紙文化でリモートワークはできない！？ペーパーレス化によって得られるメリットとは

新型コロナウイルスの感染拡大によって普及したリモートワーク。

しかし、さまざまな要因でリモートワークがうまくいかないと言う課題を抱える方も多いのではないでしょうか。

リモートワークを阻害する要因としても多くあげられるのが紙文化です。当記事では紙文化がリモートワークを阻害する理由とペーパーレス化によって得られるメリットをご紹介します。

紙文化とは

紙文化とは紙を回付して仕事を進める文化です。

紙文化は上に立つ人が書類を確認する場合などに画面で見るよりも紙の方が見やすいという理由で定着している場合が多いです。

従来の仕事の進め方は紙文化が主流でした。そのため、歴史ある企業や官公庁は紙文化が残っていると言われています。企業や官公庁も紙文化から脱却したいとペーパーレス化を推進していますが、従来の仕事はすぐに変えられるものではなく、紙文化が多く残っています。

一方でIT企業などの新興企業はいち早く紙文化から脱却し、IT技術を活用して仕事を進めている傾向があります。

リモートワークにおける紙文化の課題

リモートワークでは紙文化が定着していることによって業務上でさまざまな支障をきたすことがあります。

どのようなことで紙文化により支障をきたすのでしょうか。具体的に確認していきましょう。

課題1：ハンコ文化で決裁ができない

紙文化とあわせて定着しているのが「ハンコ文化」です。

ハンコ文化とはハンコを押すことで決裁したことを証拠として残す文化です。ハンコ文化では決裁者が出社しないと決裁ができない場合があるため、仕事が進まないことがあります。

業務のスピードを落とさないためには、ハンコを押してもらうためにプロジェクトの担当者も出社して、決裁者もハンコを押すためだけに出社していたらリモートワークをすることができなくなってしまいます。

課題2：過去の資料を見ることができない

紙文化が浸透している会社では過去の資料も紙で保存されています。

紙で保存されている資料がデータベース化されていないと出社しないと資料を見る事ができないため、仕事が進まないことがあります。

仕事を進めるうえで過去の経緯や現在の状況を確認することは非常に重要ですので資料が見られない場合は実質的にリモートワークができなくなる場合もあるでしょう。

課題3：仕事をするために出社する必要がある

紙文化の会社では書類の受け渡しや書類の回付などをおこなうことができなければ仕事が進みません。そのため、出社しなければ仕事ができないということになります。

あらゆる業務で紙回付されることが前提で進められる会社ではリモートワークをすることはできないでしょう。リモートワークを開始する場合は紙文化から脱却する必要があります。

ペーパーレス化のメリット

ペーパーレス化はリモートワークに効果的なだけでなく、さまざまなメリットがあります。

ペーパーレス化によってどのようなメリットがあるのでしょうか。具体的に確認しておきましょう。

メリット1：地球にやさしい

近年は企業も利益を出すだけでなく、社会的責任も意識されるようになっています。

社会的責任を果たさない企業は投資家や消費者から見放され生き残ることも難しい時代です。

社会的責任の中でも注目度が高いのは環境への配慮です。環境に配慮することも会社の責任として重要となりますので、紙を必要以上にたくさん使い、地球環境に配慮しない企業は投資家や消費者の心を掴むことができません。

ペーパーレス化を進めることで環境にも配慮できると言うメリットがあります。

メリット2：ランニングコストを削減できる

企業にとってコストはできるだけ削減したいものです。しかし、前々から使っている費用は疑いもなく浪費することも多いでしょう。

しかし、リモートワークのように働き方の前提が大きく変わった時はこれまでの常識も疑う必要があります。

リモートワークがきっかけで紙文化を脱出し、ペーパーレス化に成功すれば紙代を削減することができるでしょう。

また、紙を大量に保存している会社では書類を保存するため、オフィスのスペースを広げたり倉庫を利用したりする必要があるため、紙文化ではこのようなスペースにも費用を割く必要がありますが、ペーパーレス化によって削減することができます。

メリット3：書類の紛失リスクが無い

ペーパーレス化に成功して、データ化して管理することによって書類を紛失する可能性がありません。

紙で保存すると、担当者が変わった場合などにどこに保存しているかわからなくなったりすることも多くあります。

データベース化することによって探したい情報にすぐにアクセスできる点もメリットと言えるでしょう。

ペーパーレス化に必要なこと

ペーパーレス化には大きなメリットがあります。ペーパーレス化にむけてどのようなことが必要になるのでしょうか。

システム投資

ペーパーレス化をするためにはシステム投資が必要不可欠です。

紙文化やハンコ文化は無駄だと言われることも多いですが、多くの企業で浸透しているということは従来では最適な仕事文化だったのです。

紙文化によって過去の書類を保存し、ハンコ文化によって誰が決裁したのか明確にし、証拠を残していたのです。

これらの代替となるのがシステムです。システムを使うことで紙やハンコを使わなくてもこれまでと同じように仕事を進めることができるでしょう。

意識改革

ペーパーレス化を促進するためにはシステム投資だけでなく、社員の意識改革も必要です。

社員の意識が改革できないとせっかくシステム投資をおこなったとしても使われない可能性があるでしょう。

ベテランになればなるほど従来の働き方を変えることは負担となるため、賛成したがらないものです。

紙でないとできない、紙でないと効率が落ちるという思い込みを捨ててシステムを使いこなすことができるようになる必要があります。

導入時の研修

システムを変更してペーパーレス化を推進する場合は導入時の研修をおこなう必要があります。

社員には新しいシステムの使い方をしっかり身に付けてもらうことによって初めてシステムが浸透するものです。

研修をおこなうことや質問を受けるためのヘルプデスクを設置するなど、社員が慣れるまでは定着に向けてコストと時間をかけてでも粘り強く進めていく必要があるでしょう。

できることから始める

ペーパーレス化は全ての準備が整うことを待っているとかなり時間がかかります。そのため、できることから少しずつでも始めてみることが重要です。

少しずつでもペーパーレス化が進んでいくと社員がペーパーレスで業務をおこなうことに慣れていき、ペーパーレスのメリットも感じやすくなります。

業務全体のペーパーレス化を目指す場合でも、まずは小さなことから実行に移すことが大切です。

ペーパーレス化はリモートワークに必須

紙文化が浸透しているとリモートワークを進めるうえで大きな障壁となります。リモートワークを効率的に進めるためには紙文化から脱却し、ペーパーレス化を進める必要があるでしょう。

また、ペーパーレス化をおこなうことで、リモートワーク以外にもさまざまなメリットを会社にもたらします。ペーパーレス化はランニングコストの削減や書類紛失のリスクを軽減できるなど、リモートワーク以外にも効果をあげることができるでしょう

紙文化には様々な課題がありますが、簡単にペーパーレス化をできるわけではありません。まずはできることから少しずつ改革していくことが必要です。