美容院・美容室向けの予約システムとは？予約システム導入の必要性とメリット

近年、美容室をはじめとした美容業界では電話やメールによる予約受付ではなく、いわゆるWeb予約が一般的になりつつあります。

そこで、美容室におけるWeb予約に必要となるのが予約システムです。

そこでここでは、特に美容室向けの予約システムについて、その機能や導入メリットなどをみていきましょう。

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美容室向けの予約システムとは

理容業界は他の業界と比較するとリピーターが多いことから顧客に関する詳細な情報が必要で、オーバーブッキングが常に懸念されます。

また、働き方改革などにより従業員の労働時間の短縮が求められるにもかかわらず、受け付けた予約は営業時間終了後にとりまとめなければならず、一方で人件費が高騰してしまうという悪循環にも陥りがちです。

このためこうした課題を解決できる機能を備えたのが美容室向けに特化した予約システムです。

美容室における予約システム導入の必要性

予約システムを導入すれば予約受付が24時間可能になりますが、これは業務の効率化だけではなくリピーター獲得にも大きな影響を与えます。

実際、予約受付に柔軟性があるかどうかは、美容室の利用を継続、あるいは継続しない理由いずれの場合でも料金や満足度同様、顧客にとって重要な要素です。

つまり予約システムの導入によりネット予約に対応することは、美容室において売上げの拡大を目指す上でも大きなカギを握っているといえます。

美容室向けの予約システムの機能

美容室向けの予約システムには、予約管理に関わる機能はもちろん、美容室の業務全般を円滑にし、効率化できるさまざまな機能が備えられています。

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予約管理機能

美容室向けの予約システムの中核となる機能です。

コーポレートサイトと連動し予約を受付けられるほか、アプリやポータルサイト、さらには電話予約や店舗での予約も一元管理できるシステムもあります。

予約の変更やダブルブッキングの防止への対応はもちろん、複数店舗を運営している場合には予約がいっぱいになっている店舗から空きのある店舗への振り分けも可能なので、予約の取りこぼしも防げます。

顧客管理機能

氏名や住所、生年月日といった顧客の詳細情報をはじめ、利用履歴やポイントの残高なども管理できる機能です。

対面や電話での受付の際にはこれらの情報を表示させることで対応をスムーズにすることができます。

また来店時の会話などから顧客の悩みや体質を記録することで、顧客満足度の向上も図れます。

メール配信機能

予約受付に対し、確認やリマインドメールを送信する機能です。

顧客動向を分析して来店誘導や販促を目的としたメールを送信することもできます。

また来店後のお礼メールの送付や、イベント通知などにも役立ちます。

決済機能

クレジットカードや電子マネー決済などに対応する機能です。

顧客管理機能と連動し、支払い履歴や利用履歴も管理できます。顧客の利便性を向上するのはもちろん、料金未回収のリスクも軽減可能です。

レジ機能

会計作業をおこなえる機能です。

会計情報をわかりやすく表示するほか、レジ閉めやクーポンの発行などにも対応します。システムによってはPOSシステム端末が一式提供される場合もあります。

売上分析機能

サービス内容や担当者など、さまざまな角度から売上げを分析できる機能です。

通常会計とレジ閉め処理によって売上げレポートは自動で作成されます。また、分析結果からメール配信機能と連動し、顧客にメールやDMを送信できるものもあります。

美容室における予約システムの導入メリット

これら美容室向けの予約システムが持つ多くの機能を活用することにより、美容室における予約管理にはさまざまなメリットが期待できます。

業務を効率化できる

予約システムを導入していない美容室の場合、その多くは電話を中心とした予約受付をおこなっており、予約の電話が入るたびにスタッフは本来業務である来店中の顧客への対応を中断しなければなりません。

こうした複数の業務を掛け持ちしている状況では本来業務がおろそかになるばかりでなく、予約の取り間違えといったミスも発生しやすくなります。

一方、予約システムを導入すれば人の手を介することなく、24時間予約受付が可能です。

また予約管理だけでなく顧客管理や決済まで可能な予約システムであれば複数のシステムを運用する必要もなく、業務効率化が図れます。

機会損失を抑制できる

美容室向けの予約システムは基本的に顧客がさまざまなデバイスからインターネットを介していつ、どこからでも予約が可能です。

このため、営業時間中にしか予約を受付けることができない電話などとは異なり、予約の取りこぼしが起こりません。

これにより顧客の利便性を高めるとともに機会損失を抑制します。

リピート率を向上できる

美容室向けの予約システムには見込み顧客の育成をおこなうことのできる機能を備えたものが少なくありません。

たとえばメール配信機能などがこれにあたります。

このメール配信機能ではメルマガを配信するなどして有益な情報を中長期的かつ適切なタイミングで提供することで来店履歴のある顧客をファン化し、リピート率の向上にむすびつけます。

キャンセル率を低下させることができる

美容室における予約管理では他のサービス業でもみられる予約日時直前のキャンセル、いわゆる「ドタキャン」の発生が大きな課題です。

ドタキャンが発生する要因はさまざまですが、そのひとつとして顧客自身が予約したことを忘れていることが挙げられます。

そこで予約システムには予約前に確認のメールを自動送信するといったリマインド機能も備えられています。

これによりキャンセル率の低下に貢献します。

美容室における予約システム導入のポイント

ここまでのように予約システムは美容室の経営に導入することによってさまざまなプラスの効果をもたらします。

しかしながらそれらを十分なものにするためには、導入の際に押さえておかなければならないポイントがあります。

運用方法を明らかにする

美容室向けの予約システムの機能はどのようなものでもある程度は似通っています。しかしながらどのように運用するかは美容室によって異なります。

たとえば予約管理ひとつとっても、コーポレートサイトと連動し予約を受け付けるのか、あるいはポータルサイトで一括管理するのか、アプリも作成するのかなどによって必要とされる機能は同一ではありません。

そこで、似通った機能を備えていても、目的の機能により特化しているシステムを選択した方が有利です。

コストを考慮する

美容室向けの予約システムには無料で利用できるものもありますが、十分な効果を得るためには有料のシステムの方が有効です。

とはいえ、システムによって無料トライアル期間が設けられていたり初期費用が抑えられていたりとその料金は異なります。

このため、機能などとも対比し、適切なコスト負担を見極めなければなりません。

また、導入後も業務効率をはじめ予約数やリピート率、キャンセル率などから費用対効果の検証が必要です。

美容室向けのおすすめ予約システム

ここからは実際に美容室で導入が進んでいる予約システムをいくつかご紹介します。選定にあたってはそれぞれの特徴を比較し、運用方法に適したものを選びましょう。

Jicoo

Jicoo（ジクー）は予約や日程調整を自動化する無料サービスです。

カレンダーツールを含め様々なアプリと連携をすることが可能となっているためシームレスな予約体験が可能となっています。

また、予約ページのデザインカスタマイズ、セミナー型の予約、複数人の日程調整、担当者自動割当、カレンダーの週表示などの機能を利用できます。

日程調整ツールがベースとなっているため、シンプルで簡単な予約システムとしてすぐに利用することが可能となっています。

Beauty Merit

Beauty Meritは美容室をはじめネイルサロンやアイラッシュサロンなどに特化した予約システムです。

予約管理はもちろんスマートフォンアプリを作成できるのでプッシュ通知の送信やクーポンの送付により効果的な広告宣伝にも役立ちます。

レコサロ

レコサロは美容室を中心にネイルサロンやエステサロン、マッサージサロンにも適した予約システムです。

低予算でも美容室などに特化した機能が利用できるので、コストパフォーマンスの高いシステムといえます。初月は利用料金が無料なのも魅力です。

SALONBOARD

SALONBOARDは美容室のほか、ネイルやまつげ、リラクといった各種サロンの業務に対応した予約システムです。

予約管理はもちろん、DMの送付やレジ・会計業務、集計・分析、さらには求人といった、事業運営に欠かせない業務が自動化できます。このため、人材不足に悩む美容室にも最適です。

予約システムを導入して美容室の予約管理を円滑化しよう

美容室向けの予約システムは、単に予約手段が増えるだけではなく、予約管理に関する業務の効率化や顧客の利便性の向上、そして売上げの拡大など、さまざまな効果を美容室経営にもたらします。

また導入にあたっては導入目的を明らかにし、運用方法を定めることによって、より効果的な業務効率化が期待できます。