実は大事な定例会議！重要な理由や運営のポイントについて解説

定例会議というワードに、ポジティブな印象を抱く方は少ないはずです。

• 定期的におこなっている会議の目的がわからない
• おこなう必要性が見出せない
• もしおこなわなかったとしても、何も影響はないと思う

このような悩みや不満がその原因のほとんどだと思いますが、なぜそのような会議でもおこない続けるのでしょうか。

今回の記事では、定例会議の必要性や重要である理由について解説し、どうすればより効果的で意味のある定例会議にできるのかについても解説していきます。

上記のような悩みや不満をお持ちの方は特に参考になると思いますので、ぜひ最後までご覧ください。

定例会議とは

まず、定例会議の定義について明確にしていきますが、定例を外した「会議」の定義から解説してきます。

会議とは

会議を定義する要素は、大きく以下の3つがあります。

• 目的（議題）がある

ある目的や話し合うべき議題があるものが会議であり、逆に目的や議題がなく、ただ集まるだけでは会議とはなりません。

• 意思決定がされる

この要素が会議を定義する上で最も重要と言えるものです。

話し合うべき目的や議題は、何かしらの意思決定がされるものである必要があり、何も決まらない、ただの話し合うは会議とはなりません。

• 関係者で集まる

会議は、意思決定に関わるべき人で構成されている必要があり、その意思決定に関係のない、判断ができないメンバーが集まっても、何も決めることはできず会議の目的を果たすことができません。

定例会議とは

会議の定義をふまえて、定例会議を定義すると、会議を「定例」でおこなうものということですが、定例は以下のように分解できます。

• 定期的

おこなう時期やタイミングが定期的であるというのが1つ目の要素です。

具体的には、週次、月次、四半期などのタイミングでおこなわれることがケースとして多いです。

• 同じテーマ

例えば売上高や受注件数、不良品発生数やクレーム件数など、ある一定のテーマで毎回会議がおこなわれるというのが一般的です。

同じ内容を定期的におこなうことで、定点観測的に現状を把握し、その内容について関係者で協議し、次回までにおこなう行動や目指す成果を微調整するなどの意思決定をおこないます。

ダメな定例会議の例

定例会議の定義を解説しましたが、このような定例会議がなぜネガティブにとらえられるのでしょうか。

その理由は、定例会議の定義を満たしていないからです。

つまり、定例会議というのは名ばかりで、定例会議ではないことをおこなっているため、ネガティブにとらえられています。

そのように言うことができる理由を、例を交えて解説します。

目的の重要度が低い

複数人で集まる場であるということは、何も目的がなく集まるということはほぼありえないと考えられますが、その集まる目的の重要度が低い場合があります。

例えば、業績や組織運営のキーとなる指標のただの報告会になっていたり、一方的に誰かが話しをするだけの講演会状態になっていたりというケースです。

そのような内容でわざわざ複数人が集まる必要がなく、集まらずともほかの方法で代用可能な場合もあります。

意思決定がされない

目的の重要度が低くなる大きな理由の1つにもなりますが、意思決定がされない会議がダメな会議の典型です。

上記のようにただの報告会や講演会は、何も決定事項がありません。

意思決定は会議の最も重要な要素であると先に解説しましたが、そのもっとも重要な要素が欠如している会議は、ほとんど意味がないと言っても過言ではありません。

関係者以外がいる

全員が意思決定に参加でき、意思決定にかかわるべき人達で構成されているかということですが、そうでない、ただのオーディエンスが定例会議に交じっているものもダメな会議の典型例です。

定期的におこなわれるものだからこそ、メンバーがフィックスされてしまい、もう参加する必要のなかったり、もしくは前から参加する必要のなかったメンバーも定例会議に参加しているケースもあります。

定例会議の意味と目的

次に、定例会議の定義とダメな会議の例をふまえ、定例会議の意味と目的について解説していきます。

複数人で早く高い質で意思決定をおこなうため

定例に限らない会議の意味と目的ですが、組織などにおいては複数人でなければ意思決定ができない事項もあり、そのような場合に会議が必要になります。

そして、その意思決定にかかわる複数人が同時に顔を合わせて協議することで、意思決定に必要な議論の質が上がります。

その議論の質が、意思決定の質にそのまま反映され、さらにはその場で意思決定ができてしまうためスピード感も持たせることができます。

PDCAの「Check」と「Aciton」

PDCAとは、マネジメントサイクルの王道的な手法です。

• Plan（計画）
• Do（実行）
• Check（評価、検証）
• Action（改善、修正）

これらの要素の頭文字をとって名付けられており、計画を立て、それを実行し、実行を検証し、検証をもとに計画に改善を加えて改めて実行する。

このようなサイクルを回していく方法です。

定例会議は、例えば月次であれば、その月の行動や計画との乖離などを検証（Check）し、翌月の行動計画や、全体計画の見直し（Aciton）などをおこないます。

このように、定例会議には評価や検証、改善や修正などの目的があります。

定例会議運営のポイント

では、定例会議をより効果的にするためにはどのように運営していけばいいのでしょうか。

その方法について解説します。

目的を明確にする

まず、なぜ定期的に複数人が集まる必要があるのか、それによってどのような成果、効果を得たいのかを明確にする必要があります。

明確にすることで、内容を絞ることができる可能性がありますし、その場でする必要のないことも明確になります。

例えばリーダーなどが一方的に伝えたいことがある場合や、情報共有のみを必要とする場合は、社内報で情報共有するなどの他の方法が考えられるかもしれません。

目的にそった運用をすることで、生産性もモチベーションも確保することができます。

アジェンダを作成する

アジェンダとは、これからおこなわれる会議についての必要事項をリスト化、表題化したもののことです。

具体的には、以下のような項目が記載されています。

• 日時
• 場所
• 表題・タイトル
• 参加者・担当者
• 議題
• 議題ごとの時間配分
• 配布する資料

これらが記載された資料を事前に作成し配布することで、目的を明確に共有でき、時間も明確にフィックスできるため、効率的な議論が展開できる可能性が高まります。

事前に情報共有する

アジェンダは基本的に事前に情報共有をおこないますが、そのほかにも事前に共有しておくべき情報はあります。

定例会議は基本的にはテーマが定まっており、それを定点観測する役割もある場合が多いため、その定点観測するデータは事前に共有しておくべきです。

例えば、業績やそのほかの重要な指標などです。

そうすることで、会議自体を情報の確認や、いきなり議論からスタートできる可能性が高まり、効率的に定例会議を運用することができます。

議事録を作成する

議事録は、意思決定をした内容や、その決定に至った経緯を主に記録することで、備忘録にもなりますし、決定事項の実行を管理することにも役立ちます。

また、定例会議時は過去にさかのぼって時系列に確認することも出てくる可能性があるので、決まったフォーマットの議事録をとっておけば、振り返りをスムーズにおこなうことができます。

また、アジェンダが議事録のベースになり、その議事録が次のアジェンダのベースになるという、相互に役立つ機能を有しているため、定例会議とこのサイクルは非常に相性がよく使いやすいという利点があります。

まとめ

最後までご覧いただきありがとうございます。

ご覧いただいた通り、定例会議は重要な役割を担っており、そのエッセンスを抽出しポイントを押さえて運用すれば、かなり効率的で効果的なものにすることができます。

もし現状参加や運用をしている定例会議に疑問を感じている場合は、ぜひ今回の記事を参考にしていただいて、実践の場での改善に役立てていただければ、多くの関係者に喜ばれる結果が得られるはずです。

ぜひ実践してみてください。

会議やミーティングで使える日程調整ツールについて、こちらの記事で紹介していますので、ぜひご覧ください。

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