プロジェクト管理を効率化させるコツを伝授！プロジェクト管理ツールをカレンダーツールと連携できるサービスを紹介

プロジェクト管理を効率化させるコツ

本章では、プロジェクト管理を効率化させるコツについて説明していきます。

メンバーのタスク状況を管理する

メンバーのタスクの進捗状況を管理していくことで細かくスケジュール管理していくことが可能です。

期限が設定されている個々のタスクが今どの段階にあるのかがわかれば、プロジェクトが計画通りに進んでいるのか把握できます。

タスクの進捗状況が計画通りに進んでいない場合もすぐに気づけて、納期遅れを未然に防止することもできるはずです。

メンバーのスケジュールを共有する

メンバーのスケジュールをメンバー同士やリーダーが共有することで、チーム内の連携やコミュニケーションを密にすることができます。

その結果、プロジェクトの進行上問題がおきても、協力しやすい体制を作りやすくなるはずです。

また、どのメンバーが業務量的に余裕があるのか把握できますので、チーム内のリソースも適切に配分することができるでしょう。

プロジェクト管理ツールを利用する

プロジェクト管理をするためにエクセルなどで管理表を作成するのは大変ですし、操作の方法や手順に慣れるのも大変です。

プロジェクト管理を効率化するためには、プロジェクト管理・カレンダーツールの利用をおすすめします。

ツールを使えば簡単な操作で管理でき、メンバー間でも情報を共有しやすく、日程調整の効率化も可能です。

次章以降にてツールを利用することのメリットについて説明していきます。

プロジェクト管理ツールを利用する3つのメリット

本章では、プロジェクト管理・カレンダーツールを利用することのメリットについて詳しく説明していきます。

1.メンバー同士でカレンダーを共有できる

プロジェクト管理ツールはカレンダーとしてメンバーのスケジュールを表示させることができたり、既存のカレンダーツールと連携できたりするので、メンバー同士でスケジュールを簡単に共有できます。

全メンバーのスケジュール状況が画面上で一目でわかり、業務上の連携や仕事の割り振りがしやすくなるはずです。

2.リアルタイムで日程の更新が可能

ツールを利用していないと、個々のメンバーは他のメンバーやリーダーにスケジュール状況を報告する手間がかかります。

しかし、ツールを使えば、個々のタスクはドラッグ&ドロップのような簡単な操作で進捗状況や日程を反映させることができます。

進捗管理は効率化しますし、パソコン操作が苦手なメンバーでも操作方法はすぐに覚えれるはずです。

3.社内外にて日程調整を効率化できる

ツールを使うとカレンダー上にて各メンバーの進捗・日程状況を把握しやすくなるので、空き日程や個々のメンバーのリソース状況が一目でわかり、社内外での会議や打ち合わせなどの日程を効率的に調整できます。

また、日程調整ミスも発生しにくくなるので、ダブルブッキングの心配もありません。

カレンダーツールと連携可能なおすすめプロジェクト管理ツール

本章では、カレンダーツールと連携が可能なおすすめプロジェクト管理ツールを紹介していきます。

Trello(トレロ)

Trelloは、カンバン方式による細かいタスク管理やグラフ表示されるガントチャート等による日程管理の機能を有し、プロジェクトを視覚的、直感的に管理しやすいツールです。

無料のプラグインをインストールするとカレンダーとしての表示も可能であり、タスクの負荷調整や日程調整もしやすくなります。

Googleカレンダーとの同期もできますので、タスク以外の日程も含めて予定の管理や日程調整を効率化してくれます。

Jicoo（ジクー）

Jicooは電話やメールでの予定調整を効率化できる日程調整を自動化する無料ツールです。

Google カレンダー、Office365予定表とカレンダー連携することにより候補日時の自動抽出が可能です。日程調整ページで確定した予定は自動登録してくれます。

Slack連携、ロゴの変更、メッセージのカスタマイズ、Google Analytics連携などスムーズなUXを実現する豊富な機能が魅力となっています。

Backlog(バックログ)

Backlogは、「プロジェクトを見える化」をモットーに、ガントチャートやカンバンボード、バーンダウンチャート、マイルストーンなどプロジェクト管理に必要な機能が包括的にまとめられているツールです。

Wiki・ファイル共有機能によって情報共有をしやすくなっており、資料や議事録などの作成時にWordやGoogleドキュメントでの編集、Googleドライブへのアップロードなどをする必要がありません。

GoogleカレンダーやApple iCal、Outlookとの連携も可能で、プロジェクト全体の日程確認や日程調整を容易にしてくれます。

Wrike(ライク)

Wrikeは、世界で2万社もの企業に利用されていることで有名なクラウド型のプロジェクト管理ツールです。

プロジェクト・タスクに関する情報はリアルタイムで集約・共有され、更新された内容から作成されたレポートやダッシュボードは業務効率化を容易にしてくれます。

Googleカレンダーを始め、連携できる外部ツールが豊富なことも強みとなっており、日程調整やコミュニケーション、ドキュメント管理等を含めてWrike中心におこなうことが可能です。

Redmine(レッドマイン)

Redmineは、オープンソースとして提供されているプロジェクト管理ツールです。

無料で利用できるツールではありますが、ガントチャート機能やドキュメント管理のWiki機能、「チケット」によるタスクの管理・共有機能など有料ツールにひけを取らない機能を有しています。

「チケット」をRedmine内のカレンダーで表示することも可能ですし、同期したGoogleカレンダー上での表示もできます。

また、Redmineのプラグイン「Scheduling Poll」をインストールすれば、複数のメンバーでの日程調整を容易にしてくれる「イベント」も作成可能です。

waaq Link(ワークリンク)

waaq Linkは、リモートワーク・テレワーク中でも日程調整を自動化してくれるクラウド型の日程調整ツールです。

自動で空いている日程を抽出し、メールの作成・送信までおこなってくれるので、頻繁に社内外での日程調整業務が発生している職場におすすめです。

進捗管理機能も有し、チーム内での日程・進捗状況の共有を通して、プロジェクト管理が効率化されます。

waaq Link自体でもカレンダー表示できますし、GoogleカレンダーやMicrosoftといった外部カレンダーツールとの連携も可能です。

まとめ

プロジェクトは、予想以上にタスクが多かったり、メンバー間でうまく連携ができなかったりして計画通りに進まないことが少なくありません。

プロジェクト管理をする際には、大雑把な期限を決めるだけではなく、組織として細かくタスクや日程を管理し、メンバー間のコミュニケーションを密におこなっていけるような仕組みを作っていくことが大事です。

そのためにも既存のカレンダー連携可能なプロジェクト管理ツールを導入して、プロジェクト管理や日程調整等を効率的におこなっていきましょう。

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