり、調整のためのやり取りが負担となることがあります。

1on1の実施による効果を高めるためにも、事前の準備も考慮に入れて適切な日程を選択することが大事です。

そこで本記事では、1on1を成功させたいと考えている人向けに1on1の効果を高めるポイントを説明するとともにおすすめの日程調整ツールについて紹介していきます。

1on1が失敗するケース

本章では、1on1が失敗するケースについて説明していきます。

1on1の優先度が低い

1on1は業務の時間をわざわざ割いておこなうため、どうしても後回しにされがちです。

また、1on1を成功させるという強いモチベーションがなければ、形式的な実施で終わってしまいます。

1on1の優先度が低いままだと面談の効果は上がりませんので、上司も部下も1on1を積極的におこえるような環境作りが大事です。

1on1への準備が足りない

1on1をただ決まった日時に実施して、話す機会を設けるだけでは単なる雑談や報告に終わってしまいます。

1on1は上司と部下の信頼関係を醸成し、部下の成長を促すような場とするべきです。

1on1実施の前に、目的や話す内容、課題設定などについてある程度準備をしたうえで面談に臨むようにしましょう。

1on1の日程調整が負担となっている

1on1の日程調整に手間と時間がかかり、負担となってしまうと、1on1のための準備は満足にできず、日程を調整する側もされる側も開催するだけで精一杯となってしまいます。

かといって無理やり日程調整をしたところで、本来の業務を圧迫してしまい、上司も部下も1on1へのモチベーションが下がっていく一方です。

1on1を成功させるためには日程調整を円滑に進めることがなにより大事なのです。

1on1の効果を高めるポイント

本章では、1on1の効果を高め、部下の成長を促進するためのポイントについて説明していきます。

目的やテーマを明確にする

1on1にて話す目的やテーマを明確にすることで、部下としても事前の準備をしやすくなり、1on1を通して課題を解決したり、次のアクションを起こしやすくなったりします。

逆に目的やテーマが不明だと部下は何を話していいのかわかりませんし、「話す内容によって人事評価などに影響してしまうのでは？」と不安になるかもしれません。

目的やテーマを設定しつつ、1on1は部下の課題やキャリアを考えていくための場であることをしっかり伝えておくことが大事です。

部下の仕事の状況を把握しておく

部下のスケジュールの状況を把握し、最適なスケジュールにて1on1を実施することが大事です。

部下の仕事の状況をまったく考慮しないで日程を決めてしまうと、満足な準備はできず、ただ話を聞いて終わりということになりかねません。

また、タスクの状況もある程度把握しておかないと、部下の仕事上の課題や悩みなどについて理解が進みませんので、常日頃から部下のことをよく知っておく必要もあります。

日程調整ツールを利用する

日程調整ツールを使えば、調整のための余計な連絡が必要なくなり、効率的に1on1の日程調整が可能となります。

部下が多かったり、取り掛かっている案件が忙しかったりすると、スケジュール管理が大変ですが、日程調整ツールなら簡単な操作で空き日程から最適な日時を選択できます。

次章にて日程調整ツールを利用するメリットについて詳しく説明していきます。

1on1のために日程調整ツールを利用する3つのメリット

本章では、1on1開催のために日程調整ツールを利用するメリットについて詳しく説明していきます。

1.部下のスケジュールを共有できる

日程調整ツールを利用すれば、上司は部下のスケジュールを一目で把握できます。

ツールによっては今現在部下がどんなタスクに取り掛かっていて、そのタスクがどんな進捗状況なのかについても細かく確認可能です。

1on1に臨む前に部下の仕事の状況をしっかり把握しておくうえでもメリットがあります。

2.日程調整を効率化できる

日程調整ツールは、空き日程を自動的に抽出し、相手は候補日を選ぶだけなので、上司としては部下と何回も連絡を取り合う必要がなく、日程調整を効率化できます。

また、会議室の仮差し押さえや予約までしてくれるツールもありますので、面談場所のセッティングの自動化も可能です。

1on1の日程調整にあたって時間をかけがちな作業の負担を大幅に減らせます。

3.日程調整ミスを減らせる

日程調整では、口頭やメールで連絡していることもあって、連絡ミスやダブルブッキングなどなど人為的なミスが生じてしまうものです。

しかし、日程調整ツールなら上司や部下のスケジュールは自動的に反映されるので、人為的なミスをかなりなくすことができます。

空き日程も自動的に抽出してくれますから誤った候補日を相手に伝えることもありません。

1on1のためのおすすめ日程調整ツール

本章では、1on1の日程調整を効率化し、1on1の成果を高めるのにおすすめの日程調整ツールについて紹介していきます。

Jicoo（ジクー）

Jicooは電話やメールでの予定調整を効率化できる日程調整を自動化する無料ツールです。

Google カレンダー、Office365予定表とカレンダー連携することにより候補日時の自動抽出が可能です。日程調整ページで確定した予定は自動登録してくれます。

Slack連携、ロゴの変更、メッセージのカスタマイズ、Google Analytics連携など豊富な機能があるので1on1での日程調整に活用できます。

waaq Link（ワークリンク）

waaq Linkは自動で生成されたメールが自動で送信し、受け取った相手が候補日を選ぶだけで日程調整が可能なツールです。

進捗管理機能もあり、部下のおおまかなスケジュールだけでなく、個々のタスクの進み具合も細かく共有できます。

ZoomやGoogle Meet、Microsoft Teamsといった複数のWeb会議ツールに対応していることも他のツールにはない強みですので、1on1をWeb会議ツールでおこないたい場合にもおすすめです。

biskett

biskettは、Googleカレンダーと連携のうえ、日程調整用のURLを相手に送り、相手が日程を選択するだけで日程調整が可能なツールです。

Slackとの連携も可能となっており、Slackを通して上司と部下のやり取りや、プロジェクトの管理をおこなっているような職場にも適してます。

カレンダー上の会議室の空き日程とも連携しており、1on1のための会議室の予約も自動的におこなわれます。

詳しい解説はこちら

アイテマス

アイテマスは、Googleカレンダーと連携して日程調整が可能なツールです。

Web上だけでなく、androidやiOS専用のアプリもあり、スマホからでも日程調整がしやすいというメリットがあります。

外回りが多く、外出先や移動中に1on1の日程調整をする必要があるような職場の人はぜひ検討しておきたいツールと言えます。

詳しい解説はこちら

TimeRex（タイムレックス）

TimeRexは、Googleカレンダー・Outlook予定表と連携し、ログインしたうえで専用のURLを相手に送るだけで日程調整が可能なツールです。

移動時間も考慮したうえで候補日程をリストアップしてくれるので、外出が多い職場にて1on1の日程調整をする場合に役立ちます。

会議室の予約も自動ですから日程調整にかかっていた作業を大幅に削減可能です。

詳しい解説はこちら

Calendly(カレンドリー)

Calendlyは、アメリカの企業であるCalendly社が開発し、世界中にユーザーがいる日程調整ツールです。

連携できるカレンダーはGoogle・Microsoft・Apple(iCloud)と豊富で、高機能ながらシンプルな操作感が魅力です。

加えて、時差は自動で計算されたうえで日程調整をしてくれます。

多国籍な企業や海外出張が多い職場の場合はぜひ検討しておきたいツールです。

詳しい解説はこちら

まとめ

1on1を成功させるためには、しっかりと話す目的やテーマを決め、入念な準備をする必要があります。

そのためにも上司と部下のスケジュールとタスク状況を考慮して、最適な開催日程を選ぶことが大事です。

日程調整は口頭や電話、メールなどでやり取りしているとあっという間に時間を浪費してしまいますので、なるべく効率化していく意識を持ちましょう。

日程調整を自動化し、人為的なミスも防止できる日程調整ツールの利用をおすすめします。