【2022年版】会議・ミーティングを効率的に進めるための無料の日程調整ツール5選！日程調整のコツも徹底解説

会議・ミーティングを頻繁に実施しているが日程調整が負担となっていると悩んでいませんか？

会議・ミーティングに参加する人が多いと1人1人に連絡するだけでも大変ですよね。

その他にも資料作成の準備や会議室の予約・セッティングなどもしなければいけないこともあるので、日程調整にかける時間はなるべく少なくしたいところです。

そこで本記事では、会議・ミーティングのための日程調整を日々おこなっている人向けに日程調整のコツを説明するとともにおすすめの日程調整ツールを紹介していきます。

ツールご紹介の前に、まずは会議やミーティングの効率的な進め方から考えていきましょう！

会議・ミーティングの効率的な進め方

本章では、会議・ミーティングの効率的な進め方について説明していきます。

会議・ミーティングに無駄な時間をかけていないかチェックしてみてください。

会議・ミーティングの目的を明確にする

会議・ミーティングの目的や話す内容を明確にしておかないと、ただ集まって話し合うだけの会議となってしまいがちです。

そうなると、参加する必要のない人まで参加してしまう可能性があり、結果として、日程調整に余計な時間をかけることになります。

また、参加する人にとっても、どんな準備をしていいのかわからなくなります。

参加メンバーの意識を高めるうえでも、議題やゴールを明確に設定し、議題に関する意見や提案を用意しておくなど事前の準備も促すことで会議・ミーティングの質も高まるでしょう。

事前に資料等を情報共有しておく

事前に資料等を情報共有しておくことで会議・ミーティング時になってから資料を読む時間を設ける手間が省けます。

また、事前に資料を読みこんでおくことで、参加メンバーとしても報告内容をまとめやすくなります。

会議・ミーティングが意見交換の場として、参加メンバーはより質の高い話し合いができるはずです。

日程調整に手間をかけない

会議・ミーティングを成功させるためには日程調整には手間をかけないことが大事です。

日程調整に時間をかけてしまうと資料作成や報告内容の準備、意見交換など本来時間をかけるべきことに十分な時間をかけることができずに終わってしまいます。

会議・ミーティングは参加メンバーの貴重な業務時間を割いておこない、人件費をかけているというコスト意識を持ち、日程調整を効率化していく努力をするようにしましょう。

続いて、会議やミーティングの日程調整をする際のコツやポイントをご紹介いたします。

会議・ミーティングの日程調整をする3つのコツ

本章では、会議・ミーティングの日程調整をするコツについて紹介していきます。

日程調整に時間がかかってしまっているという方はぜひ参考としてください。

1.メンバーのスケジュールを把握しておく

日程調整するためにいちいちメンバーのスケジュールを確認していくと時間がかかってしまいます。

電話やメールをしても、相手が在席していなかったり、メールの返信が遅れたりするからです。

メンバーのスケジュールを把握しておけば、日程の候補日を提案するだけですみます。

2.開催の候補日は複数提示する

最初に相手の希望日程を聞くと、自分や他のメンバーのスケジュールと合わないことがあり、再度日程調整が必要となり、余計な連絡が発生してしまいます。

相手としてもどの日程がいいのか考えることになるので、負担となりますし、結果的に返信も遅れたりします。

メンバー同士のスケジュールを把握したうえで、空き日程の中から複数の候補日だけを伝えれば、相手としても候補日から選ぶだけとなるので、日程調整はスムーズに進むはずです。

3.日程調整ツールを利用する

会議・ミーティングの開催のために、すべてのメンバーのスケジュールやタスクの状況を把握するべく1人1人に連絡していくのは大変です。

また、連絡ミスや連絡漏れ等の人為的なミスも発生してしまうものです。

そんな時に役立つのが日程調整ツールで、人為的ミスなく効率的に日程調整が可能となります。

次章にて日程調整ツールのメリットを詳しく解説していきます。

会議・ミーティング向けに日程調整ツールを利用する3つのメリット

本章にて会議・ミーティング向けに日程調整ツールを利用するメリットについて説明していきます。

日程調整ツールがビジネスシーンにてどのようなメリットをもたらすのか見ていきましょう。

1.日程調整を効率化できる

日程調整ツールは、自動的に候補日を抽出し、予定日が確定したらスケジュール登録までしてくれるので、確認・連絡作業の量が減り、日程調整が効率化されます。

また、ツールによっては会議室の予約・仮差し押さえから解放まで自動でおこなってくれるツールもあります。

日程調整が難航して会議室の仮差し押さえが続いてしまったり、解放することを忘れたりすることもなくなるはずです。

2.メンバーのスケジュールを一目で把握できる

日程調整ツールでは、メンバーのスケジュールに登録や変更、削除があるとすぐに反映されるので、常に最新の予定を確認することができます。

そのため、メンバー1人1人に予定の確認をする必要がなくなります。

日程調整時は空き予定日が一目でわかりますし、ツール自体が空き日程を自動で抽出してくれるので、ダブルブッキングも発生しません。

3.会議・ミーティングの内容を共有しやすい

たいていの日程調整ツールでは、日程を確定するとイベントを作成しますので、そのイベント内に会議・ミーティング関連で共有したい事項を入力しておけば、イベントのURLを送るだけでメンバーに周知ができます。

会議・ミーティングの内容について周知すべく個別に電話やメール、チャットなどで連絡する必要がなくなります。

参加メンバーとしても会議・ミーティングの準備がしやすいはずです。

会議・ミーティング向けおすすめ無料で利用できる日程調整ツール5選

お待たせいたしました。
本章では、会議・ミーティング向けの無料で利用できるおすすめ日程調整ツールを紹介していきます。

いずれも日程調整を効率化できるツールですが、それぞれ独自の機能がありますので、比較検討して、ご自身の職場に合うツールを選びましょう。

Jicoo

Jicoo（ジクー）は電話やメールで行っていた予定調整を効率化できる日程調整を自動化する無料ツールです。

Google カレンダー、Office365予定表とカレンダー連携することにより候補日時の自動抽出が可能です。また、日程調整ページで確定した予定は自動登録してくれますので入力する手間が省け、非常に便利です。

Slack連携、ロゴの変更、メッセージのカスタマイズ、Google Analytics連携など細かい部分の設定も可能で、UXも高めるための豊富な機能も魅力となっています。

eeasy

eeasyは、グループウェアと連携してURLを相手に送るだけで日程調整が可能なツールです。

会議室等打ち合わせとなる場所の予約も自動でおこなってくれるので、会議室の調整作業も効率的できます。

確定した日程や場所を元に移動時間も自動で算出され、調整会議・ミーティングの準備により多くの時間を割けるはずです。

詳しい解説はこちら

TimeRex

TimeRex(タイムレックス)は会議室の空き状況や参加メンバーのスケジュールを考慮したうえで、空き日程を自動でリストアップし、調整までしてくれるツールです。

日程が確定したら自動でMicrosoft365やGoogleカレンダーにスケジュールが登録されます。

Zoomとの連携も可能なので、Zoomを頻繁に使う職場にもおすすめです。

詳しい解説はこちら

waaq Link

waaq Link（ワークリンク）は、各種Web会議ツール（Zoom・Google Meet・Microsoft Teams）と連携が可能な日程調整ツールで、連携できるWeb会議ツールが他のツールと比べて豊富です。

Web会議ツールと連携すれば、日程確定後にURLを自動で相手に送ってくれます。

上記のWeb会議ツールを使って、リモートワーク・テレワーク環境にて会議・ミーティングをおこなっている職場におすすめです。

YouCanBook.me

YouCanBook.meは、イギリスが発祥で世界で最も使われている日程調整ツールの1つです。

表示は英語となり、操作は難しいですが、有名なツールですのでビジネス上信頼性は高くなるはずです。

海外の企業や顧客との会議・ミーティングが多い職場の場合にぜひ検討しておきたいツールと言えます。

詳しい解説はこちら

まとめ

会議・ミーティングは話すテーマや目的をしっかり定め、意見交換や課題解決の場となるようにしたいところです。

そのためにも事前の準備が大事であり、準備に十分な時間を割くためにも日程調整にかける時間はなるべく最小限となるようにしましょう。

そうすることにより、会議・ミーティングはより実りあるものとなるはずです。

日程調整が負担となっていたり、難しい職場だったりする場合は、日程調整ツールを職場に導入して、日程調整を効率化することをおすすめします。

日程調整ツールは基本的な機能は似ていますが、それぞれ独自の機能や操作感が異なりますので、比較検討して選ぶようにしましょう。