整体院の予約管理のマストアイテム！　予約システム導入のポイントとメリット

整体院の予約受付では施術中に電話が入ってしまうとその対応に時間を割かれ、治療や接客の集中できないなど本来業務に支障きたす場合があります。

こうした課題を解決するには自動で予約を受付けることができる予約システムの導入がおすすめです。

予約システムを導入すれば予約受付けを効率化できるのはもちろん、予約管理を一元化することでヒューマンエラーをなくし、作業とコストも大幅に削減することができます。

そこでここでは整体院における予約システムの導入メリットや、導入の際のポイントなどをみていきます。

整体院向けの予約システムとは

予約システムは多くがクラウドで提供され、ブラウザやアプリを介し、インターネット経由で顧客からの予約を自動的に受付けることができるほか、電話やメール、FAXといった従来から用いられていた予約手段も一元化して管理するシステムをいいます。

特に整体院においては、顧客とは患者であり、何らかの不調を抱えて来院を希望することから、施術の予約が取れなかったり施術前に長い待ち時間が発生することは大きなストレスとなってしまいます。

そこで予約システムはスムーズな予約受付を実現することにより顧客の不安や不満を解消します。

また、整体院側にとっても予約システムは混雑を解消でき予約管理を自動化し、本来業務に集中することで業務の効率化が図れます。

さらに予約システムには顧客管理機能や決済機能を持つものがあり、業務全体の効率化と整体院運営におけるマーケティングへの活用も可能です。

整体院における予約システム導入の必要性

整体院の運営において重要な稼働率の最大化と顧客の利便性を向上には予約システムの導入が非常に効果的です。

また整体院にもうひとつ欠かせないのは顧客の情報や施術の履歴を記録したカルテの作成です。

しかしながらカルテは紙で管理するとその都度情報を記入したり、保管のためのスペースも確保しなくてはなりません。

そこで、予約システムを活用すれば予約受付と連動し、顧客自身が入力した問診表もセットでデータを自動的に蓄積することができます。

さらに、顧客の予約状況や来院状況、施術履歴、来院数などの情報は自動反映されるので手動でデータ入力する手間もかかりません。

こうした観点から、整体院の運営上、予約システム導入は非常に効果が高いものといえます。

整体院向けの予約システムの機能

整体院での運用効果を最大化するのは、予約システムに搭載された次のような機能によるものです。

予約管理機能

予約ページを作成することによりインターネット経由で24時間自動で予約受付を可能にする機能です。

予約システムによっては施術後に次回予約を受付けたり、電話予約の場合でも過去の履歴を遡って対応できるので顧客の登録や管理も効率化できます。

また、キャンセルを受け付けることも可能です。

顧客管理機能

予約受付け後、顧客ごとの予約内容や来店履歴、来店時の情報を記録し管理する機能です。

会員顧客の場合にはマイページにログインすることで自身の過去の予約履歴の確認や会員属性情報などを確認することもできます。

スタッフ管理機能

スタッフのシフトを管理しながら顧客を受け入れる機能です。

スタッフの情報は所属店舗や雇用形態、取得資格から役職まで細かく管理でき、提供可能な治療やコースも設定できます。

コース管理機能

予約ページに表示する各種コースを作成し、管理する機能です。

回数券の設定やクーポンを発行することもできるほか、顧客ごとの使用状況も一括管理できます。

決済機能

クレジットカードや電子マネー決済などに対応し、顧客の支払い履歴や利用履歴も管理できる機能です。

料金未回収のリスクを軽減するとともに顧客の利便性を向上させます。

整体院における予約システムの導入メリット

これら予約システムが持つ多くの機能を活用すれば予約管理を効率化できるとともに、整体院の運営全体にさまざまなメリットが期待できます。

予約の取りこぼしがなくなる

24時間365日予約受付を可能にする予約システムならスタッフが不在の営業時間外でも予約を取りこぼすことがありません。

顧客が自身のタイミングで予約することができ、「予約しようと思った営業時間外だった」「予約しようと電話をしたら話し中だった」といったような機会損失をなくします。

潜在顧客を掘り起こせる

一般家庭で固定電話が減少傾向にある現在、電話する機会も減少し、それ自体に抵抗を感じる人も少なくありません。

すると、電話以外に予約がとれる手段がない整体院の場合、ここでも機会損失が発生している可能性があります。

またメールなどの手段であっても予約に至るまでは複数回顧客とやりとりをしなければならなかったりタイムラグが発生したりします。

その点、予約システムであれば確実に予約を受付けることができ、同時に効率的であることから、潜在顧客を掘り起こしに役立ちます。

無断キャンセルを抑制できる

顧客の無断キャンセルはさまざまな業界で問題となっていますが、その何割かは顧客が予約したこと自体をうっかり忘れていたことによって起こります。

整体院でもこうしたケースを未然に防ぐため、予約システムでは予約日直前に予約の詳細を確認するリマインドメールを送信することが可能です。

これにより、予約システムでは無断キャンセルの抑止にも効果を発揮します。

整体院における予約システム導入のポイント

ここまでのように予約システムは整体院の運営にさまざまなメリットがありますが、これらをより効果的に活用するためには導入の際に押さえておかなければならいポイントがあります。

予約管理の問題点を把握する

予約システムを導入する際には、「オンライン予約に対応したい」など、「なぜ導入が必要なのか」その問題点を明確にしておく必要があります。

予約システムを導入したとしても業務全体、あるいは予約管理すべてが順調に進むとは限りません。

課題解決が滞ったとき、その問題点が明確でないとその改善も難しくなってしまいます。

問題解決の目標を掲げておく

問題点が明らかになったら、次にすべきなのは「ネット予約の割合を何割にする」といったように予約システムの導入によって達成したい目標を掲げることです。

またこのとき目標が予約システムでは解決できないものなのであれば、導入そのものを検討しなおさなければなりません。

小さくはじめる

予約システムを導入したとしても、最初のうちはネット予約を平日のみに限定し、当日や直前の予約は従来どおり電話とするなど、徐々に運用の幅を広げていったほうがベターです。

これは突然大幅に業務内容を刷新するとかえって混乱を招くこともあるからです。

効果を検証する

予約システムの導入後にはできるだけきめ細かく効果を検証してみることが大切です。

導入によって改善されたことやそうでなかったことを定期的に振り返ってみることで問題点や新たな課題が明らかになり、さらに活用の幅を広げるヒントもみえてきます。

整体院向けのおすすめ予約システム

整体院に求められる予約システムの機能やメリット、導入の際のポイントなどをふまえ、ここからはおすすめのシステムをいくつかご紹介します。

Jicoo

Jicoo（ジクー）は予約や日程調整を自動化する無料サービスです。

カレンダーツールを含め様々なアプリと連携をすることが可能となっているためシームレスな予約体験が可能となっています。

また、予約ページのデザインカスタマイズ、セミナー型の予約、複数人の日程調整、担当者自動割当、カレンダーの週表示などの機能を利用できます。

日程調整ツールがベースとなっているため、シンプルで簡単な予約システムとしてすぐに利用することが可能となっています。

からだケア

からだケアはシンプルで直感的な操作性が特徴の予約システムです。5分単位での予約管理やスタッフごとに柔軟なメニュー設定が可能など、整体院の予約管理に求められる機能が充実しています。また、集客エリアや売上げの分析機能なども備えています。

らいらいリザーブ

らいらいリザーブはポータルサイト・顧客用マイページ・顧客管理・ネット予約が連動した新しいかたちの予約システムです。顧客との情報共有をコンセプトとして開発されているので、事業者と顧客双方の利便性が高められています。

予約から来店、会計処理はもちろん、メッセージやアンケートの送信、さらにはサイトへの口コミの反映にまで対応しているので顧客との接点を増やし、集客効果も期待できます。

tol

tolはスマートフォンやタブレットで使える予約システムアプリです。パソコンを開かなくても施術の合間や外出先から、SNS感覚で予約管理をおこなうことができます。予約件数の上限を気にすることなく、無料で利用できるのも特徴です。

予約システムを導入して整体院の予約管理を円滑化しよう

整体院において予約システムの導入は予約管理にとどまらず、業務全体の効率化が期待できます。

ただし導入にあたってはメリットを考慮し、より適切なシステムを選定できるよう、導入のポイントを押さえ、候補となる予約システムの特徴をきちんと把握しておくことが大切です。

こうした労力を惜しまなければ予約管理の円滑化をはじめ、期待した成果が得られるはずです。