テレワーク・リモートワークにグループウェアは必要？企業における導入効果とは

近年労働環境の改善や多様化を目的とした「働き方改革」に向けた取り組みが進んでいます。

また、少子高齢化に伴う人口の減少などにより、柔軟な働き方を実現し、人材を確保する観点から、自宅やサテライトオフィスなどで仕事をする「リモートワーク」が広がりをみせています。

さらに世界的なコロナウィルスのまん延によって、企業の間で導入がさらに加速しています。

このため、多様な働き方のなかでもより円滑な業務を進めるには、情報共有やコミュニケーションの促進が欠かなくなっています。

このとき、場所や時間を選ばず、社内業務の効率化に役立つツールにグループウェアがあります。

企業におけるリモートワークの導入効果

企業にとってリモートワークの導入はコストや人材確保面でさまざまな効果が期待できます。

生産性の向上

対面でコミュニケーションができないリモートワークの導入は業務効率が低下すると思われがちですがそうではありません。

リモートワークに移行する環境の構築がおこなわれていれば、業務効率化に伴って生産性向上が期待できます。

人材確保

専門的知識や能力を持つ人材でも、出産や育児、介護、配偶者の転勤などにより退職せざるをえない状況になってしまうことがあります。

こうした場合、リモートワークで柔軟な働き方が実現できれば離職を防ぐことができ、優秀な人材の流出を防げます。

またリモートワークによる業務が可能ならオフィスから離れた地域の人材も活用できます。

コスト削減

リモートワークの導入はオフィススペースの削減にもつながります。また出社頻度が減少すれば通勤定期代などの交通費の削減も可能です。

一方、一定数の社員が定期的に出社する状態であっても自席を持たず自由に働くフリーアドレスなどで対応すれば、コストを削減しながら既存のオフィスも維持することができます。

グループウェアとは

グループウェアは、チームや仕事の状況を統合管理することで業務を進めやすい状況をつくり出すことができるさまざまな機能を持ったツールです。

主なグループウェアには専用のソフトウェアをインストールものや、Webブラウザやアプリで利用できるSaaS、あるいはクラウド型があります。

リモートワークにおけるグループウェアの必要性

リモートワークは生産性の向上を図りながら従業員のワークライフバランスも実現しようとする働き方です。

しかしながら、リモートワークの特性上起こりうる業務の停滞も懸念され、これらを未然に防がなければなりません。

このため次のような点でグループウェアの活用が必要となります。

コミュニケーションの円滑化

リモートワークでは対面の機会が減少することから、社内であれば雑談中にできていたようなコミュニケーションが難しくなります。

このため、従業員同士の意思疎通のため電話やWeb会議を接続する機会が増加します。

こうした課題を解決するために多くの企業で導入が進んでいるのがグループウェアです。

作業の進捗状況の確認

グループウェアはメンバーそれぞれの業務がみえにくいリモートワークでも、予定や資料などを瞬時に全員で共有することができます。

このためオフィスでメンバー同士が対面しなくてもこれまで口頭で気軽に伝えていたように伝言が可能です。

グループウェアは「仮想オフィス」となり、リモートワーク導入下でも円滑な業務の進捗を促進します。

情報共有の効率化

グループウェアでは業務に用いる資料や書類以外にもアイデアやノウハウといった情報を共有することができます。

これにより、リモートワークでもオフィス勤務と同等の条件で情報格差のない業務を可能にします。

リモートワークに適したグループウェアの機能

リモートワークにおいてもオフィスと同等のワークプレイスの提供できるグループウェアは「コミュニケーション」、「情報管理」「プレゼンス（在席）」「判断・決裁」などの要素と、情報を集約する「管理機能」によって構成されています。

Web会議機能

オンライン上で会議ができる機能です。

社内・社外などの場所を問わないことから、リモートワークでも参加することができます。

チャット機能

グループやプロジェクトごとにいつでもメッセージの送受信や共有ができる機能です。

メールではつかみにくい作業の流れや進捗状況もチャット履歴を参照すればわかりやすく、業務の活性化に役立ちます。

データ共有機能

グループやプロジェクトあるいは組織ごとに資料や写真、ドキュメントを整理・格納し、共有できる機能です。

グループウェアによってはクラウドへの登録も可能でいつ、どこからでも必要な情報にアクセスできます。

勤怠管理機能

グループウェアへのログイン・ログアウト時刻を元にして勤怠を管理できる機能です。

リモートワークでもログイン状況から勤怠を管理することができます。

プロジェクト管理機能

メンバーを登録し、情報やスケジュールを共有する機能です。

タスクの進捗のほか、終了予定も確認できるため、プロジェクトの進捗を可視化できます。

営業支援機能

顧客情報や商談情報、進捗度合の一元管理し、営業活動を支援する機能です。

外勤が多い営業部門のリモートワーク導入や作業の効率化に役立ちます。

電子契約機能

稟議や決裁、契約締結など、これまで紙と判子によって運用されていたプロセスを電子化する機能です。

オフィスに出社することなく、プロジェクトにかかわる申請・承認作業が完結します。

グループウェアのメリット

情報共有やコミュニケーションを促進するグループウェアは、導入によってリモートワークをはじめとした社内の業務にさまざまなメリットをもたらします。

オフィス業務の効率化

グループウェアに蓄積された業務に関する情報や知識はメンバー同士で共有することができ、資料を探す必要もありません。

また、チャット機能などを活用することにより情報の伝達はシステム内で完結するため、従来の電話やメールなどの伝達手段よりもスムーズです。

ペーパーレス化の実現

グループウェアにより円滑な情報共有が進むとおのずと紙の資料が必要なくなります。

このためオフィスから離れていても資料が確認でき、場所にとらわれない働き方が実現します。

マルチデバイスによる情報アクセス

グループウェアはパソコンだけでなくスマートフォンややタブレットからのアクセスも可能です。

このようなマルチデバイスによる情報アクセスは、リモートワークはもちろん出張や外出先などからの閲覧も可能にし、業務効率化を促進できます。

グループウェアのデメリット

リモートワークをはじめ、業務を円滑化するグループウェアですが、導入の際にはデメリットの存在も考慮しておかなくてはなりません。

導入・維持コストがかかる

グループウェアには一部無料で導入できるものもありますが、業務に必要となる十分な機能を備えたものはその多くが有料です。

また、それらはそれぞれ料金体系が異なるものの初期費用や年間のサポート費用も負担しなければなりません。

このため、企業規模に応じたコスト負担が生じます。

情報漏洩の危険性がある

オフィス以外の場所からでも社内の情報にアクセスできるグループウェアは、持ち出したデバイスから外出先などで機密情報を盗みみられるといった可能性が否定できません。

また、故意でなくてもファイルや文書を社外に送信してしまうといった危険性もあります。

業務に浸透しない

グループウェアに限らずさまざまなツールは、必要性やその背景を周知しないまま導入してしまうと企業内で十分に活用されない可能性があります。

また、従業員の間で浸透の度合いに差があるとかえって業務効率が下がるケースもあるため注意が必要です。

グループウェアの選び方

グループウェアの選定では、メリットやデメリットを踏まえたうえで実際の導入を検討する必要があります。

また、グループウェアによって特徴も異なることから、リモートワーク、そして自社に適した製品を導入するためのポイントを押さえておかなければなりません。

リモートワークに必要な機能が備わっているか

リモートワークにおいてまずグループウェアに求められるのは、アクセス状況管理や在席・離籍状況を確認できることです。

そこで、リモートワークを前提としたグループウェア導入では、こうした機能を中心として、すでに挙げたグループウェアの各種機能を備えていることが必要となります。

特にリモートワークに適した多機能なグループウェアとしては、サイボウズ株式会社が提供する「サイボウズOffice」などがあり、中小企業を中心に導入率が高くなっています。

他のツールと連携が可能か

企業によってはグループウェア導入時にすでに利用している他の業務システムやサービスが存在する場合があります。

このとき、これらと連携できるグループウェアであれば、業務での活用度合いをより高めることができます。

各種グループウェアの中では、株式会社アイアットOECが提供する「WaWaOffice」などが、豊富なオプションから顧客のニーズに合わせ、既存システムと連携できる拡張性の高い製品として定評があります。

使いやすいか

グループウェアを実際に利用する従業員にとっては、使いやすさや操作のしやすさがもっとも重要です。

たとえ求められる機能が揃っていたとしても、使いこなせなければグループウェアの利用は浸透しません。

UIがシンプルで使いやすいグループウェアにはany株式会社が提供する「Qast」などがあります。

グループウェアを活用しリモートワークを円滑にしよう

リモートワークをはじめとした、働き方の多様化は社会情勢の変化に伴って、今後もニーズが高まっていくことが予想されます。

その際、より円滑な業務の一助となるのがグループウェアの導入です。

また、今般のコロナ禍により急遽リモートワークの導入が必要となり、導入検討を進められていなかった企業などにとっては、業務効率化や組織内での情報共有の促進にグループウェアは特に有効といえます。