Googleカレンダーで主催者を変更する方法と注意点を解説|操作を知って効率UP

Googleカレンダーは、企業や個人に広く利用されているスケジュール管理ツールです。

さまざまな機能を搭載しており、大変便利なツールですが、意外と知られていない機能や操作方法が存在します。

例えば会議・面談などのために作成したイベントの主催者だけを変更する方法です。

みなさんは急な担当者変更や業務の引き継ぎで会議・面談の担当者を変更しなくてはいけない時、どうしていますか？

参加者全員にメールや口頭で伝えたり、イベントを一から作り直したりはしていませんか？

今回ご紹介する操作方法を知ることで、詳細を記述したイベントの内容をそのままに、主催者だけを変更することができます。

この記事では、主催者変更の方法を実際に操作する画面と共に、操作方法を解説します。

そのほかにも、主催者が変更できないケースや、Googleカレンダーのその他の便利機能なども簡単に紹介しています。

この記事が業務効率化の一助になれば幸いです。

Googleカレンダーで主催者の変更が必要なケース

イベントの主催者を変更しなくてはいけない場面には、いくつかのケースが考えられます。

以下に代表的な例を挙げていきます。

これらのケースに心当たりがある方は、今回紹介する主催者変更の操作をおこなうことによって、効率化の助けとなる可能性が高いです。

前任者が退職や異動した際の変更

面談のイベントを作成した主催者が、退職・異動などをする場合、職場を離れる前に速やかに後任の担当者への主催者変更を行ないましょう。

そうすることで自社内のみならず、取引先の担当者や就職希望者のオンライン面談など、内外の参加者が混乱することを防げます。

社内責任者やプロジェクトリーダーなどの変更

社内責任者やプロジェクトリーダーが交代する必要があった場合、イベント開始前に後任者へ主催者権限を委譲しましょう。

そうしないと会議が主催者不在で進行してしまいます。

主催者を変更しておくことで、後任者は主催者権限を必要とするあらゆる操作が可能になり、会議・面談が滞りなく進行することができます。

担当の業務を一部分担する際の変更

担当している会議・面談の一部を他の人に割り振る際に、主催者変更の操作で対処しましょう。

これによって業務を引き継いだ人がイベントを作り直す必要がなくなり、引き継ぎの手間を大幅に減らすことができます。

Googleカレンダーで主催者変更をするメリット

主催者変更の操作を習得することで得られるメリットの代表的な例です。操作を覚えることで、これらのメリット全てを享受できます。

イベントの設定を一切変更せずに済む

主催者だけを変更することで、これまでイベントに入力した情報や参加者リストなどを一切変更せずに、そのままスケジュールを進行できます。

主催者変更ではなくイベントを作り直す事で対処しようとすると、重要な注意事項の欠落や参加者の招待もれなど、重大なミスにつながる可能性があります。

参加者側への確実な周知

参加者側にもメリットがあります。参加者はカレンダー上の画面を参照するだけで、主催者が誰なのか簡単に確認することができます。

例えば主催者変更をしないと、主催者が「田中」から「山田」に変更になったことを、参加者が画面上から知ることができず、ムダな混乱を招いてしまいます。

後任の主宰者への全面的な権限委譲

主催者には、イベントの詳細な編集や設定、参加者の招待や承認など、イベントに関するほぼ全ての権限が与えられます。

これを後任者に委譲することで、会議・面談を円滑に進行することができます。

Googleカレンダーの主催者が変更できないケース

主催者を変更しようとして操作してもできない場合もあります。

そういった場合、以下のケースに該当しないかを確認してみてください。

対処法も示していますので、以下のケースに遭遇した場合の参考にしてください。

自分が主催者ではない場合

自分に主催者の権限がないにもかかわらず、現在の主催者から第三者へ主催者を変更することはできません。

主催者を変更できるのは、そのイベントの現在の主催者だけです。

この場合、主催者と連絡を取り、主催者変更の依頼をする必要があります。

組織外のユーザーに主催者変更しようとしている

Google Workspaceなどの組織向けサービスを利用し、組織のドメインに属したアカウントを使用していた場合、主催者を組織外のユーザーに変更することはできません。

この場合、組織外のユーザーに権限の一部を付与したり、共同主催者としたりすることで対処できる場合があります。

一部の特殊なイベント

たとえば繰り返しのイベント内で、一部の予定だけを主催者変更することはできません。

この場合は、イベントをコピーして主催者を変更する、または主催者から共同主催者や権限の付与をしなければいけません。

Googleカレンダーの主催者を変更する手順

イベントを操作して主催者を変更する手順を解説します。図に従って操作してください。

まず、Googleカレンダーの画面を開き、変更したいイベントを選択、予定の詳細を開きます。

「その他の操作」のドロップダウンリストから、「主催者を変更」を選択します。

主催者にしたい人を検索し、選択します。メッセージ欄の文面は自由に書き換えられます。

最後に「主催者を変更」を押下します。

主催者にしたい人に、Gmailが送信されます。リンクをクリックすると、主催者変更が完了します。

Googleカレンダーのその他の活用法

Googleカレンダーには、さらに業務効率化の助けになる活用法があります。

代表的な3つの機能を紹介します。

外部予約Webサイトとの連携

外部のWeb予約サイトとGoogleカレンダーを連携することにより、Webサイトから入力された予約受付を自動で反映することが可能です。

これにより、Webサイトへの入力をいちいち確認してGoogleカレンダーに手動で反映させる手間が省け、確実に予約状況を把握できるようになります。

リマインダー機能

リマインダー機能を利用することで、予定の見逃しや対応の遅れを防げます。

リマインダー機能には2種類の通知方法があり、通知は設定時間になるとホップアップが表示されます。

もうひとつはメール通知です。これも設定時間になれば、メールを送信して予定の存在を知らせます。

通知時間はイベント開始の週・日・時間単位で細かく設定ができます。

スマートホンやタブレットなど、Googleアカウントでログインしたデバイスならば通知を受け取ることが可能なので、予定の見逃し防止に役立ちます。

タスク管理機能

Googleカレンダーの画面から、直接TODOリストにアクセスできるので、カレンダーで今後の予定を確認しながら、業務の優先順位や工程などを組み立てられます。

タスクは優先順位を自由に入れ替え、タイトルと詳細を入力して、より細かく調整することなどが可能です。

まとめ

この記事では主催者が必要な場面からそのメリット、具体的な操作方法や、変更ができないケースなどを紹介しました。

主催者変更の操作は簡単な上に使う機会が多いので、覚えておくメリットは少なくないと思います。

後半に紹介したGoogleカレンダーの便利な機能と合わせて、ぜひ業務効率化に役立ててください。