押さえておきたい！打ち合わせやミーティングで進め方をスムーズにするコツとは
- 1. 最初に目的を明確にする
- 2. 簡潔で分かりやすい資料を心がける
- 3. 事前準備を入念に進める
- 4. 打ち合わせで説明をする
- 5. 振り返りも忘れずに
- 6. 打ち合わせを上手に進めていく方法
- 7. 関連情報
- 8. Jicoo（ジクー）について
ビジネスにおいて打ち合わせは必要不可欠となっています。
しかし、時間に追われるビジネスマンにとって打ち合わせは効率的かつ効果的におこないたいものです。
目的もなくただ時間をかけて打ち合わせをしていたのでは、結局何のための打ち合わせだったのか、意味が薄れてしまいます。
打ち合わせを上手に進めるためにはいくつかのコツがあります。ここではそんな打ち合わせのコツについて紹介していきます。
最初に目的を明確にする
まずは、打ち合わせをする内容について自分なりに整理することが大切です。何について打ち合わせをするのか目的を明確にしておく必要があります。
打ち合わせの論点はどこにあるのか、自分はどうしたいのか、と言う点について考えておくことが重要です。
多くの場合、会議や打ち合わせでは、打ち合わせに集まってきた人の流れに身を任すといったケースが多く見受けられます。
打ち合わせに出席した人は意見を言うことはありますが、会議の目的に向かって交通整理は打ち合わせの主催者がする必要があります。
そうしなければ、打ち合わせは中身が伴わないまま何も残らないことになってしまい、時間だけをかけたことになってしまいます。
そうならないためにも、あらかじめ打ち合わせする内容について、論点や進め方について事前に考え、目的意識を持っておくことが大切となります。
そして当然のことながら、ゴールや、メリットについて考えておくことも必要となります。
そもそも、自分はもちろんのこと、打ち合わせに参加する人にとってもゴールやメリットが明確になっていなければ、打ち合わせする意味がありません。
今回の打ち合わせをする内容からどのようなメリットが生まれてくるのか、そうした観点で整理しておくこともポイントとなります。
ゴールやメリットが理解できていれば、打ち合わせを効率的かつ効果的に進めることができますし、何よりもやりがいを持って打ち合わせをすることができます。事前に目的やメリットを理解して置く必要があります。
簡潔で分かりやすい資料を心がける
打ち合わせの目的が決まったら、次は資料を作成します。
打ち合わせ用の配付資料を作るわけですが、ここにもポイントがあります。資料はできるだけシンプルで、かつ、分かりやすく作成することが重要となります。
自分の考えを伝えたいという意志が強ければ強いほど、資料作りもついつい気合いが入ってしまいます。
そうなると、資料の枚数が3枚、4枚と増えてしまいますが、枚数が増えれば良いというわけではありません。
資料の枚数が多いと、それだけで読む人はポイントをつかむことが難しくなってしまいますし、場合によっては資料が目に触れない可能性もあります。
そうならないために、資料は基本的にA4の大きさで1枚に収めることがポイントとなります。
できたら１枚に収めたいところですが、どうしても無理な場合でも２枚程度に収めます。
いずれにしても、A4で1枚に全てを盛り込むことが意識で作成します。
そして、資料は文字だけではなく、イラストなどを使うことは、相手にわかりやすい資料作成をする上で大切なポイントです。
文字だけがズラズラと並べられていると、見た瞬間に読み手の集中力が無くなってしまいます。
イラストを使うことで、要点が読み手に伝わりますし、読む際の理解を助けることができます。
数字を使用する場合には円グラフや棒グラフなども適度に入れ込みます。
打ち合わせで配付する資料は基本的にA4で1枚のみですが、手持ち資料については何枚でも問題ありません。
配付資料とは違い、手持ち資料はあくまでも自分が手元に持っておく資料です。打ち合わせの席上に配布するものではありませんので、必要な情報が確認できるように準備します。
むしろ、打ち合わせ内容について、それなりのエビデンスも必要となってきますから、不足が無いようにしっかりと準備しておきます。
事前準備を入念に進める
資料が出来上がったら、打ち合わせへ、と言いたいところですが、さらに事前準備が必要となります。
それはキーパーソンとすり合わせをしておくという点です。
打ち合わせに出席する人の中でキーパーソンとなる人がいる場合には、その人とは事前に、個別に内容についてすり合わせしておきます。作成した資料をキーパーソンに見せて、自分の考え方や提案内容などについて、ディスカッションしてもらいます。
そしてキーパーソンからアドバイスなどがあったら、資料に反映していきます。
また、それ以外にも、同僚など資料を他人に見てもらうことで、様々な意見をもらい、その意見に従って、資料をブラッシュアップしていいきます。
事前の準備が打ち合わせを進めていく上ではとても大切な要素となります。
打ち合わせで説明をする
資料が出来上がったら、いよいよ打ち合わせ本番です。
資料を配付し、資料の内容にしたがって説明をします。資料を単に読み上げるだけでは意味が無いことは言うまでもありません。
それほど重要ではない箇所については簡略化して説明をし、重要な箇所については少し詳しく説明する、といった緩急をつけた説明をします。
また、一方通行的な説明では、これもあまり効果が出てきません。説明を進めていく中でキリの良い箇所においては、他の人からの質問や意見を尋ねる、といった姿勢も大切となります。
そして、内容についてのメリットについても忘れずに強調します。メリットについて説得力のあるものであれば、参加する人も同調することでしょう。
反対に、説得力が無ければ、打ち合わせの目的を達成せずに終わってしまいます。そこは事前準備の充実度が大きく左右されると言っても過言ではありません。
参加する人全員が納得できるように事前準備はしっかりとしておきましょう。
振り返りも忘れずに
打ち合わせが終わったら、しっかりと振り返りをすることも重要なポイントです。
打ち合わせにおいてどのような問題点が出たのか、それに対してどのように解決していったら良いのか、など、しっかりとまとめておきます。
これは打ち合わせが成功したか、失敗したかにかかわらず、必要な要素となります。
これをすることで、次の打ち合わせでは必ず役に立つこととなります。
打ち合わせをしたらそれで終わりにするのではなく、次回の打ち合わせにつなげていく、というスタンスでいることが大切です。
例えば、打ち合わせが上手く行かなかった場合には、もう一度論点を整理してみましょう。
この時、自分1人で考えるのではなく、キーパーソンとなる人に相談して問題を解決していくことが効果的です。もちろん、キーパーソンとなる人でなくても構いません。
他の人に相談することで、解決の糸口が見つかるきっかけとなります。
打ち合わせで失敗したから諦めるのではなく、何度もチャレンジしていくことも、打ち合わせの効率化を進めていく上では必要なスキルとなります。
打ち合わせを上手に進めていく方法
打ち合わせを効率的かつ効果的に進めていくためには、まずはメリットや論点などを整理することが重要です。
その上で、簡潔で分かりやすい資料を作ること、そのための手持ち資料を充実させることがポイントとなります。
実際の打ち合わせにおいては、重要な箇所とそうでない箇所に関する説明にメリハリを付けることがポイントです。
打ち合わせ後は問題点などについてしっかりと振り返りをすることも重要です。
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