リアルタイム情報共有ツールflouuで文書管理を効率化しよう！使い方を解説！

「社内の資料や情報がまとまって管理できておらず困っている」

上記のような悩みを抱えていませんか？

リモートワーク業務が増えてきてメンバー間の情報共有がうまくいかないということもあると思います。

そんな情報の管理がうまくいっていないという会社・職場には、情報共有・ナレッジマネジメントツールflouuがおすすめです。

flouuは、ドキュメントの管理や検索、編集などをより効率化、一元化してくれます。

ただ、ツールによってドキュメント管理をしたいと考えているが、使い方がよくわからず、導入に迷うという場合もあるかと思います。

そこで本記事では、情報共有ツールflouuの特徴や使い方、料金プランなどについて紹介していきますので、ぜひ参考としてください。

flouuの特徴

本章では、flouuの情報共有ツールとしての特徴について紹介していきます。

リアルタイム同時編集・共有機能

flouuの主な機能として、作成中のドキュメントをリアルタイムで同時編集・共有ができるという機能があります。

複数人で編集できますから、1人の編集が終わるまで待っている必要がなく、作業時間が効率化されます。

ドキュメントはバージョンでも管理可能なので、複数人での編集によって混乱しにくいです。

リアルタイムチャット機能

flouuにはリアルタイムチャット機能があり、ドキュメントを編集中でもチャットにてコミュニケーションを取り合うことができます。

ドキュメント作成中に随時レビュー・フィードバックなどがしやすいです。

ChatworkやSlack等のチャットツールと連携したうえで、通知を受け取ることもできますので、チーム内の情報共有が一層促進されるでしょう。

ドキュメント管理・検索の効率化

flouuにはドキュメント管理を効率化してくれる機能がたくさんあります。

主要な機能としてはラベル管理機能があり、ドキュメントに任意のラベルを付けて、大量のドキュメントをラベルによって容易に管理・検索できるようになります。

その他、作成したドキュメントの本文・コメント・添付ファイルなどからの検索や、様々な要素(閲覧数など)で並び替えての検索など多様な管理方法が魅力です。

flouuでのアカウント登録

本章では、flouuでのアカウント登録について手順を追って説明していきます。

まずflouuのトップページへアクセスしてください。

「無料で試す」をクリックします。

Googleアカウントかメールアドレスでの登録が選べます。

メールアドレスで登録する場合は、「名前」・「メールアドレス」・「パスワード」の入力が必要です。

ここではGoogleアカウントを使ってログインしていきます。

無料トライアル期間ということで、「トライアル用組織」という組織のテンプレートがすでに用意されているので、そちらをクリックします。

以上でアカウント登録は完了です。

flouuの使い方

本章では、flouuにおける主要な機能のついてその使い方を紹介していきます。

リアルタイムチャット

リアルタイムチャット機能は、編集しているドキュメントにてチャットできるという機能です。

ドキュメントを開くと、右のほうに「チャット」という項目があるのでクリックしてください。

するとチャット用の枠が開き、メッセージを入力できるようになります。

メッセージを入力したら「送信」をクリックしましょう。

上記のようにチャットが表示されます。

リアルタイム同時編集

ここではリアルタイム同時編集について説明していきます。

まずユーザーを追加してみましょう。

「メンバーを招待」をクリックします。

追加するメンバーの「メールアドレス」を入力し、「招待する」をクリックしてください。

相手のメールアドレス宛に上記のようなメールが届きますので、「参加する」をクリックして編集に加わりましょう。

上記のように複数人が同時に編集できるようになります。

ラベル管理・検索機能

flouuの主要なドキュメント管理機能の1つであるラベル管理・検索機能について紹介していきます。

ドキュメントの下にある上記のマーク部分をクリックします。

「ラベルを作成」を選択してください。

新規ラベルを作成するために、「ラベル名」を入力し、「色」を選択します。

メンバー間でわかりやすい名前や色にしましょう。

入力したら「作成」をクリックします。

上記のようにドキュメントごとにラベルを付けていくことが可能です。

ラベルからドキュメントの検索もできます。

任意のラベルにチェックを入れて検索してみましょう。

チェックを入れたラベルが付いたドキュメントだけを表示させることができました。

このようにドキュメントが大量にあっても、ラベル管理することでドキュメントの検索・管理がしやすくなります。

flouuの料金プラン

本章では、flouuの料金プランについて紹介していきます。

無料期間は14日

flouuは基本有料での利用となりますが、14日間は無料トライアル期間として利用できます。

無料期間を利用して、flouuが情報共有ツールとして使いやすいかチェックしてみましょう。

なお、無料期間中はクレジットカード情報は不要です。

有料プラン

flouuでは、1ユーザーあたり月額500円(税抜)にて全ての機能を利用することができます(1 ユーザー当たり1Gのストレージを付与)。

加えて、IPアドレスによるアクセス制限が利用できるセキュリティオプションは、追加で1ユーザーあたり月額500円(税抜)が必要となります。

機密性の高い情報を扱うような場合やリモートワークにて社内情報にアクセスするような場合などは、セキュリティオプションも検討したほうがいいかもしれません。

その他、社内の文書作成・情報共有のプロセスをflouuへの移行するための導入支援サービスオプションもあり、こちらは10万円(税抜)から利用可能となっています。

まとめ

flouuはドキュメントの管理・検索に優れているツールであることがわかりました。

使い方を紹介した通り、操作性もシンプルで使いやすいです。

flouuを導入すれば、業務上必要な資料や情報がどこにあるのかわからないといった悩みは少なくなりますし、業務改善・効率化も期待できます。

加えて、リアルタイムの同時編集・共有・チャット機能など社内のコミュニケーションも取りやすくしてくれる機能も魅力です。

社内の情報管理に悩んでいるならflouuの導入を検討してみましょう。