スケジュール管理アプリを利用するメリット！おすすめツールと業務効率化について解説

「スケジュール管理を日常的におこなっているがうまくできない」
上記のような悩みを抱えている方は少なくないのではないでしょうか。

スケジュール管理がうまくできないと、予定通りに仕事が終わらなかったり、何から手をつけていいのかわからなくなったりします。

そこで本記事では、スケジュール管理に対して苦手意識を持っている方向けにスケジュール管理をおこなうコツとおすすめの無料アプリについて紹介していきます。

スケジュール管理が重要な理由

本章ではスケジュール管理が重要な理由について解説していきます。
普段スケジュール管理をまったくしていない方はぜひ見直すようにしましょう。

業務効率化に必要不可欠である

日々の業務において、日程調整やタスク管理は避けて通れず、スケジュール管理をしないと時間がいくらあっても足りません。
スケジュール管理を通して、個々の日程調整やタスク管理をより効率的に処理していく意識が生まれてくるものです。

残業時間を減らすことができる

スケジュール管理をしないと、仕事が予定通り進まないことが多くなってしまい、結果的に残業が多くなったり、いつも期限ギリギリとなったりしてしまいます。
個々の日程調整やタスクにかかる時間や優先順位を把握したうえでスケジュール管理すれば、残業時間を減らすことが可能となるでしょう。

スケジュール管理ができない人の例

本記事では、スケジュール管理ができない人の具体例を紹介していきます。
ご自身が該当していないかチェックしてみましょう。

時間・日程調整自体をしていない

時間・日程調整自体をしていないと、タスクを場当たり的に対処しがちです。
その結果、やるべきタスクを後回しにしてしまったり、どうでもいいタスクに無駄な時間をかけてしまったりして、業務効率が悪くなってしまいます。

やるべきタスクを明確化していない

やるべきタスクが明確化されていないと仕事に取り掛かる意識が薄れ、時間を無駄に使ってしまいがちです。
その結果、タスクをこなしていくうちに、やるべきことが実際にはたくさんあったことに気づき、当初予定していたよりも多くの時間を要してしまうこともあります。

1つのタスクにかける時間があいまい

1つのタスクにかける時間があいまいだと、無駄に時間をかけて作業をしてしまいがちです。
作業を始めた当初は時間に余裕があったとしても、作業に無駄な時間を浪費していたばっかりに残業するということにもなってしまいます。

どのタスクから取り掛かるか決めていない

どのタスクから取り掛かるか決めていないと、先に処理すべきタスクが期限ギリギリとなり、結果的に残業せざるを得なくなってしまいます。

また、タスクに取り掛かった時点では時間的に余裕があったとしても、途中で新しい仕事や緊急の仕事を振られてしまい、時間的に余裕がなくなってしまうということもありえます。

スケジュール管理のコツ

本記事では、スケジュール管理のコツについて解説していきます。
どれも取り組みやすいので、スケジュール管理を特にしていないという方はぜひ実践してみてください。

スケジュールの目標設定をする

スケジュールの目標設定をすることでいつまでにタスクを終わらせるという意識が生まれます。
スケジュールの目標設定をして、タスクにより集中して取り掛かり、期限に間に合わせるよう効率的に時間を使うように心掛けましょう。

取り掛かるべきタスクを細かく洗い出す

取り掛かるべきタスクを細かく洗い出すことで何をするべきかが明確になります。
タスクを洗い出すことにより、後になってするべきタスクがあったことに気づいて残業したり、タスク自体を忘れてしまったりすることを回避できるはずです。

やるべきタスクを1つ1つ書き出してみましょう。

タスクにかける予定の時間を算出する

やるべきタスクを洗い出したら1つ1つのタスクにかける予定の時間を算出していきます。
そうすることにより、決めた時間内で終わらせようという意識が生まれ、仕事のスピードも早くなります。

タスクにかける予定の時間は15分や30分といったようになるべく小刻みな単位とすれば、スケジュール管理をより効率的におこなえるはずです。

タスクの優先順位を決めておく

タスクの洗い出しと作業時間設定が完了したら、タスクの優先順位を決めることも大事です。
優先順位を決めておけば、その日にするべきタスクが明確となりますので、集中して仕事ができます。

業務を効率化し、残業をしないためにもタスクの優先順位を決めたうえで仕事にとりかかりましょう。

スケジュール管理アプリの利用

これまで述べてきた通りにスケジュール管理を細かくおこなっていくほどミスは減りますが、その反面管理は複雑化していきます。
スケジュール管理のためにメモをたくさん書くのは大変という人はスケジュール管理アプリの利用がおすすめです。

スケジュール管理アプリならよりお手軽に、かつ効率的にスケジュール管理が可能です。

スケジュール管理アプリを利用するメリット

本記事では、スケジュール管理アプリを利用するメリットについて説明していきます。
アプリを利用すると業務効率化が進み、業務全体にいい影響を与えますので、ぜひ利用を検討してみてください。

業務効率化を図る

スケジュール管理アプリを利用することにより、タスクの管理がより客観的で、簡素化されます。
メモやカレンダーに直接書き込んだり、仕事仲間に口頭やメールで連絡する手間をなくすことができます。

スケジュール管理アプリはパソコンやスマホからでも利用できますので、いつでもどこでもスケジュール管理できるという点も大きなメリットです。

スケジュールを視覚的に管理

スケジュール管理アプリの中には、予定ごとの色分けや、予定時間直前におけるポップアップの機能を有するアプリがあります。

スケジュール管理アプリなら視覚的に予定を確認しやすいような作りとなってますので、見落としやチェック漏れなく、一目で予定の確認が可能です。

スケジュールの共有がしやすい

スケジュール管理アプリによってはスケジュールの共有機能があるため、仕事仲間とのスケジュール管理をより効率的におこなえます。
仕事仲間に空いている時間をいちいち確認する必要もなくなりますし、大事なタスクの日時を周知徹底することができます。

おすすめの無料スケジュール管理アプリ

本章では、おすすめの無料スケジュール管理アプリを紹介していきます。
それぞれ特徴や独自の強みがありますので、ご自身の仕事や職場環境に合ったアプリを選びましょう。

Jicoo

Jicoo（ジクー）は電話やメールでの予定調整を効率化できる日程調整を自動化する無料アプリです。

Google カレンダー、Office365予定表とカレンダー連携することにより候補日時の自動抽出が可能です。日程調整ページで確定した予定は自動登録してくれます。

Slack連携、ロゴの変更、メッセージのカスタマイズ、Google Analytics連携などスムーズなUXを実現する豊富な機能が魅力となっています。

TimeTree

TimeTree(タイムツリー)は仕事のグループごとにスケジュールを作成できる無料アプリです。

案件やチームごとに日程調整のうえでスケジュールを共有し、タスクを管理をしたい場合などに使いやすいです。

色分け機能もあり、仕事の予定や内容に応じて細かく管理しやすくなってます。

作成したスケジュールごとにチャット機能を利用できるので、TimeTree内でコミュニケーションを取れるの点もメリットです。

Lifebear

Lifebear（ライフベアー）は「カレンダー」だけでなく、「To Do」や「日記」などの機能もをまとめて管理できる無料アプリです。

スケジュール管理する際には、色分けしたり、1,500種類以上も使えるスタンプを使えたりするので、タスクをより視覚的に管理できます。

加えて、クラウド上で操作するので、端末に依存せずに利用できるのもメリットです。

TimeRex

TimeRex (タイムレックス)は日程調整タスクを自動化してくれる無料アプリです。

仕事メンバーと日程調整する際には、TimeRexが自分と相手の空き予定の中から自動的に候補日をリストアップ・調整してくれて、予定が決まれば、自動でスケジュールが登録されるので、日程調整タスクを効率化できます。

日程調整タスクが日々の業務で負担となっている人におすすめです。

スケコン

スケコンは独自のAI機能により日程調整タスクを自動化できる無料アプリです。

AIが自動的にメンバーの空き予定を確認し、全員が空いている日程を提案してくれます。

そのため、ダブルブッキングなどのヒューマンエラーが起きる心配はありませんし、日程調整タスクにかかる負担をかなり減らせます。

Refills

Refills（リフィルズ）は紙の手帳を使っているかのように予定やタスクをシンプルな操作で登録することができる無料アプリです。

GoogleカレンダーだけでなくGoogleタスクとも同期可能なので、Googleタスク上で作成した「To Do」を反映させることができます。

カレンダーとタスクを一緒に表示できるので、日程調整とタスク管理を同時に、かつ効率的におこなえます。

【まとめ】スケジュール管理アプリを利用して業務効率化を図ろう

ここまでスケジュール管理のコツやアプリを紹介してきましたがいかがでしたでしょうか。
スケジュール管理をすることで業務効率化を実現し、仕事の質も上がっていきます。

スケジュール管理がうまくできていないなと感じている人は、その管理方法を見直すとともに、アプリの導入により、日程調整やタスク管理の自動化・共有化を実践してみましょう。