ビジネスにおける面談の意味とは？面談を円滑に行うためのコツ

面談の実施はビジネスでは様々なシーンで必要とされます。

一言で面談と言っても種類があるため、それぞれに合わせて適切な対応を取らなければなりません。

面談を実施する際には参加する人たちのスケジュールに合わせて日程を調整し、実施場所を決めて手配することが必要です。

ビジネスチャンスにつながるケースも多いことから面談を円滑に設定するのは重要になります。

どのようなやり方で面談を設定したら良いのでしょうか。
この記事では面談の準備を効率化するためのポイントを紹介します。

ビジネスにおける面談の意味と種類

面談のスケジュールを円滑に立てられるようにするためには、基本的な面談の意味を理解しておく必要があります。

ビジネスシーンでは面談とはどのような意味を持っているのでしょうか。

面談の意味

面談とは直接会って話をすることを意味します。

電話やメールなどではなく、基本的には同じ部屋の中で対面で話すのが特徴です。特にビジネスシーンでは社外の人と会合の機会を設けて話し合いをするという意味合いで用いられるケースが多くなっています。

ただ、社内でも上司と部下が査定のために面談をする場合もあります。

社外の人との面談でも両者が対等な立場の場合よりも、どちらかが商談などの目的で会って話をしたいと申し込み、申し込まれた側は取引先として魅力があるかどうかを吟味する意味を持つケースがほとんどです。

ただ談笑をするための機会ではなく、評価や試験を伴う面会のときに使用されるのが面談です。

面談の種類と違い

ビジネスシーンでの面談として典型的なものが3種類あります。

1つ目は新規取引先の候補との面談です。

最もフォーマルなもので、ビジネスチャンスを手に入れるための重要な機会になります。日程や場所の確定のために何度も連絡を取って調整する必要が生じるのが一般的です。

2つ目は上司が部下の査定や健康状態の把握などをするための面談です。

社内で定期的に実施されるケースが増えてきている面談で、昇給や昇格だけでなく異動や業務配分の調整なども考慮した内容になっている傾向があります。

一人の上司が複数の部下の面談に対応するため、上司が自分のスケジュールに合わせて日程を決めるのが通例です。

3つ目は採用活動の際に候補者を見極めるための面談です。

特に中途採用の最終面接かその後に設けられているのが面談で、内定が決まる前後に社員と候補者がコミュニケーションを取る機会になります。

新卒採用の場合にはリクルーティングの段階で実施されることが多く、候補者が社風に合っているか、現場にうまくなじめるかを見極めるために実施するのが一般的です。

候補者との日程調整を伴うのが特徴で、候補を提示して選んでもらうか、候補を聞いて社内調整するのがよく選ばれている方法です。

面談を円滑に行うための課題点

どの種類の面談でも円滑に行えるようにするためには課題点があります。参加者全員のスケジュールが合う日時と場所を選び出すことです。

日程調整のためには全員と連絡を取らなければならない場合が多いでしょう。

候補日をいくつか決めてメールや電話を使って連絡を取り、必須の参加者の日程が合わなかったときには別の候補日を探してまた確認を取り直さなければなりません。

日程が決まるまでは参加者は候補日に予定を入れずに確保しておかなければならず、他の業務に支障をきたすこともあるでしょう。

面談を実施すると決めたら迅速に決定できる仕組みを作り上げるのは業務効率を上げるためには欠かせません。

面談の実施を効率化するコツ

面談の実施と効率化するためにはツールを導入するのがコツです。

今までメールや電話でおこなっていた日程調整をオンラインで実施すればスムーズに決められます。ツールを使うとどのようにして円滑に面談を実施できるのでしょうか。

日程調整ツールで予定を入れてもらおう

日程調整ツールを使って予定を入力してもらうことにより面談の実施日時を決めるのが効率的な方法です。

ツール上に候補日を入れて参加者にアクセス方法をメールなどで連絡し、期日を決めて入力を求めるだけで日程調整ができます。

ウェブ上で使えるオンラインツールを利用すると、他社や採用候補者との調整も可能です。

可視化してスケジュールの柔軟性を持たせよう

日程調整ツールは参加者の予定入力の結果をリアルタイムで表示させられます。

現時点で入力した人の予定から考えられる候補日時がいつなのかが可視化されます。そのため、候補日と都合が悪い人がいて面談を実施できない日を誰でも確認可能です。

スケジュールを開けておかなければならないかどうかをいつでも確認できるので、他の業務に与える支障を最小限にすることができます。

アラート機能を使う

アラート機能がある日程調整ツールなら、入力を促したり、入力が終わって日程が決まったときに連絡を自動で送ったりすることも可能です。

さらに面談の当日にもアラートを出せる機能のあるツールもあります。連絡の負担を軽減するだけでなく、面談の実施を確実にする上でも有用なツールです。

日程調整はツールを使って進めよう

面談を実施するためには参加者の日程調整をするのが大変になりがちです。

特に社外の人との面談の場合には社内だけの場合に比べて連絡がスムーズに取れずに日程が決まらないことが多々あります。いつまでも候補として挙げた日時にスケジュールを入れずにおかなければならないのは業務に支障をきたすリスクがあるでしょう。

日程調整ツールを使うだけで社内だけの場合だけでなく、社外の人が関わるときでもスムーズに日程を決められます。

面談の参加者全員の負担を軽減できる効率化の方法なので活用していきましょう。

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