定例会の問題点とは？改善するポイントを徹底解説

定例会を開催しているが日程調整が負担となっていませんか？

定例会に参加するメンバーの状況を把握しておかないと、日程調整に時間がかかりますよね。

日程調整に手間を取っていると十分な準備ができず、定例会自体が無駄な時間で終わってしまい、メンバーも参加することにモチベーションを感じなくなってしまいます。

そうならないためにも日程調整の効率化が大事です。

そこで本記事では、定例会開催のための日程調整を頻繁におこなっている方向けに定例会を改善するポイントとおすすめの日程調整ツールについて説明していきます。

定例会によくある問題点

本章では、定例会にありがちな問題点について説明していきます。

定例会の目的や意義があいまい　　　　

定例会の目的や意義があいまいで、議題すら決まっていないと、ただ集まって話し合うだけで時間を浪費してしまいます。

また、目的や時間制限もなく参加メンバー1人1人に話す機会を与えていたらあっという間に時間は過ぎてしまいます。

定例会で話す議題とまったく業務上関係がなく、参加する必要のないメンバーにとっては参加自体が時間の無駄となるでしょう。

定例会の開催で他の仕事に影響

定例会で発表や報告する予定のメンバーはその準備に時間を取られます。

発表や報告する必要がないメンバーにとっても資料の読み込みをしたりすることもあるでしょう。

その結果、本来の業務時間を圧迫して、仕事の効率が落ちてしまうかもしれませんし、差し迫った案件が抱えているメンバーにとっては定例会どころではない場合もあります。

メンバーの状況を無視して定例会を開催するのは仕事に悪影響を与える可能性があることを認識しておきましょう。

定例会のための日程調整が大変

参加メンバー全員が都合のつく日程で開催する必要があるわけですが、日程調整のために空き予定の確認連絡を1人1人にして、日程を決めていく作業には多大な時間を要します。

仕事が忙しくて連絡がなかなかつかないメンバーもいるかもしれません。

定例会をオフラインで開催する場合、その前後は外出ができなかったり、外出先から帰社しなければならなくなったりしますので、なるべく仕事に影響が出ない形で日程調整をする必要があります。

定例会を改善するポイント

本章では、定例会の無駄を省くために改善するポイントについて説明していきます。

資料の共有方法を変える

定例会をおこなうメリットとしては情報の共有ができるという点がありますが、資料の作成や共有に時間をかけすぎてしまうことがあります。

資料の共有の仕方も紙媒体だと印刷に時間がかかりますし、全員に配らなければなりません。

資料の共有方法は極力各種オンラインツールやメールなどでおこないましょう。

報告や発表は必要最小限にする

せっかくメンバーが集まったのに情報を共有するための報告や発表だけで多くの時間を使うのはもったいないことです。

報告や発表を必要最小限にするためにも、あらかじめ資料の共有をしておき、定例会開催までに読んでおくようにしましょう。

また、報告や発表をするメンバーをあらかじめ決めておくことも大事です。

そうすれば、定例会を意見交換や問題解決、意思決定のための時間に使うことができます。

日程調整ツールを利用する

定例会開催のために日程調整を効率的におこないたいなら日程調整ツールの利用がおすすめです。

日程調整ツールを使えば、メンバーのスケジュールをオンライン上で容易に管理可能で、日程調整の自動化も実現できます。

次章にて日程調整ツールのメリットについて詳しく説明していきます。

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