リモートワークに求められるチームコラボレーションと業務を効率化させるツールの活用

プロジェクトの立ち上げやチームでの業務において重要視されるのがチームコラボレーションです。

またリモートワークにおける業務効率化に役立つツールとしてもチームコラボレーションツールを活用する企業が増加しています。

チームコラボレーションとは

チームコラボレーションは各メンバーの持つ知識や経験、技術を組み合わせて業務を進めるものです。

これにより、各メンバーに相互作用をもたらし、チームにおける相乗効果によって課題解決やプロジェクトにおいて新たな価値を生み出します。

リモートワークの導入による働き方の多様化やビジネスが複雑化する現代、限られた知見に頼るのみではプロジェクトを創造的に作り上げることはできません。

そこでメンバーそれぞれが持つ知見を組み合わせることにより、多様化に対応し、課題解決を行い、ビジネスをよりよい方向に進める必要があります。

これを実現するのがチームコラボレーションです。

ツールの活用の有効性

リモートワークの導入などにより、働く場所がオフィスに限定されなくなっても効率的に個々の考え方や情報を共有できるツールがあれば、働く意欲は高まり、チームコラボレーションが活性化します。

このためチーム全員が同じ目的意識で業務を進めることができるツールがチームコラボレーションツールです。

またチームコラボレーションツールの活用は社内だけでなく社外の関係者とも協力関係を高めることができます。

チームコラボレーションツールとは

チームコラボレーションツールは「グループウェア」とも呼ばれますが、近年機能が高度化していることからこう呼ばれることが一般的になりつつあります。

その多くはクラウド型として開発され、インターネット環境さえあれば場所を問わずに業務に携わることが可能です。

このためリモートワークをはじめとした遠隔地で働くメンバーとも情報共有やコミュニケーションを円滑にし、業務効率を向上させることができます。

チームコラボレーションツールが備える機能

チームコラボレーションツールとは限定された機能を持つ特定のツールを指すのではありません。コミュニケーション機能や情報共有機能を中心に、組織において共同作業を円滑にするツールの総称で、次のような機能を持ちます。

チャット

チャットは一般的なチャットツールのように、スマートフォンやタブレットなど、マルチデバイスで利用でき、ビジネスメールよりも気軽に社内外とのやりとりができる機能です。

ビジネス用途を前提としているため、セキュリティも強化しながら、グループやあるいは特定の相手を指定して発信ができます、また受け取る側は通知機能によって見落としも防げます。

タスク管理

チームによる業務進行、タスクの進捗管理などに活用できる機能です。グループ内でスケジュールを共有することにより、業務の見える化につながり、フォローやタスク配分、期限の設定に役立ちます。

ビデオ通話

リモートワークでは必須ともいえる機能で、複数人で利用することもできるため、遠隔地の会議や打合せに便利です。お互いの顔がみえるので音声だけのやり取りよりも意思疎通がスムーズで画面共有機能を活用すれば資料の提示などにも活用できます。

オンラインストレージ

クラウド上でデバイスや場所問わずにファイル共有ができる機能です。ファイルやユーザーごとに権限設定ができるなど、チャット同様ビジネス向けにセキュリティが強化されています。

またリモートワークにおける情報共有も容易にします。

チームコラボレーションツールのメリット

チームコラボレーションツールは多機能で、それらを正確に把握し、的確に利用すればより高い導入効果が期待できます。

円滑化なコミュニケーションが可能

情報共有を容易にするチームコラボレーションツールは、伝えたい情報を伝えたい相手に届けることができ、コミュニケーションを円滑化します。場所を問わずアクセスが可能なため、リモートワークなど遠隔地からの業務でもタイムラグも発生させません。

またチームコラボレーションツールは業務だけでなく社員間の気軽なコミュニケーションにも活用できることから、人間関係が希薄になりがちなリモートワークにおいて信頼関係の構築にも役立ちます。

生産性の向上を実現

営業やリモートワークなどでもオンライン上で利用できるチームコラボレーションツールは、業務の効率化や通勤時間の削減などにより、通勤にかかる交通費などのコストのほか移動時間も削減でき、リソースを他の業務に割くことが可能です。

またタスク管理による見える化は業務上の課題をいちはやく見つけることにつながります。

このようにチームコラボレーションツールは生産性の向上に貢献します。

チームコラボレーションツールのデメリット

チームコラボレーションツール効果的な運用には、メリットだけでなくデメリットも正確に理解しておかなければなりません。これにより効果的なツールの運用が実現します。

使いこなせない

チームコラボレーションツールは、業務に携わるすべてのメンバーが利用することでその効果を発揮します。このためメンバーのうちひとりでもがツールを使いこなせなければ効果は十分に発揮できません。

システム障害の可能性がある

チームコラボレーションツールはひとたびシステム障害が起こるとメンバー同士のコミュニケーションが断たれてしまいます。すると蓄積された重要な情報は共有できず、業務にも支障をきたします。このため、チームコラボレーションツールの導入ではシステム障害に伴う対策がとられているかも非常に重要です。

チームコラボレーションツール選定のポイント

チームコラボレーションツールには多くの製品が存在します。では自社に適した製品を選定するにはどうすればよいのでしょうか。

実際の選定では必要なポイントを押さえておくことでその負担を減らすことができます。

必要な機能で選ぶ

チームコラボレーションツールの機能は多彩ですが、本当に必要な機能は運用目的によってある程度限られます。

例えばプロジェクトが小規模の場合、利用するのはチームコラボレーションツールが持つ機能のうちのごく一部です。一方、リモートワークなど遠隔地からも利用するのであればビデオ通話機能などは必須といっていいでしょう。

このように目的に応じた選定の基準を設けることは、結果的に導入コスト削減にもつながります。

使いやすさで選ぶ

社内への浸透と定着が導入効果を高める前提となるチームコラボレーションツールは、使いやすいことが非常に重要です。

どんなに機能が充実していても実際に利用するメンバーが使いこなせないツールでは導入効果は得られません。

このため実際の導入にあたっては操作が覚えやすくわかりやすいことも選定の基準となります。

セキュリティ性能で選ぶ

企業において業務効率化以上に重要となるのはセキュリティ性の確保です。

コラボレーションツールの多くはインターネットを介し、クラウドで利用します。このためツール選定時にはコストや効率だけを追求しすぎ、安全性がおろそかになっていないかもチェックしなければなりません。

おすすめのチームコラボレーションツール

ここまでのメリットやデメリット、選定のポイントなどを踏まえ、条件を満たすおすすめのチームコラボレーションツールには次のようなものがあります。

Jicoo

Jicoo(ジクー)は「日程調整」「カレンダー」「タスク」「ミーティング・ノート」「ルーティン・ワークフロー」「アプリ連携」などの機能を提供するチームコラボレーションプラットフォーム。

ルーティン機能による定例会などの自動化、ノートでのドキュメントの共同編集やWeb会議などリモートワークに必要な機能が集約されていています。

日程調整機能ではURLを発行すれば候補日程の抽出から予定の登録まで自動でおこなうことができるなど、多様な機能が魅力となっています。

Chatwork

Chatworkは個人間のチャットはもちろん、グループチャットやビデオ通話機能、ファイルの共有など、多彩な機能が盛り込まれ、かつ操作がシンプルなチームコラボレーションツールです。国際的なセキュリティ規格を取得した官公庁でも導入できる高いセキュリティも特徴です。

Slack

Slackは世界150ヶ国以上で利用されているチームコラボレーションツールです。チャットやビデオ通話、ファイル共有はもちろん、すでに導入済みの他のツールとも連携することにより、業務効率化をより促進できます。無料プランのほか、中小企業向けのプランや大規模企業向けのプランなども提供され、企業規模に応じた最適なプランを選択可能です。

kintone

kintoneは開発の知識がなくても自社の業務に合わせシステムが構築できるチームコラボレーションツールです。チャットによるコミュニケーションはもちろん、顧客管理や交通費精算など複数の機能を必要に応じて業務システムとしてまとめることができます。また、スムーズな情報共有により、引き継ぎを容易に進めたり、業務の属人化を防げるのも魅力です。

チームコラボレーションツールを活用しチームコラボレーションを推進しよう

働き方改革の推進やリモートワークの導入などにより変化の続くビジネス環境において、チームコラボレーションは欠かせません。

一方、チームコラボレーションツールはチームにおけるメンバーのコミュニケーションをより円滑にし、生産性を高める効果が期待できるツールです。

そこで、重要なのは自社に適したチームコラボレーションとツールをきちんと見極め、導入効果を最大化することです。