【最新・完全版】bookrun徹底完全ガイド！お手軽・簡単・すぐに初められる日程調整ツール

日程調整は重要である反面、面倒さと時間を消費するため、効率化が望まれる業務です。そのためツールの導入は必須ですが、千差万別のツールからどれを選べばよいか悩む方も多い。

有名なGoogleカレンダーやOutlookの予定表での調整は便利ですが、同じツールの利用ライセンスが必要なため、相手を選びます。

そこで便利なのが日程調整に特化したツールの存在です。

日程調整ツールの最大の特徴が、日程調整のプロセスを自動化するための機能が備わっている点です。各種の機能により時間と労力を削減し、効率よく日程調整することができます。

この記事でbookrunを知るとともに日程調整ツールを理解することで業務改善の一助となるように説明する。

bookrunの概要

bookrun（ブックラン）は、誰でも手軽に利用できる日程調整ツールです。URLを送るだけで、日程調整作業を迅速に完了させることができます。

連携したGoogleカレンダーやOutlookの予定表を参照し、最適な候補日時を自動でリストアップ。調整相手はbookrunアカウントを持っていなくても日程調整が可能です。

また、Google MeetやZoomなどの主要なWeb会議ツールと連携し、日程調整完了と同時にWeb会議URLを自動発行・送信します。

さらに、formrunとの連携により、フォーム訪問者が入力時にそのまま日程調整を行うことができ、スムーズな日程調整が可能となります。

無料から利用可能で、利用したい機能や規模に合わせてプランが選べます。

bookrunの機能

bookrunの機能を説明します。

日程調整機能

候補日時の自動リストアップ：連携したカレンダーを参照し、最適な日程候補を自動でリストアップします。日程調整が完了すれば予定がカレンダーに自動登録され、手作業による入力ミスやダブルブッキングを防止します。

候補日時の表示期間・受付時間の調整：特定の期間内での日程調整や、曜日ごとの受付可能時間帯の設定が可能です。柔軟なスケジュール管理を実現します。

キャンセル機能

都合が悪くなった場合、クリック一つでスムーズにキャンセルが可能です。キャンセルすると、連携しているGoogleカレンダーやOutlook予定表の予定も自動で削除されます。

主催者への通知

予定の成立やリマインドなどの通知をメールで受け取れます。Slackなどの外部ツールと連携して通知することも可能です。リマインドメールの利用は有料プランのみとなります。

日程調整と同時の事前ヒアリング

日程調整時に設問項目を追加し、簡単なアンケートを作成できます。

リマインドメール

予定の前日や直前に、担当者と日程調整相手（ゲスト）にメールを自動送信し、予定の失念や無断キャンセルを防ぎます。メール内容のカスタマイズも可能で、リマインドメールの利用は有料プランのみとなります。

iframeでの簡単埋め込み機能

URLを送信するだけでなく、自社のWebサイトにブックボードを埋め込むこともでき、サイト離脱せずに日程調整を完結できます。

Web会議ツール連携機能

主要なWeb会議ツールとの連携：Google Meet、Microsoft Teams、Zoomなどと連携し、日程調整完了と同時にWeb会議URLを自動発行・送信します。連携カレンダーの予定欄にも自動で会議URLが記載されます。

連携カレンダーへの自動登録

日程調整完了時に、連携しているツール（Google/Microsoft）の主催者のカレンダーに予定が自動登録されます。日程調整相手（ゲスト）のカレンダーには、ゲスト自身で手動追加が可能です。

Web会議URLの自動共有

日程調整相手（ゲスト）にもWeb会議のURLを自動で共有します。日程調整後にゲストへURLをメールで送る手間が省けます。

formrunとの連携

充実したフォーム機能

formrunの多彩なフォーム機能や設問項目が利用可能で、レイアウト変更や情報送信前の確認画面などの機能を活用できます。

外部ページへの埋め込み

作成したブックボードをWordPressなどの外部ページに簡単に埋め込むことが可能です。

計測用タグの設置

公開ページにGoogleアナリティクスや広告タグを簡単に設置でき、パフォーマンス計測が可能です。

EFO施策に役立つ機能

ページ分割や入力途中保存など、フォームの入力負荷を軽減する機能も利用可能です。

セキュリティ機能

ISO 27001 (ISMS) 認証取得

情報セキュリティマネジメントの国際規格「ISO 27001 (ISMS)」の認証を取得済みです。

プライバシーマーク取得

一般財団法人日本情報経済社会推進協会よりプライバシーマークの付与認定を受けています。

bookrunの始め方と使い方

bookrunのサイトで一部制限あり（1人用）ですが、無料プランの利用が可能です。

無料プランを始めるには、画面中央の「無料ではじめる」か画面右上の「無料でスタート」を選択します。

Webカレンダーのアカウントを利用して登録します。Google社の「Google（カレンダー）」かMicrosoft社の「Microsoft 365（Outlookの予定表）」のどちらかを選択します。

「Google（カレンダー）」を選択した場合、Googleアカウントの選択画面に移動します。利用するアカウントを選択してください。

「次へ」を選択して、bookrunにログインします。

Googleアカウントの設定をします。予定の空き状況の表示などのbookrunとのカレンダー連携のため、登録の際にGoogleカレンダーに関するアクセス権の許可を求められます。すべての項目のチェックボックスをチェックしてください。

チェックしたら「続行」を選択します。

連携が完了しました。続いて日程調整フォーム作成のため、目的の項目を選択します。

ナビゲーションで業種、所属部署・役職、利用人数を選び、最後に「日程調整フォームへ」を選択します。

日程調整フォームの完成です。右上の「保存」を選択すると公開され、URLを対象者に配布して日程調整を実施します。

作成したフォームはチームの管理画面で、管理・編集が可能です。「編集」を選択すると編集画面に移動します。

フォームの編集は「ブックボード」画面で可能です。

左上のアイコンを選択して各項目を設定します。「表示日程」では「時間の刻み幅」「受付曜日と時間」「休憩時間」等が設定可能です。

「フォーム」では「フォームの設問項目」「自由記述のテキスト欄」等が設定可能です。

「通知」では「ゲストへの通知」「リマインド設定」（有料）等が設定可能です。

bookrunの導入メリット

bookrunの導入メリットについて説明します。

• 日程調整の（双方の）手間を減らす。
• 調整ミスを減らして手戻りや遅延を防ぐ。
• 次のステップ（商談や契約）へスムーズに移行でき、生産性が向上する。

上記から日程調整が効率化され、業務が円滑に進みます。更に目的別のメリットを説明します。

営業・マーケティング（BtoB）

迅速な商談設定

顧客との商談日程をスムーズに調整でき、商機を逃しません。

リードタイムの短縮

日程調整の手間を削減し、営業活動の効率化を実現します。

サービスの体験予約（BtoC）

顧客の利便性向上

顧客が自身の都合に合わせて予約可能となり、満足度が向上します。

予約管理の効率化

自動化された日程調整により、スタッフの負担を軽減します。

採用候補者との面談

候補者のエクスペリエンス向上

柔軟な日程調整が可能となり、候補者に好印象を与えます。

採用プロセスの迅速化

面接日程の調整がスムーズになり、採用までの時間を短縮します。

社内メンバーとの日程調整

ミーティング設定の効率化

複数メンバーのスケジュールを一元管理し、最適な会議時間を自動提案します。

コミュニケーションの円滑化

日程調整にかかるやり取りを削減し、業務に集中できます。

副業やプライベートでの日程調整

時間管理の最適化

本業やプライベートの予定と調整しやすくなり、時間の有効活用が可能です。

ストレスの軽減

複数の予定管理が簡単になり、精神的な負担を減らします。

これらのメリットにより、bookrunは多様なビジネスや個人の活動において、日程調整の課題を解決し、効率的なスケジュール管理を支援します。

bookrunの料金プラン

Free、Personal Pro、Teamの各プランについて説明します。また大人数でのチーム利用の場合はEnterpriseプランの検討が必要です。

Free プラン

料金

無料

主な機能

• Webカレンダーのアカウント連携
• 予定のキャンセル・日程変更
• タイムゾーン対応
• Webページへの埋め込み
• スマートフォンからの日程調整

制限

• 最大所属人数は1人
• 公開可能なブックボード数は2つまで

Personal Pro プラン

料金

月額 790円（税込）

主な機能

• Freeプランの全機能
• 公開URLの変更
• formrun連携によるフォーム機能拡張
• メインカラー設定
• 広告の非表示設定
• 予約確定メールのメッセージ設定
• リマインドメール（前日／当日）の送信

制限

• 最大所属人数は1人
• 公開可能なブックボード数は無制限

Team プラン

料金

月額 990円（税込）／ユーザー

主な機能

• Personal Proプランの全機能
• 複数人が全員出席する予定調整
• 複数人のうち誰か1人が出席する予定調整
• 予定情報のCSV／Excel出力
• 通知先メールアドレスの追加

制限

• 最大所属人数は無制限
• 公開可能なブックボード数は無制限

Enterprise プラン

料金

個別問い合わせ

主な機能

• Teamプランの全機能
• 高度な機能やセキュリティ対策
• 大人数でのチーム利用に対応

制限

• 制限なし

まとめ

bookrunは、簡潔な外見とは異なり各種の豊富な機能があり、様々なツールとの連携が可能で、予定をスムーズに実行させるための有効なツールです。

特にWebカレンダーでシェアを占めるGoogleカレンダーとOutlookの予定表との連携が可能なため、初めて利用する組織でも簡単に導入が可能です。

ビジネスにおいては必須事項でありながら、手間と時間がかかるのが日程調整です。滞りなく打ち合わせを実施し、ビジネスの生産性を向上させるためにも、日程調整ツールとしてbookrunの導入を検討してはいかがでしょうか。