【例文あり】予約受付メールの書き方のポイントは？予約管理を円滑にする方法を伝授

Webサイトや予約ページなどからさまざまな予約を受け付ける場合、予約受付メールを顧客に対し送信することで安心感を与えることができます。

しかしながら、適切な内容の予約受付メールがどのようなものかはあまり理解されていないことも少なくありません。

そこで予約受付メールとはどんなものなのかをはじめとして、記載する内容や書き方のほか、作成の負担を軽減する予約システムについてもみていきましょう。

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予約受付メールとは

予約受付メールとは顧客から受け付けた予約に対し、予約に関する情報詳細を記載するとともに予約が完了したことを伝えるメールです。

予約受付メールを送信しないと、予約が完了したことを確認できず、顧客に不安を与えることになってしまいます。

ただし、予約受付メールは予約のあった都度送信していると大きな負担となるため、予約数が多くなるなどした場合には自動送信が可能な方法を検討することがベターです。

予約受付メールに記載する内容

予約受付メールには予約に関する詳細な情報を盛り込みます。適切に情報を盛り込むことで顧客側は確認が容易になるため、利便性の向上にもつながります。

予約内容の詳細

予約受付メールにまず記載しなければならないのは予約に関する基本的な情報です。

予約日時をはじめ、顧客の氏名、希望するサービス、予約番号などもあればそれらも記載します。

一方、店舗や会場の住所や連絡先も必ず必要です。このうち住所は、来店・来場する顧客が迷っても、メールをみてすぐに確認できるよう記載しておきます。

また連絡先は顧客が予約時間に間に合わない、店舗や会場にたどりつけないなど、緊急時の連絡に役立ちます。

料金

料金については金額を記載するだけでなく支払い方法まで記載しておくとより親切です。

最近は支払い方法が多様化していることからクレジットカードのブランドやオンライン決済の種類、現金のみの決済となる場合は、あらかじめその旨を記載します。

また、オンラインセミナーやオンラインレッスンの予約であれば、オンライン会議ツールのURLのほか、使い方や操作方法も記載すれば顧客の利便性が高まります。

キャンセルポリシー

予約を受け付けても、やむを得ない理由から顧客がキャンセルの意思を示す場合もあります。

こうした場合に備えキャンセルの期限やキャンセル料など、キャンセルポリシーを明確に記載しておくことでトラブルを未然に防ぐことができます。

予約日直前や当日のキャンセルは利益損失にもつながるため、キャンセルポリシーの記載は非常に重要です。

感染防止対策について

新型コロナウイルス感染症拡大を受け、感染防止対策に関する記載は予約受付メールにおいても当然の必要な要素になりつつあります。

また感染対策は顧客の関心事でもあるため、スペースの都合上記載が難しい場合などでも、自社サイトの感染対策に関するページのURLを貼るなど工夫し、情報として盛り込むことは現在欠かせません。

予約受付メールの書き方

予約受付メールは顧客に必要な情報を把握してもらうために確実に読んでもらう必要があります。そのためにはメールの書き方はもちろん、送るタイミングにも工夫が必要です。

件名をわかりやすくする

予約受付メールの件名はどんな目的で送信されたかが明確でなければなりません。

わかりにくい件名だと顧客が重要なメールであると気づかず、スルーしてしまうおそれがあります。

一方、件名をわかりやすくすればそれだけで予約のリマインダーの役割も果たせます。

長文を避ける

メールの本文についても文章はできるだけ短くし、改行や空白行を挿入するなど読みやすくすることが大切です。

長文のメールはたとえ顧客がメールを開封しても、要点を読み落としたり、読む気をなくしたりしてしまいます。

このため、盛り込む情報は詰め込みすぎず、詳細情報はリンクをはるなど読みやすい表現を心がけます。

送信のタイミングを考慮する

予約受付メールを送信するタイミングは予約日の2～3日前とします。

これによりメールに予約内容のリマインドだけでなく、スケジュールに変更がないかを確認する意図も含めることができます。

また、仮にキャンセルがあっても日程に余裕があれば空いた日時に別の予約を入れることも可能です。

さらに顧客側の準備期間を確保することにもつながります。

予約受付メールの例文

実際に予約受付メールを作成する際には店舗やイベントに合わせた内容にする必要があります。

そこで記載する情報や文章の構成についていくつか例文をご紹介します。

サロン系店舗の場合

件名：○○のご予約につきまして

○○○○様

この度はご予約いただきありがとうございます。

下記の内容にて予約を承りました。

予約番号：〇〇〇〇〇

お名前：〇〇〇〇

予約日時：〇年〇月〇日　〇時〇分

予約内容：〇〇〇〇〇

料金：〇〇〇〇円

お支払いは現金、クレジットカード、○○支払いが可能です。

キャンセルについて：

キャンセルの際は予約日の〇日前までにご連絡をお願いいたします。

無連絡の場合、サービス料金の〇%を頂戴いたします。

新型コロナウイルス感染対策について：

当日は検温実施をお願いしております。

37.5℃以上の場合はキャンセルとさせていただきますのでご了承ください。

ご来店の際は、マスクの着用と、手指の消毒にご協力をお願いいたします。

店名：〇〇〇〇〇

担当者：〇〇〇〇

住所：〇〇〇〇〇〇

連絡先：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇

営業時間：〇〇:〇〇～〇〇:〇〇

スクール系店舗の場合

件名：○○のご予約につきまして

○○○○様

この度はご予約いただきありがとうございます。

下記の内容にて予約を承りました。

教室名：〇〇〇〇〇

予約番号：〇〇〇〇〇

お名前：〇〇〇〇

予約日時：〇年〇月〇日　〇時〇分

料金：〇〇〇〇円

お支払いは現金、クレジットカード、○○支払いが可能です。

キャンセルについて：

キャンセルの際は予約日の〇日前までにご連絡をお願いいたします。

無連絡の場合、サービス料金の〇%を頂戴いたします。

新型コロナウイルス感染対策について：

当日は検温実施をお願いしております。

37.5℃以上の場合はキャンセルとさせていただきますのでご了承ください。

お越し際は、マスクの着用と、手指の消毒にご協力をお願いいたします。

教室名：〇〇〇〇〇

担当者：〇〇〇〇

住所：〇〇〇〇〇〇

連絡先：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇

営業時間：〇〇:〇〇～〇〇:〇〇

オンラインレッスン・イベントの場合

件名：○○のご予約につきまして

○○○○様

この度はご予約いただきありがとうございます。

下記の内容にて予約を承りました。

レッスン名：〇〇〇〇〇

予約番号：〇〇〇〇〇

お名前：〇〇〇〇

予約日時：〇年〇月〇日　〇時〇分

オンライン会議ツールのURL：○○○○○○○○○○

料金：〇〇〇〇円

お支払いはクレジットカード、○○支払いが可能です。

キャンセルについて：

キャンセルの際は予約日の〇日前までにご連絡をお願いいたします。

無連絡の場合、サービス料金の〇%を頂戴いたします。

レッスン名：〇〇〇〇〇

担当者：〇〇〇〇

住所：〇〇〇〇〇〇

連絡先：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇

営業時間：〇〇:〇〇～〇〇:〇〇

予約受付メールの送信には予約システムが便利

予約受付メールは予約を受付けた際にその都度送信するのは顧客数が多くなればなるほど現実的でなくなります。

そこで予約受付メールの送信には予約システムを活用するのが効率的です。

予約システムなら予約受付後、顧客に対し自動的に予約受付メールを送信することができるだけでなく、メール送信機能としては予約受付メールをはじめとして、予約日前に送信するリマインドメールやキャンペーンなどの際に便利なメールの一括送信にも対応しています。

予約システムとは

予約システムは予約受付メールをはじめとしたメールの自動送信だけでなく、予約管理にかかわる業務全般をカバーする機能を備えています。

人員を配置しなくても24時間予約受付が可能なので営業時間外の予約の取りこぼしをなくし、予約の日程調整や空き枠の管理などのほか、料金の決済や月謝料金の徴収することなども可能です。

予約システムのメール配信機能

予約システムのメール配信機能は通常一定の設定をおこなうことで予約受付メールをはじめとした各種メールを送信、あるいは配信を可能にする機能です。

メールの自動配信

メールの自動配信は予約システムのメール配信機能なかでもっとも主要な機能です。

これにより、顧客に対して決められた日時に予約、キャンセル、リマインドなどメールの送信することで、予約管理におけるメール送信の業務負担を軽減できるようになります。

メール文章の設定

送信するメールの文章は、テンプレートが用意され、店舗やイベント、予約内容によって適切なものを設定することができます。

必要に応じて文章をカスタマイズしたり、オリジナルの文章を追加することも可能です。

キャンセル待ちへの対応

特定の日時の予約が埋まっている状況でキャンセル待ちをしている顧客に対し、キャンセルによって空きが発生したことをメールにより通知できる機能です。

これにより、店舗や企業側はキャンセルによる機会損失を防ぐことができます。

予約受付メールの書き方をマスターして予約管理を円滑化しよう

予約受付メールにおいて大切なことは簡潔で読みやすく、かつ必要な情報が確実に盛り込まれていることです。

適切な情報が集約されたメールを適切なタイミングで送ることができれば、顧客へのリマインドとなるだけでなく、好印象を与え、満足度も向上します。

また、予約システムを導入することは予約受付メールのだけでなく、予約受付に関するあらゆる負担を軽減し、円滑な業務の実現にもつながります。