リモートワークでは社内ルールのどこを見直せばいい？

リモートワーク環境ではオフィスに出社していた状況とは大きく働き方が異なります。

これまで常識とされてきたことも働き方の変化にあわせて大きく変わっていきます。そのため働き方にあわせて社内ルールも変更していく必要があるでしょう。

当記事ではリモートワーク環境で整備したい社内ルールやどのような点に気を付けてルールを整備すればいいのかくわしく解説します。

リモート環境での社内ルールとは

社内ルールとは様々なものがありますが、全員がオフィスに出社している状況とリモートワークをしている状況では働き方や働くための前提が大きく異なります。

リモート環境での社内ルールについて確認して行きましょう。

働き方の前提が大きく変わった

オフィスに出社して仕事をする状況と、リモートワークで仕事をすることは前提が大きくことなります。そのため、ルールの改訂や新設が必要となることがあるでしょう。

例えば、交通費として通勤定期代を支給するルールがあったとします。

ほとんどリモートワークとなる社員がいる場合は交通費が必要ありません。その場合は実費として支給するのかなど、今まで当たり前のこととしておこなわれていたルールも見直す必要があります。

全てのルールを点検して非効率なところやリモートワークを阻害するルールが無いか確認するようにしましょう。

社員の不安を解消できる

新しい働き方で社員も不安に感じることが多いものです。会社がしっかりとしたルールを制定することで社員も安心して仕事ができるでしょう。

従来のルールでは会社の情報を持ち出しできないなどのルールを制定している会社も多くありました。しかし、リモート環境では会社の情報を持ち出さないと仕事をすることができません。

情報を持ち出すのであれば、どのような情報を持ち出してもいいのか、持ち出す際にはどのような手続きをふめばいいのかなど、ルールを制定しなければ社員は安心して働くことができません。

リモート環境で定めておくべき社内ルール

リモート環境ではどのような社内ルールを定めておけばよいのでしょうか。リモートワークをする際に検討しておくルールについて解説します。

リモートワークの頻度に関するルール

リモートワークを始める際に、まず決めておきたいのはリモートワークをする頻度です。仕事によってはリモートワークではできない仕事をしている人もいるでしょう。

リモートワークが始まったことによって、仕事を分散して、社員全員がリモートワークを順番にしていくのか、それとも常に出社する社員と常にリモートワークをする社員に別れるのか。ある程度誰がどのくらいの頻度でリモートワークをするか決めておかないと、社員間で不公平に感じることもあるでしょう。

リモートワークの頻度については介護や子育てなどの家庭環境でリモートワークを希望する社員もいるため、希望を聞きながら社員のおかれた環境も鑑みて決定する必要があります。社員間で負担に偏りがないように意識しましょう。

必要な経費の費用負担

リモートワークを始める際に様々なグッズを揃える必要があります。リモートワークをするために必要なグッズの費用負担を誰がするかも決めておくほうがよいでしょう。

会社が負担する場合は一律リモートワーク資金として支給するか、領収書を提出して実費で支給するかを決めておく必要があるでしょう。

会社がグッズの費用を支払うことで、業務の効率化に繋がる可能性もあります。快適にリモートワークできるようにグッズを購入できるルールを制定することで会社の収益も改善し、社員も安心して働くことができるでしょう。

リモートワークをする場所

リモートワークをする場合はセキュリティの問題もあるため、どこでリモートワークをするかもルールを決めておく必要があります。

リモートワークをする場合は自宅やサテライトオフィスなどが中心としますが、カフェや図書館などで仕事をしてもよいかを決めておくとよいでしょう。

また、リゾート地で仕事をしてそのまま観光をする「ワーケーション」という働き方もあります。

どこで仕事をするかをどの程度認めるかは会社の情報のセキュリティと社員のプライベートの充実のバランスを考慮して定める必要があります。

働く場所が柔軟に選べるようになれば、社員の会社に対する満足度を高め、離職を防ぐことにもつながります。

勤怠管理のルール

リモートワーク環境では勤怠管理のルールをより明確にしておく必要があります。

勤務時間は出社してタイムカードを押すというルールがあった場合、リモートワークではタイムカードを押すことができないため、ルールを変更する必要があります。

この場合、PCのログを勤務時間としたり、上司に業務開始時間と終了時間に連絡を入れたりするなど工夫して勤務時間の報告をおこなう必要があります。

このようにリモート環境ではこれまでのルールでは全く対応できないようなことが多く発生します。そのため、前提から疑ってルールを変更する必要があるでしょう。

リモートワーク環境での勤怠ルールは働き過ぎにも気を付ける必要があります。仕事を終えたこともしっかり確認するルールを制定するようにしましょう。

業務範囲のルール

リモートワークを始める際はリモートワークでおこなえる業務範囲を決めておく必要があります。出社しなければ物理的にできない仕事や、リモートワークでは効率が落ちる仕事もあります。

リモートワークをする人がどの業務をおこなうのか、おこなえない業務がある場合は誰が引き継ぐかもしっかりと確認しておく必要があります。

業務範囲を決める際はしっかりとコミュニケーションをとることが大切です。

リモートワークで変更するべきルール

従来のルールでもリモートワークによって変更するべきルールもあります。どのようなルールを変更するべきなのか確認しておきましょう。

評価方法

リモートワーク環境で上司が部下を評価しづらいものです。

そのため、ルールの再整備をする必要があるでしょう。リモートワーク環境ではより成果を定量的に図る必要があります。

イメージ先行の定性的な評価では目の前にいない部下を評価することは難しいといえるでしょう。

コミュニケーション不足を解消するためのルール

リモート環境ではコミュニケーション不足となる可能性が高いものです。

そのため、コミュニケーション不足や報告漏れが起こらないように従来のルールと変更する必要があります。例えば、定例のミーティングをしたり、業務報告をメールで一日一回おこなうようにルールを整備したりするなど、コミュニケーション不足を解消するルールとする必要があります。

ただし、コミュニケーションをおこなうために過度に報告を求めると報告をおこなうための時間が負担となってしまい、効率が落ちてしまう可能性があるため、バランスも考えてルールを制定することが必要です。

リモートワークでのルール制定は必須

リモートワークをおこなう際の新しいルールの制定や今あるルールの変更は必須といえるでしょう。

リモート環境での適切なルールを制定することで効率的かつ安全に仕事をすることができます。

また、業務に支障がない範囲で働く場所は時間に自由度を持たせることで社員もリフレッシュすることができるため、モチベーションもあがるでしょう。